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    erfolgreich, Nachhaltigkeit

    “Alles im Griff”: Tipps rund um Facility Management und die Verwaltung von Firmengebäuden

    Wer eine Gewerbeimmobilie betreibt, muss nicht nur seine Mieter zufriedenstellen, sondern auch die Kosten im Blick behalten. Ein effizientes Gebäudemanagement kann helfen, beide Ziele langfristig in Einklang zu bringen. Text: Carmen Mausbach

    In den Erlangen Arcaden kommen Shopping-Fans voll auf ihre Kosten. 105 Stores, darunter die Labels bekannter Modemarken, laden auf drei Ebenen und einer Verkaufsfläche von fast 20.000 Quadratmetern zu ausgiebigen Einkaufstouren ein. Auch das kulinarische Vergnügen kommt nicht zu kurz. Und wem das noch nicht genug ist, der kann auf die zahlreichen kostenlosen Serviceangebote zurückgreifen: So nutzen Kunden mit Säugling oder Kleinkind den Wickelraum mit integriertem Babyflaschenwärmer. Und dank der E-Bike-Ladestation sowie dem Rollstuhlverleih bleiben nicht nur Nachhaltigkeits-Fans, sondern auch Menschen mit Handicap jederzeit mobil.

    Der Kunde steht im Fokus

    Dass das Betreiben eines Shopping-Centers eine wahre Mammutaufgabe ist, fällt jedoch kaum einem Besucher auf. „Unsere Arcaden werden täglich von etwa 31.000 Menschen besucht. Es versteht sich daher von selbst, dass Sicherheit, Hygiene und Nachhaltigkeit in unserem Haus den höchsten Stellenwert haben, da nur zufriedene Kunden immer wieder kommen“, sagt Centermanager Michael Schüller.

    Zudem nimmt auch der deutsche Gesetzgeber die Betreiber von Großanlagen in die Pflicht. Beispielsweise schreibt die Trinkwasserverordnung von 2011 vor, dass sie mithilfe von technisch adäquaten Anlagen und regelmäßigen Kontrollen stets für eine gleichbleibend gute Wasserqualität sorgen müssen. Hinzu kommen weitere gesetzliche Auflagen wie zum Beispiel die Betriebssicherheitsverordnung, diverse DIN-Normen und noch die VDI-Richtlinien.

    Bei allen Bemühungen, ihre Mieter und deren Kunden zufriedenzustellen, dürfen Besitzer aber nicht die Wirtschaftlichkeit ihrer Gewerbeimmobilie aus den Augen verlieren. „Viele unserer Mieter sind inzwischen nur noch dann bereit, höhere Betriebskosten zu bezahlen, wenn die Service-Levels hoch und im Einklang mit eigenen unternehmerischen Zielen stehen“, so Norbert Link, Leiter Asset & Portfolio Management bei der Aurelis Real Estate, die Büro- und Gewerbeparks sowie Lager- und Logistikimmobilien betreut. Dabei kommt es ihnen nicht immer darauf an, den niedrigsten Preis für eine Dienstleistung zu zahlen. Vielmehr ist ihnen ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig. Wirtschaftlichkeit heißt aber auch, die Wertsteigerungspotenziale einer Immobilie zu realisieren: „Nach dem Umbau, Ausbau oder Neubau eines Gebäudes verlängern die zuverlässige Pflege und die Instandhaltung des Objekts den Lebenszyklus der Immobilie“, so Link.

    Drei wichtige Leistungsbereiche

    Mieterzufriedenheit und Kostenoptimierung lassen sich am besten durch ein effektives Gebäudemanagement erreichen.

    Zu den Leistungsbereichen zählen

    1. das technische Gebäudemanagement (TGM) – es sorgt für die technische Instandhaltung des Objektes und gewährleistet einen energieeffizienten Betriebsablauf,
    2. das infrastrukturelle Gebäudemanagement (IGM) – es deckt vor allem Pflege-, Reinigungs- und Sicherheitsdienste ab,
    3. das kaufmännische Gebäudemanagement (KGM) – es umfasst im Wesentlichen die Objektbuchhaltung, das Beschaffungs- und Vertragsmanagement, die Kostenplanung und -kontrolle.

    In den Erlangen Arcaden sind alle drei Leistungsbereiche gleich wichtig, denn nur so ist für die Kunden der Händler und Gastronomen ein positives Einkaufserlebnis garantiert: „Ein einwandfreies infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement ist für unser Haus notwendig, damit der Gast uns gerne und immer wieder besucht. Das kaufmännische Gebäudemanagement sorgt hingegen dafür, dass die zahlreichen Shops eine detaillierte, transparente und revisionssichere Abrechnung erhalten. Dadurch können sich die Händler auf ihre Kernaufgabe konzentrieren, nämlich den Kunden zu beraten und zu bedienen“, erläutert Schüller. Doch obwohl das Gebäudemanagement eine äußerst komplexe Angelegenheit ist, setzt die Mehrheit der mittelständischen Unternehmen in diesem Punkt auf das Wissen der eigenen Mitarbeiter. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Facility Management im Mittelstand“ der Brancheninitiative FM – Die Möglichmacher.

    »Die Händler können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: den Kunden zu beraten und zu bedienen.«
    Michael Schüller, Erlangen Arcaden

    Die Gründe dafür sind vielfältig: Neben der guten Bewältigung der Aufgaben durch den eigenen Mitarbeiterstamm (64,9 Prozent), haben manche Unternehmen auch kein passendes Angebot finden können (1,8 Prozent). Und knapp 16 Prozent der befragten Mittelständler bekennen, sich bislang noch nicht ernsthaft mit der Möglichkeit der Auslagerung befasst zu haben. Auch die Erlangen Arcaden versuchen möglichst viele Aufgaben in Eigenleistung zu erbringen. Für manche Dienstleistungen holen sie sich aber auch qualifizierte Partnerunternehmen dazu. Immer vorausgesetzt, dass die Qualität der Dienstleistung stimmt und der Preis für die zu erbringende Leistung angemessen ist. Den passenden Anbieter zu finden, ist manchmal eine recht mühselige Aufgabe. Bei den Erlangen Arcaden finden regelmäßig öffentliche Ausschreibungen statt, um qualitativ und quantitativ das beste Angebot zu finden.

    Auf die Details achten

    Aurelis-Real-Manager Link empfiehlt, insbesondere bei komplexen Immobilien oder Portfolien, ein Beratungsunternehmen in Anspruch zu nehmen, das auf Ausschreibungen für Facility-Management-Dienstleistungen spezialisiert ist. Damit die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern gelingt, sollten zudem alle getroffenen Regelungen bezüglich der Serviceleistungen vertraglich fixiert werden. Es gilt: Je genauer diese Regelungen definiert sind, umso klarer sind die Erwartungen des Auftraggebers und umso weniger Interpretationsspielraum gibt es in der Umsetzung für den Auftragnehmer. Dabei sind transparente Standards und Service-Level-Agreements unentbehrlich. Deshalb kommen mittlerweile auch immer öfter Standard-Facility-Management-Verträge wie beispielsweise der Mustervertrag der German Facility Management (GEFMA) zum Einsatz. Das sorgt bei allen Beteiligten für Rechtssicherheit, sodass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit garantiert ist.

    netzwert
    Das Inhaltsverzeichnis des GEFMA-Mustervertrags verdeutlicht, welche Punkte ein Outsourcingvertrag für das Gebäudemanagement umfassen sollte. Herunterzuladen über creditreform-magazin.de/gm


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