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Konferenzschaltung vom Küchentisch?

Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitsplatzmodellen eine bessere Work-Life-Balance. Mit der passenden Technik, den richtigen Vorbereitungen und klaren Vereinbarungen profitieren beide Seiten davon.

Die schlechte Nachricht zuerst: Wer ständig im Home Office oder von unterwegs arbeitet, leidet häufiger unter Schlaflosigkeit und ist anfälliger für Stress als Kollegen, die ausschließlich im Büro sitzen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Arbeiten jederzeit und überall: Auswirkungen auf die Arbeitswelt“. Darin nahm die Arbeitsorganisation ILO der Vereinten Nationen und der Europäischen Stiftung Eurofound die Arbeitssituation in 15 Ländern in Europa und Südamerika sowie in den USA und Japan unter die Lupe. Doch nicht nur Negatives kam heraus. Die ILO stellte auch zahlreiche Vorteile der vom Unternehmensstandort losgelösten Arbeit fest: Firmen profitieren davon, weil sie weniger feste Arbeitsplätze vorhalten müssen, Raumkosten sparen und motiviertere Mitarbeiter haben. Diese können sich ihre Arbeit weitestgehend selbst einteilen, sparen die Fahrzeit ins Büro und können private Verpflichtungen besser mit der Arbeit vereinen.
Laut einer Befragung des Digitalverbands Bitkom arbeitet bereits jeder Vierte der Beschäftigten hierzulande hin und wieder von zu Hause, jeder Fünfte regelmäßig.

„Viele Jobs können dank digitaler Technologien zu jeder Zeit und von jedem Ort aus erledigt werden“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. Die Heimarbeiter sind davon überzeugt, dass sie dadurch eine bessere Work-Life-Balance erhalten und Arbeit und Familie besser vereinbaren können. Die Kehrseite der Medaille: 46 Prozent befürchten laut Bitkom-Studie, ohne direkten Austausch mit Kollegen weniger produktiv zu sein. Etwa 20 Prozent der Unternehmen sorgen sich um die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber und mehr als 50 Prozent der Befragten fürchten, dass sich bei der Arbeit im Home Office Beruf und Freizeit zu stark vermischen – daher wohl auch die Schlafstörungen und der Stress – und dass die Arbeit von zu Hause die Karriere behindert. „Hier ist ein stärkerer Einsatz der Führungskräfte gefragt, etwa durch regelmäßige Rückmeldungen zu den gemeinsamen Zielen und zum persönlichen Beitrag des Heimarbeiters“, erklärt Stephan Sandrock, Leiter des Fachbereichs „Arbeits- und Leistungsfähigkeit“ am Institut für angewandte Arbeitswissenschaft in Düsseldorf. Wichtig sei, dass diese Rückmeldungen auch von Angesicht zu Angesicht stattfinden. „Web- oder Videokonferenzen ersetzen auf Dauer nicht den persönlichen Kontakt“, sagt er.

Schwankende Akzeptanz

Nach anfänglicher Zurückhaltung wird Home Office dennoch bei vielen deutschen Unternehmen zum Alltag – wenn auch meist nur auf Zeit. „Arbeitgeber, die Büroraum sparen und ihre Belegschaft nur noch von zu Hause aus arbeiten lassen wollen, benötigen die Zustimmung der Mitarbeiter“, erklärt Tillmann Hecht, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Noerr LLP in Frankfurt. Unternehmen rät er, eine gesonderte Vereinbarung abzuschließen, in der die Rechte und Pflichten für beide Seiten vernünftig geregelt sind. Er stellt bei seinen Mandanten ein schwankendes Interesse am Thema Home Office fest, auch die Akzeptanz sei unterschiedlich. „Es gibt Mitarbeiter, die sich leicht damit tun, das heimische Umfeld diszipliniert als Arbeitsstätte zu nutzen. Andere können und wollen nicht zu Hause arbeiten. Es gehört auf jeden Fall viel Selbstdisziplin und Selbstorganisation dazu.“

Bei der üblichen alternierenden Telearbeit sind die Beschäftigten nicht ständig von zu Hause aus im Einsatz, sondern nur an ausgewählten Tagen in der Woche. „Hier könnte ein Unternehmen so etwas wie einen Kerntag in der Woche einführen, an dem dann alle im Büro sind. An diesem Tag könnten dann auch zentrale Teambesprechungen geplant werden, sodass alle immer auf einem ähnlichen Informationsstand sind und sich auch bei alternierender Telearbeit zum Team gehörig fühlen“, rät Dietrich Manzey, Professor am Institute of Psychology and Ergonomics der Technischen Universität Berlin.
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter im Home Office oder unterwegs genauso arbeiten können wie im Unternehmen und organisatorisch – wie auch zwischenmenschlich – eingebunden sind.

