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solvent, Vorsorge

Notfall-Management für Unternehmer

In guten Zeiten an Schicksalsschläge denken: Das fällt nicht immer leicht. Doch nur so sichern Unternehmer das wirtschaftliche Überleben ihres Betriebs – und ihrer Familie.

Die Geschäfte laufen blendend. Die Mitarbeiter sind motiviert. Und auch privat steht alles zum Besten. Unternehmer, die das von sich behaupten können, haben allen Grund zur Sorge. Denn die nächste Krise kommt bestimmt. Und dann steht viel auf dem Spiel.

„Ohne einen ausgeklügelten Notfallplan, der sowohl geschäftliche Belange als auch den privaten Bereich umfasst, riskieren Unternehmer nicht weniger als ihre wirtschaftliche Existenz – und die ihrer Familie“, sagt Franziska Dieckmann, Steuerberaterin der Kanzlei Schomerus & Partner in Hamburg. Besonders wichtig sei eine gut austarierte Vorsorge bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, deren Erfolg maßgeblich von der Person des Inhabers abhängt. „Ist unklar, wer welche Aufgaben übernehmen muss, wenn der Chef vorübergehend oder dauerhaft ausfällt, kann das selbst einem prosperierenden Unternehmen schweren Schaden zufügen“, warnt die Beraterin.

» Es kommt immer wieder vor, dass Firmeninhaber von einem Tag auf den anderen die Geschäfte nicht mehr leiten können. «
Franziska Dieckmann, Schomerus & Partner

Um das eigene Lebenswerk zu sichern, sollten Unternehmer frühzeitig daran arbeiten, sich für den Fall der Fälle entbehrlich zu machen. „Ein Unfall, ein Herzinfarkt – oder ein psychisches Leiden: Es kommt immer wieder vor, dass Firmeninhaber von einem Tag auf den anderen die Geschäfte nicht mehr leiten können“, sagt Dieckmann.

Statistiken des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn belegen: Etwa 14 Prozent der Unternehmensnachfolgen finden ungeplant statt – zum Beispiel wegen eines Todesfalls oder der Erkrankung des einstigen Firmenchefs. „Elementar ist es dann, dass Belegschaft und Familie wissen, was zu tun ist und wer die Firmenleitung übernehmen soll“, so Dieckmann.

Rechtzeitig die richtigen Vollmachten erteilen

Der vielleicht wichtigste Teil des unternehmerischen Notfallmanagements ist es, eine oder mehrere Vertrauenspersonen mit weitreichenden Vollmachten auszustatten. Nur so ist sichergestellt, dass das Unternehmen auch im Krisenfall handlungsfähig bleibt. „In einem Handwerksbetrieb kann der Meister einen Gesellen oder einen anderen langjährigen Mitarbeiter bevollmächtigen“, sagt Dieckmann. „In größeren Unternehmen wird vielleicht ein Abteilungsleiter erst einmal die Geschäfte leiten. Manchmal bietet es sich auch an, den Ehepartner oder erwachsene Kinder einzubinden.“

Um sicherzustellen, dass das operative Geschäft möglichst reibungslos weiterläuft, empfiehlt es sich zunächst, einem verdienten Mitarbeiter eine Handlungsvollmacht zu geben oder sogar über eine Prokura nachzudenken. Damit auch Geschäftspartner und Kunden die gewählte Person als Vertreter akzeptieren, genügt es allerdings nicht, eine solche Vollmacht mündlich zu erteilen. „Eine Handlungsvollmacht sollte stets schriftlich erteilt werden“, sagt Bernhard Schmid, Partner der Kanzlei RDS in München. Für eine Prokura schreibt das Gesetz zudem einen Eintrag ins Handelsregister vor.

Private Vorsorge nicht vergessen

Noch weitgehender sichern sich Unternehmer – auch im Hinblick auf ihre Familie – ab, wenn sie neben der Handlungs- auch noch eine Generalvollmacht ausstellen, zum Beispiel zugunsten ihres Ehe- oder Lebenspartners. „Eine solche Vollmacht ist deshalb so wichtig, weil weder der Prokurist noch der Handlungsbevollmächtigte Geschäfte vornehmen dürfen, die die Grundlage des Unternehmens tangieren“, sagt Rechtsanwalt und Steuerberater Schmid. Der Generalbevollmächtigte hingegen darf und kann, wenn er das möchte, den Betrieb einstellen, umstellen – oder das gesamte Unternehmen verkaufen.

