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„Wer darf was?“

Reiserichtlinien sind nur etwas für Großkonzerne? Keineswegs: Auch der Mittelstand spart mit klaren Regeln für Geschäftsreisen viel Geld. Und es gibt noch weitere Vorteile. Text: Judith Meister

Traditionelle Spesenabrechnungen sind so sexy wie eine Steuererklärung: Sie kosten jede Menge Zeit. Irgendein Beleg fehlt immer – und am Ende gibt es doch noch Streit ums Geld. Dass es auch anders geht, zeigt das Beispiel der CPC Unternehmensmanagement AG. Für die 120 Mitarbeiter, die dauernd irgendwo unterwegs sind, fielen bis vor wenigen Jahren noch aufwendige und vor allem intransparente Spesenrechnungen an.

Dann jedoch verlagerte das Unternehmen die Verwaltung des Reisemanagements auf die 100-prozentigen Tochter Human E-Source, etablierte das Travel Online Management TOM – und erhält seither sehr positives Feedback von den Mitarbeitern: „Seit unsere Berater ihre Reisen online buchen, hat sich der Zeitaufwand für die Spesenabrechnungen um bis zu zwei Drittel reduziert“, sagt CPC-Partner Burkhard Prumbs. Die Grundidee sei, möglichst alle Buchungen dezentral durchzuführen – aber direkt über das Unternehmen abzurechnen: „Die konsequente Nutzung digitaler Kanäle und Firmenprogramme, etwa bei der Bahn, helfen uns, durch Rabatte und niedrige Transaktionskosten flächendeckend Einsparungen zu realisieren.“

»Wir profitieren von Rabatten und niedrigen Transaktionskosten.«
Burkhard Prumbs, CPC Unternehmensmanagement AG

Auch wenn der Erfolg für sich spricht: Strukturierte Reisemanagementsysteme sind im deutschen Mittelstand noch keine Selbstverständlichkeit. Aktuelle Zahlen des Verbands Deutsches Reisemanagement belegen: Bei den Firmen mit bis zu 250 Mitarbeitern hat nicht einmal die Hälfte eine Reiserichtlinie aufgesetzt. Das kann sich rächen. Doch was zeichnet gute Leitplanken in diesem Bereich aus? Hier die Antworten auf typische Fragen:

© Helena Tegenfeldt/ EyeEm/ Getty Images

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Ab welcher Unternehmensgröße sind Reiserichtlinien sinnvoll?
Dabei kommt es nicht nur auf die Größe an: „Maßgeblich sind auch die Ausrichtung der Firma, ihre Branche und Philosophie“, sagt Andrea Zimmermann, die Inhaberin der auf Travelmanagement spezialisierten Beratung BTM4U. „Wenn von zehn Mitarbeitern fünf im Außendienst arbeiten, muss es für die Reisen klare Regeln geben.“ Ist hingegen der Chef der Einzige, der für das Unternehmen unterwegs ist, brauche es auch bei größeren Belegschaften keine Reiserichtlinie.

Was muss in jeder Reiserichtlinie stehen?
Reiserichtlinien haben in erster Linie den Zweck, die Geschäftsreisekosten und -prozesse zu steuern und sicherzustellen, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt. Elementar sind daher Vorgaben zur Buchung und Organisation von Geschäftsreisen sowie klare Vorgaben zu den erstattungsfähigen Kosten: Wann ist die Bahn das Transportmittel der Wahl, wann das Flugzeug? Sind Business-Class-Flüge innerhalb Europas erlaubt oder erst bei Interkontinentalflügen? „Unternehmen, die solche Fragen eindeutig beantworten, sparen nicht nur Geld und schonen die Umwelt: Sie fördern auch das Zusammengehörigkeitsgefühl, weil alle in einem Boot sitzen“, sagt Zimmermann.

Buchungsmöglichkeiten sind heute so vielfältig wie nie. Was bedeutet das für Reiseverantwortliche?
Buchungen beziehungsweise Stornierungen per App oder Preisvergleiche in sozialen Medien können natürlich besonders kostengünstige Geschäftsreisen ermöglichen. Die Reiserichtlinie sollte allerdings klare Angaben dazu machen, ob und in welchem Ausmaß Geschäftsreisende diese Services nutzen dürfen. Um die Sicherheit der Reisenden zu schützen, aber auch aus Gründen des Datenschutzes empfiehlt es sich zudem, den Beschäftigten Angaben zu Reisen und Reisezielen sowie Bewertungen in sozialen Medien zu verbieten.

Was sind die häufigsten Fehler der Travel Manager?
Inkonsequenz. Wer sich die Mühe gemacht hat, eine Reiserichtlinie aufzusetzen, muss auch dafür sorgen, dass deren Vorgaben umgesetzt werden. „Hierfür brauchen die Reiseverantwortlichen ein klares Mandat der Geschäftsführung“, sagt Expertin Zimmermann. Wichtig sei es zudem, das Regelwerk richtig zu verkaufen: „Schon die Formulierung der Richtlinie hat maßgeblichen Einfluss auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.“ Ideal sei es, die Mitarbeiter direkt anzusprechen: Eine Textpassage, die mit „Achten Sie auf …“ beginnt, hat mehr Strahlkraft als der Passus „Reisende sind angehalten …“

Wie lassen sich Verstöße ahnden?
Mitarbeiter, die luxuriöser reisen und nächtigen als vorgesehen, müssen die Mehrkosten aus eigener Tasche bestreiten. Die Richtlinie muss diese Konsequenzen darstellen, so dass jedem klar ist: Verstöße gegen die internen Regeln führen zu gekürzten Erstattungen oder können im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Terroranschläge, Unruhen und Naturkatastrophen verändern die Einstellung vieler Mitarbeiter zum Reisen. Verändern sich auch die Anforderungen ans Travel Management?
Ja und nein. „Grundsätzlich haben Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern. Sie müssen also ganz generell dafür sorgen, dass Geschäftsreisen so reibungslos wie möglich verlaufen“, sagt Andreas Wilbers, Professor für Touristik und Verkehrswesen an der Hochschule Worms. Ein Notfallplan, über den das Travel Management in Krisensituationen schnell helfen kann, ist deshalb verpflichtend, ebenso wie der Abschluss von Auslandskranken- und Unfallversicherungen. Ohne sie können eine Blinddarmentzündung oder auch eine nicht lebensgefährliche Verletzung wie ein Beinbruch in den USA schnell fünfstellige Summen verschlingen. Wichtig ist es zudem, klare Regeln für den Umgang mit politischen Ausnahmesituationen zu haben. Zudem empfiehlt es sich, Verhaltenstrainings für Mitarbeiter anzubieten – und diese immer wieder an die Gegebenheiten des Reiselandes anzupassen.

Wie hoch ist der Aufwand für ein professionelles Reisemanagement?
Er kann je nach Unternehmen und Branche variieren, sollte aber nicht unterschätzt werden: „Je nach Größe und Ausrichtung eines Betriebs empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Experten“, rät Professor Wilbers. Vor allem Travel Risk Management könnten Unternehmen kaum in Eigenregie betreiben. Bei der Optimierung der Buchungs- und Abrechnungsprozesse sollten Firmen sich von IT-Experten unterstützen lassen. Die Koordination der Buchungswege könne in Zusammenarbeit mit Geschäftsreisebüros erfolgen.


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