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    Alles in Ordnung? Ordnung ist alles!

    Jahrelang spielte die von den Finanzbehörden geforderte Verfahrensdokumentation kaum eine Rolle – auch bei Außenprüfungen nicht. Das hat sich zwischenzeitlich geändert. Unternehmen sollten deshalb unbedingt eine ausreichende und aussagekräftige Dokumentation aufbauen.

    Die seit Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verlangen Unternehmen einiges ab. Sie müssen nicht nur Verarbeitungs- und Prüfkontrollen der Buchhaltung nachweisen, sondern auch für jedes eingesetzte DV-System aussagekräftige Verfahrensdokumentationen. Obwohl den Finanzbehörden dadurch die Nachvollziehbarkeit betrieblicher Geschäftsprozesse erleichtert werden soll, wurden Verfahrensdokumentationen bei Außenprüfungen vormals nur in Ausnahmefällen angefordert. Dies hat sich offenbar geändert. Nach den ersten praktischen Erfahrungen mit den GoBD drohen bei Mängeln oder nicht vorhandenen Organisationsunterlagen empfindliche Hinzuschätzungen bis hin zum Verwerfen der Buchführung. Die vor allem von kleineren Unternehmen äußerst kritisch betrachtete Forderung der Finanzbehörden könnte sich so zunehmend zum Streitpunkt künftiger Betriebsprüfungen entwickeln.

    Dabei muss beachtet werden, dass Verfahrensdokumentationen nicht allein formale Aspekte befriedigen. Sie dienen im Prüfungsfall als Nachweis der Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen (§ 146 AO), der Aufbewahrung von Unterlagen (§ 147 AO) sowie neuerdings der Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme wie zum Beispiel Registrierkassen (§ 146a AO). Auch die Verantwortung für alle zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen wird oft falsch eingeschätzt: In der Pflicht steht allein das steuerpflichtige Unternehmen und nicht die Hersteller oder Lieferanten der eingesetzten DV-Systeme.

    Machen Sie es dem Prüfer leicht

    Aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentationen müssen die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der im Regelfall immer noch zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nachweisen. Dies betrifft insbesondere Maßnahmen und Vorgehensweisen zur Sicherung der Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Buchungsbelegen und anderer Unterlagen. Eine sinnvollerweise jährliche Aktualisierung sollte daher immer mit Versionsangabe und Änderungshistorie erfolgen. Da in Zeiten fortschreitender Digitalisierung und der beschränkten Personalausstattung der Finanzbehörden auch die Prüfer kaum Muße zur Lektüre ebenso umfangreicher wie für eine Außenprüfung überflüssiger Firmenpräsentationen haben, dürfen die Erläuterungen steuerlich relevanter Geschäftsprozesse durchaus knapp gehalten werden – jedenfalls sofern sie für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar bleiben. Der Umfang einer Verfahrensdokumentation bestimmt sich allein danach, was im Unternehmen zum Verständnis der Buchführung notwendig ist. Damit lassen die Finanzbehörden auch branchen- und unternehmensspezifische Umsetzungen zu. Zudem existieren keinerlei Vorgaben hinsichtlich der Form. So sind Ablaufdiagramme in der Praxis für das Verständnis der (Geschäfts-)Prozesse oft hilfreicher als langwierige Beschreibungen. Und viel wichtiger als die in nahezu allen Verfahrensdokumentationen enthaltenen Glossare erscheinen für die zeitnahe Durchführung einer Außenprüfung ohnehin Schlagwortlisten, die bei der Suche nach archivierten Dokumenten oder E-Mails helfen.

    Vermeiden Sie Redundanz

    Bei der Gliederung geben die GoBD eine grobe Aufteilung in die Abschnitte „Allgemeine Beschreibung“, „Anwenderdokumentation“, „Technische Systemdokumentation“ und „Betriebsdokumentation“ vor. Zum Nachweis der eingehaltenen Ordnungsvorschriften empfiehlt sich außerdem, in einem zusätzlichen Abschnitt „Kontrollen“ alle eingerichteten, durchgeführten und nicht zuletzt auch protokollierten Prüfschritte getrennt aufzuführen. Bei vielen geforderten Inhalten muss das Rad freilich nicht von jedem Unternehmen neu erfunden werden. So stellen die Hersteller für gängige betriebliche Softwareprodukte und DV-Systeme Handbücher, Arbeitsanleitungen und Schulungsunterlagen in Schriftform oder auch digital bereit. Auf diese kann jeweils verwiesen werden. Das gilt auch für Bedienungsanleitungen von Finanzbuchhaltungsprogrammen, die sich üblicherweise beim Steuerberater befinden.

    Bei der Beschreibung der steuerlich relevanten Verfahren muss man sich zur Vermeidung von Redundanzen dann letztlich entscheiden, ob der Fokus auf (Geschäfts-)Prozesse oder DV-Systeme gelegt wird. Eine sinnvolle Vorgehensweise wäre die ausführliche Beschreibung aller steuerlich relevanten (Geschäfts-)Prozesse und Verfahren mit Referenzen auf getrennte Beschreibungen übergreifend genutzter DV-Systeme – etwa die Beschreibung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung mit Verweis auf die eigenständigen Beschreibungen der dabei durchgeführten Kontrollen und der Belegablage.

    Und da wohl kaum ein Unternehmen ausreichend Personal für die zeitnahe Erstellung von Verfahrensdokumentationen vorhält, bietet sich folgende Priorisierung an: Zunächst erfolgt die Beschreibung aller (Geschäfts-)Prozesse, Verfahren und DV-Systeme, die eine Buchung auslösen, eine steuerliche Auswirkung haben oder in unmittelbarem Zusammenhang mit steuerlichen Sachverhalten stehen (zum Beispiel der Nachweis der Unternehmereigenschaft im EU-Handel). Erst danach folgen alle anderen steuerlich relevanten Bereiche wie etwa Stammdatenänderungen oder Sicherheits- und Schulungskonzepte. Und nicht ganz unwichtig ist auch die Vorgehensweise zur Datenbereitstellung im Prüfungsfall.

    Hilfe im Internet: Muster-Verfahrensdokumentationen

    Belegablage

    Hilfe bei der Erstellung einer unternehmensspezifischen Beschreibung der Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen leistet
    die Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), die in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden entwickelt wurde. Abrufbar ist die Muster-Dokumentation zur geordneten Belegablage unter anderem über die Webseite gobd.de, auf der noch zahlreiche weitere aktuelle Leitfäden rund um die GoBD, Aufbewahrungspflichten und automatisierte Rechnungsverarbeitung kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

    Ersetzendes Scannen von Papierbelegen

    Eine im Hinblick auf den Vorsteuerabzug sichere und auch GoBD-­konforme Vorgehensweise beschreibt die gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) erarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege. Enthalten sind Formulierungshilfen, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Sie findet sich ebenfalls auf der Webseite gobd.de.

    Checklisten

    Vorsicht ist bei der Vielzahl der im Internet angebotenen „GoBD-­Checklisten“ angebracht. Diese decken häufig lediglich die GoBD-Anforderungen an eine konforme Datenhaltung ab, enthalten im Regelfall aber weder Beschreibungen der betrieblichen Geschäftsprozesse noch den Nachweis durchgeführter Kontrollen.


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