Ganz wichtig: Eine Generalvollmacht greift nicht erst dann, wenn der Unternehmer stirbt oder die Firma aus anderen Gründen nicht mehr leiten
kann. Sie wirkt ab dem Moment, in dem sie erteilt wird. Unternehmer sollten deshalb nur solche Personen bevollmächtigen, denen sie absolut vertrauen. Das gilt umso mehr, wenn die Vollmacht nicht nur den geschäftlichen Bereich umfasst, sondern auch fürs Private vorsorgen soll. „Mit einer solchen Vorsorgevollmacht übertragen Unternehmer einem anderen Menschen das Recht, auch sehr persönliche Geschäfte mit Wirkung für und gegen sie vorzunehmen“, sagt Anwalt Schmid. Das gilt zum einen für die Vollstreckung des Patientenwillens im Hinblick auf die weitere Behandlung oder Nichtbehandlung. Je nachdem, wie das Papier ausgestaltet ist, kann sie aber auch sicherstellen, dass die bevollmächtigte Person Zugriff auf die Privatkonten des Unternehmers haben und wichtige Bankgeschäfte erledigen kann. Weiterer Vorteil einer Vorsorgevollmacht: „Anders als vielfach angenommen, muss ein solches Dokument nicht notariell beurkundet werden“, sagt Schmid. „Die deutlich günstigere notarielle Beglaubigung ist aber in jedem Fall zu empfehlen.“

» Es ist unerlässlich, den Gesellschaftsvertrag und das Testamentarische genau aufeinander abzustimmen. «
Bernhard Schmid, Partner der Kanzlei RDS in München

Ebenfalls zur Notfallvorsorge gehört es, rechtzeitig ein Testament aufzusetzen. Hier gilt für Unternehmer eine wichtige Besonderheit. Zwar genießen sie, wie jedermann, grundsätzlich Testierfreiheit, können also zum Erben bestimmen, wen immer sie wollen. Allerdings sollten sie penibel darauf achten, dass die Anordnungen in ihrem letzten Willen nicht mit Nachfolgeregelungen im Gesellschaftsvertrag kollidieren. „Enthält dieser, wie in den meisten Fällen, erbrechtliche Regelungen, gehen diese den Anordnungen im Testament vor“, warnt Rechtsanwalt Schmid. Dann könne es vorkommen, dass eine Person, die vom Unternehmer als Nachfolger vorgesehen ist, dessen Unternehmensanteile gar nicht erben kann. „Unerlässlich ist daher stets, den Gesellschaftsvertrag und das Testamentarische genau aufeinander abzustimmen.“

Nicht unterschätzen sollten Unternehmer zudem, welchen Einfluss ihre Ehe – und vor allem deren Scheidung – auf ihr Lebenswerk hat. „Es klingt hart, aber wer als Firmeninhaber ohne Ehevertrag heiratet, riskiert damit den Bestand seines Unternehmens“, warnt Schmid. Ohne maßgeschneiderte Sonderregelungen wird die Scheidung nach den gesetzlichen Vorgaben abgewickelt. „Das führt regelmäßig zu erheblichen Liquiditätsengpässen und kann sogar die Zerschlagung des Unternehmens nach sich ziehen“, so der Jurist.

Unternehmer, die Heiratsabsichten haben, sollten daher mit ihrem Partner einen Ehevertrag schließen, in dem sie den vom Gesetz vorgesehenen Zugewinnausgleich im Fall einer Scheidung entfallen lassen. Für diese Variante der sogenannten modifizierten Zugewinngemeinschaft sprechen zwei gewichtige Argumente: Sie sichert nicht nur den Bestand des Unternehmens, sollte die Ehe scheitern, sondern bietet auch erhebliche Steuervorteile, wenn die Verbindung erst durch den Tod eines Ehegatten endet.

Alles an einem Ort

Die besten Verträge, Testamente und Vollmachten nützen nicht viel, wenn sie im Ernstfall nicht zur Anwendung kommen. Zum Beispiel, weil sie niemand findet. „Unternehmer sollten deshalb alle wichtigen Dokumente (beziehungsweise Kopien davon) in einem Notfallordner zusammenstellen und diesen gut zugänglich in ihrer Firma verwahren“, sagt Beraterin Dieckmann. „Auch eine Übersicht über die erteilten Vollmachten gehört in diesen Ordner.“

Hier sollten auch wichtige Informationen zu finden sein, die Mitarbeiter und Vertreter im Ernstfall brauchen, um die Geschäfte weiterführen zu können. Das sind zum Beispiel Telefonlisten mit den Kontaktdaten von Kunden, aber auch die Nummern des EDV-Services, des Steuerberaters und der rechtlichen Beratung. „Sinnvoll ist es zudem, ein Betriebshandbuch zu erstellen, das die wichtigsten Handlungsabläufe im Unternehmen zusammenfasst“, sagt Dieckmann. Mögliche Inhalte sind zum Beispiel Antworten auf die Fragen: Wie spreche ich Kunden an? Wie erstelle ich Rechnungen und Aufträge? Wo finden sich die gängigsten Vertragsmuster?
Unternehmer, die Mitarbeiter und Familie auf diese Weise versorgen, sichern damit nicht nur ihren Nachtschlaf. Sie sorgen auch dafür, dass ihr Lebenswerk kommende Schicksalsschläge unbeschadet übersteht.

(c) Creditreform-Magazin

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