© sturti/ E+/ Getty Images© sturti/ E+/ Getty Images

solvent, Steuern

Papierberge weiter abtragen

Vom erleichterten Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen profitieren auch kleine und mittelgroße Unternehmen. Was die Vernichtung von Originalbelegen angeht, haben viele Firmenchefs jedoch noch rechtliche Zweifel. Unnötig, denn selbst für Zolldokumente hat der Gesetzgeber zwischenzeitlich Entwarnung gegeben. Text: Bernhard Lindgens

Kosten senken, Geschäftsprozesse beschleunigen – dank elektronischer Rechnungen kein Problem. Um sich das Recht auf Vorsteuerabzug zu sichern, benötigen Unternehmer seit Mitte 2011 noch nicht einmal mehr zwingend eine digitale Signatur. Kein Wunder also, dass immer mehr Firmen auf digitale Dokumente setzen.

Zusätzlichen Vortrieb dürfte sehr bald auch noch das E-Rechnungs-Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geben. Der Entwurf, im Juli 2016 veröffentlicht, verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen – und zwar unabhängig vom Auftragswert. Doch Achtung: Anders als im Steuerrecht gelten reine Bilddateien oder PDF-Formate nicht als elektronische Rechnungen. Zur Vermeidung unnötigen Nachbearbeitungsaufwands bei der automatisierten Eingangsverarbeitung setzt die Bundesregierung vielmehr auf strukturierte und fehlerfrei maschinell auslesbare Rechnungsinhalte beispielsweise durch hybride Formate wie etwa ZUGFeRD (mehr unter creditreform-magazin.de/zugferd).

Steuerlich müssen für alle beispielsweise per Web-Download, im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) oder als E-Mail-Anhang übermittelten Rechnungen freilich auch künftig Integrität und Authentizität gewährleistet bleiben. Dazu verlangt das Umsatzsteuerrecht den Einsatz innerbetrieblicher Verfahren, über die Unternehmer die eingehenden Rechnungen mit ihren Zahlungsverpflichtungen abgleichen müssen. Dies klingt weitaus komplizierter, als in der Praxis tatsächlich ist, denn schon in der Vergangenheit kontrollierte der Unternehmer aus ureigenem Interesse, ob die eingegangene Rechnung hinsichtlich Art und Menge der erbrachten Lieferung/ Leistung und der inhaltlichen Angaben korrekt ist – und ob nur jene Lieferantenrechnungen beglichen werden, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies mit EDV-Unterstützung im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschieht oder dann doch durch manuellen Abgleich.

»Bei sämtlichen Rechnungen gilt: Integrität und Authentizität müssen gewährleistet bleiben.«

Zusätzlicher Handlungsbedarf ergibt sich für Betriebe durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD (Az.: IV A – 4 – S0316/13/10003). Die darin geforderten technischen und organisatorischen Kontrollen (insbesondere die Erfassungs-, Plausibilitäts- und Verarbeitungskontrollen sowie die Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen) sollen nicht nur die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle garantieren. Sondern auch verhindern, dass es nachträglicheÄnderungen ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands gibt. Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen wurden von den Finanzbehörden bei Außenprüfungen schon in der Vergangenheit durchgeführt. Dabei bedienen sich die Prüfungsdienste nicht nur der bundesein heitlichen Analysesoftware IDEA. Eingesetzt wird auch die Prüfschrittsammlung „Tax Audit Professional“ von Audicon – ein Programm, das auch für Unternehmen und Steuerberater frei verfügbar ist. Mit Ausnahme weniger, von den Finanzbehörden selbst entwickelter Prüfmakros enthält diese Anwendung die Mehrzahl jener Prüfpunkte, die üblicherweise in Außenprüfungen relevant sind.

