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Projektmanagement 4.1: Mit diesen Tipps machen Sie Chefs, Kollegen und Teams zu Fans Ihres Projektes

Hat Ihr Projekt Fans? Schwärmen sie von dem Projekt und lassen sie anderes dafür liegen? Wenn Ihr Projekt keine Fans hat: vergessen Sie’s. Die Zeichen des Verfalls kennt jeder: Der Sponsor kommt verspätet oder gar nicht mehr zum Meeting. Entscheidungen werden vertagt. Die Verantwortlichen reagieren nicht auf wichtige Mails. Alltägliche Aufregungen gehen vor. 

Projekte brauchen Fans, sonst verkümmern sie. Stakeholder analysieren kann jeder. Aber wie überspringt man tatsächlich die Wahrnehmungs- und Aktivierungsschwelle in einer Zeit von Alltagsdruck, Informationsüberflutung und Organisationsermüdung? Dagmar Börsch und Frank Kühn, Autoren von „Leading International Projects“, geben die folgenden 5 Tipps, mit denen Sie Chefs, Kollegen und Teams zu Fans Ihres Projekts machen:

1. Legen Sie ein strategisches Geheimpapier an

Ein Geheimpapier über die Fans Ihres Projekts und vor allem über die Gegner – und welche Motivationen diese treiben und wie sie ihre Einflüsse nutzen könnten. Wie sie die einen halten und die anderen ausschalten.

Genau das tun Sie besser nicht! Geheimpapiere sind etwas für Geheimdienste. Geheimhaltung und das dauernde Abwägen der eigenen Kommunikation kosten Kraft und, wenn es auffliegt, das Vertrauen ihrer Fans.

Natürlich werden Sie sorgfältig die Stakeholder-Situation abwägen, mit Fans und Widerständlern. Widerstand kommt aus Skepsis, Angst oder dem Ärger darüber, wie Menschen ausgegrenzt, wie mit Menschen umgegangen wird. Arbeiten Sie also an Ihrem Verhalten, nicht am Geheimpapier.

2. Planen Sie das Chaos präzise

Planen Sie tagesgenau durch, bis zum Projektende. Glauben Sie nicht an Ihre Lebenserfahrung und Vernunft, die Ihnen sagt, dass sowieso alles anders kommt. Seien Sie fest und durchsetzungsstark.

Genau das tun Sie besser nicht. Trennen Sie sich von Illusionen der Planbarkeit und Durchsetzung. Komplexe Projekte können nur kooperativ und iterativ, unzugängliche Situationen oft nur experimentell angegangen werden. So machen es Fußballteams, wenn sie in unerwarteten Spielwendungen mit ihren Kräften kreativ haushalten, unterstützt von aufmerksamen Trainern.

Stupsen Sie Ihr hochkomplexes Projekt an. Wie bei einem Mobile: Mit einem Eingriff ist alles in Bewegung. Nehmen Sie wahr, was passiert: in der Projektarena, bei den Fans, bei den Gegnern. Daraus entwickelt sich das Spiel. Wie ein COO sagte: „Wir wissen nicht, wie es sich bewegt und was herauskommt, aber wenn wir es gemeinsam anpacken, wird es gut werden.“

3. Sie sind der Einzige, auf den man sich verlassen kann

Die anderen liefern etwas, das so nicht geplant war. Sie denken quer, wo es geradeaus gehen sollte. Sie machen eine kreative Pause, zu der Sie selbst gar keine Ruhe hätten. Weisen Sie an und sanktionieren Sie! Oder machen Sie sich fürs Klonen stark!

Genau das tun Sie besser nicht. Unserer VUCA-Welt können wir nur mit der Pluralität und Diversität von Teams begegnen, mit den verschiedenen Erfahrungen, Kompetenzen, Meinungen. Mit engagierten Mittelstürmern, Verteidigern, Rechtsaußen. Mit einer Eigenverantwortung und einem Zusammenspiel, das nur mit Transparenz und Vertrauen funktioniert.

Eine Voraussetzung gibt es: Die gemeinsame Begeisterung für das, was Ihnen gelingen soll – der Erfolg des Projekts. Das Zielbild: Der Empfang auf der Fanmeile. Der Sinn und Zweck des Projekts, der das Team begeistert und die Fans überzeugt. Daraus ergeben sich Engagement und Verlässlichkeit – von ganz alleine.

4. Wissen ist Macht. Zu viel Information verwirrt die Menschen.

Behalten Sie Ihr Wissen für sich. Die anderen Menschen können damit sowieso nichts anfangen, oder sie missbrauchen es, oder sie brüsten sich damit – auf Ihre Kosten. Setzen Sie Ihr Wissen gezielt und schlagkräftig ein. Wie Munition.

Genau das tun Sie besser nicht. Wissen ist Macht? Das ist eine billige und unkluge Taktik. Denn Information findet ihre Verbreitung, heute mehr denn je. Sie können zudem die Informationen, die das Projektteam braucht, in unserer vielfältigen Welt gar nicht mehr effektiv kanalisieren. Sie würden nur sich selbst überlasten, sich zum Engpass machen und Misstrauen schaffen. Das dankt Ihnen weder Projektteam noch Fangemeinde.

Effektive Projektmanager schaffen deshalb lebendige Plattformen zum offenen Austausch von Neuigkeiten, Ergebnissen, Erfahrungen. Jeder nimmt mit, was für ihn wertvoll ist, und trägt bei, was er weiß. Die Offenheit und Lebendigkeit des Austauschs macht die Projektteilnehmer zu Fans in eigener Sache.

5. Die Zeit ist unser Feind.

Sie wollen viel schaffen, aber die Zeit erlaubt es nicht. Eigentlich ist sie immer zu knapp. Eine Zeit-Verschwörung: Nicht nur, dass Sie selbst nicht zurechtkommen, nein, auch Ihre Mitarbeiter klagen über fehlende Zeit. Werden Sie dann aber nicht weich, dann muss es halt schneller gehen.

Genau das tun Sie besser nicht. Haben sich Fußballteams oder Fans schon einmal über 90 Minuten Spielzeit beklagt? Die Zeit ist gegeben, das ist in unserem Leben so. Wir können gegen sie kämpfen, aber das macht uns krank und unsere Organisationen müde.

Arbeiten Sie mit der Zeit: die Zeit ist Ihr Freund! Nutzen Sie die Chance, um andere, kreative Verfahren und Lösungen zu finden. Man muss nicht alles auf einmal schaffen, Minimum Viable Products reichen oft auch erst einmal. Und lassen Sie die Experten überlegen, was sie in der gegebenen Zeit schaffen können. Das schafft Eigenverantwortung statt äußeren Druck, Pull statt Push, Ehrlichkeit statt Selbstbetrug.

Frank Kühn ist Berater für strategischen Projekte, Transformationsprozessen und Exzellenzprogramme, Dagmar Börsch ist Geschäftsführerin der Project Solutions GmbH. Beide sind Mitautoren in dem soeben erschienen Buch “Leading international projects”


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