Ein alternativer Prüfmechanismus, der in der Praxis leicht umzusetzen ist: die Kontrolle auf fehlende Ein- und Ausgangsrechnungen oder Duplikate. Auf diesem Weg werden zum Beispiel Doppelzahlungen aufgedeckt, wenn nicht gar verhindert. Dabei ist zu beachten: Da die Durchführung laufender Kontrollen vom Unternehmen laut GoBD protokolliert werden muss, brauchen sich die Finanzbehörden mit bloßen Behauptungen nicht mehr zufriedenzugeben, sondern können in begründeten Fällen manuell oder automatisiert erstellte Nachweise verlangen. Weil die Finanzbehörden die alleinige Aufbewahrung elektronischer Eingangsrechnungen als Papierausdruck strikt ablehnen, kommt kein Unternehmen um eine lückenlose Aufbewahrung im Originalformat herum.

© Design Pics/ Kelly Redinger/ Getty Images

© Design Pics/ Kelly Redinger/ Getty Images

Im Gegenzug erlauben die im internationalen Bereich recht liberalen deutschen Aufbewahrungspflichten seit Jahren die Vernichtung originärer Papierdokumente nach erfolgter Digitalisierung. Die Rechtmäßigkeit eines solchen „ersetzenden Scannens“ haben die Finanzbehörden in ihren GoBD nochmals bekräftigt: Auch im Zusammenhang mit dem Recht auf Vorsteuerabzug dürfen Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dies allerdings nur, wenn die unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der ohnehin für betriebliche DV-Systeme vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Dabei genügt es durchaus, einen Schwarz-Weiß-Scan zu machen, der weniger Speicherplatz benötigt. Farbscans sind nur dann erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt und etwa Minusbeträge in roter Schrift oder Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke im Original in unterschiedlichen Farben dargestellt wurden. Zu den – nicht nur steuerlichen – Ausnahmen zählen:

Beurkundete oder beglaubigte Dokumente, Vollmachten, Papierdokumente mit Unterschrift. Die Begründung: Das (Papier-)Original besitzt mehr Beweiswert (§§ 415 ff. der Zivilprozess-ordnung – ZPO), die gescannte Variante gilt als Objekt des Anscheins (§ 299a ZPO).

Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse und Bürgschaftserklärungen. Durch ihre Vernichtung könnte nämlich angenommen werden, dass sie für ungültig erklärt werden sollen.

Erbscheine, Schuldscheine, Wechsel. Für sie besteht eine Rückgabepflicht.

Elektronische Vorsteuervergütungen. Bei „begründetem Zweifel“ am Erstattungsanspruch kann der Vergütungsmitgliedstaat weiterhin die Vorlage der originalen (Papier-)Rechnungen verlangen.

Dürfen auch Zolldokumente eingescannt und vernichtet werden? Laut Abgabenordnung (AO) müssen schließlich alle Unterlagen im Original aufbewahrt werden, auf die der Zoll bei Abgabe der Zollanmeldung verzichtet oder die nach erfolgter Vorlage zurückgegeben wurden. Doch dank einer Neufassung der steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von steuer- und zollrechtlichen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 2 AO) dürfen seit Mai 2016 selbst jene Dokumente digitalisiert auf Datenträgern aufbewahrt werden.

Jedenfalls dann, wenn die Buchführungsregeln eingehalten werden und die Papiere für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ausnahmen gibt es auch – allerdings lediglich für amtliche Urkunden und handschriftlich zu unterschreibende, nicht förmliche Präferenznachweise.


Wir freuen uns über Diskussionen und Ihre Kommentare.
Wie in jeder Gemeinschaft ist es notwendig, dass sich alle Teilnehmer an die Netiquette halten. Durch Ihre Kommentare sollen interessante, gewinnbringende Debatten entstehen, an denen sich andere Nutzer gerne beteiligen. Beleidigungen und Schmähreden sind deshalb ebenso tabu wie Diskriminierungen und die unerlaubte Veröffentlichung persönlicher Daten. Bitte verstecken Sie sich auch nicht hinter Pseudonymen, sondern benutzen Sie Klarnamen.

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

CAPTCHA-Bild

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Lesen Sie weiter