„Das fängt bei der Telefonanlage mit der Anrufweiterleitung unter der bekannten Büronummer an, geht weiter über die gegenseitige Kalenderfreischaltung, damit jeder weiß, wer wann erreichbar ist, und reicht bis zum Einsatz von Social-Intranet-Tools für die Zusammenarbeit sowie Chat-Tools, die den Flurfunk ersetzen“, erklärt Josephine Hofmann, Leiterin des Competence Center Business Performance Management am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart.

Ohne Absprachen geht’s nicht

Vor allem in Branchen mit vornehmlich weiblichem Personal wird die Möglichkeit der Heimarbeit gerne in Anspruch genommen, wie etwa bei der Maisberger – Gesellschaft für strategische Unternehmenskommunikation mbH. Die Münchner PR-Agentur beschäftigt 45 Mitarbeiter, 30 davon Frauen. „Wer Kinder hat, ist darauf angewiesen, flexibel arbeiten zu können“, erklärt Geschäftsführerin Beate Faderl. Ihre Mitarbeiterinnen nutzen das Home Office beispielsweise, wenn sie in Ruhe eine Präsentation vorbereiten. „Das muss lediglich im Team abgesprochen werden, sodass wenigstens einer im Büro für Kunden verfügbar ist“, erklärt sie. Einmal pro Woche treffen sich alle, damit sich die Teams absprechen können – und vor allem, um allen, die im Home Office oder unterwegs arbeiten, ein Zugehörigkeitsgefühl zu geben.

Unabhängig von E-Mails setzt Maisberger dafür auch ein Chat-Tool namens Chatter von Salesforce ein. „Darauf haben alle Zugriff, und jeder sieht stundenaktuell, was intern läuft“, sagt Faderl. Ihre IT hat die Agentur so aufgesetzt, dass die Mitarbeiter sowohl vollen Zugriff auf den Firmenserver haben als auch auf ihre komplette Arbeitsumgebung – egal, ob sie nun im Büro oder zu Hause arbeiten.
Denn bei Maisberger hat gar kein Mitarbeiter mehr einen festen Arbeitsplatz. Morgens sucht sich jeder einen freien Schreibtisch, startet den Rechner, loggt sich ein und findet seine gewohnte Arbeitsumgebung samt Telefondurchwahl vor. Auch das Organisatorische ist geregelt: Ab neun Uhr morgens sollten alle erreichbar sein, die Arbeitszeiten variieren je nach Teilzeitmodell und Kunden, die in anderen Zeitzonen sitzen.

Je mehr und je häufiger Mitarbeiter im Home Office oder unterwegs arbeiten, desto wichtiger wird die Pflege des Zwischenmenschlichen für den Zusammenhalt. „Diese Mitarbeiter brauchen regelmäßige Treffen, damit sie den Teamgedanken behalten. Mehrere meiner Mandanten laden ihre Heimarbeiter alle 14 Tage in einem Hotel im Konferenzraum zu einem Treffen ein“, zeigt Rechtsanwalt Peter Hecht eine weitere Möglichkeit auf.

So stärken Firmen das Wir-Gefühl

Neben der Technik spielt auch das Organisatorische eine wichtige Rolle für den Zusammenhalt im Unternehmen.

Für technische Anbindung sorgen. Die mobilen Mitarbeiter wie auch die im
Home Office sind unter ihrer Büronummer erreichbar. Über VPN (Virtual Private Network)-Verbindungen greifen sie aus der Ferne sicher auf das Firmennetzwerk zu.

Social Intranet einführen. Social und Mobile Intranets wie Sharepoint, Coyo, Just Social, Staffbase oder Bitrix 24 bieten eine Austauschplattform und leisten bei der Zusammenarbeit wertvolle Dienste.

Digitalen Flurfunk nutzen. Messenger wie Slack oder Chatter unterstützen die Informationsverbreitung aus dem Unternehmen zwischendurch.

Regelmäßige persönliche Meetings. Web- und Videokonferenzen ersetzen die persönlichen Meetings auf Dauer nicht. Wichtig ist der persönliche Austausch, sowohl mit dem Vorgesetzten als auch mit den Kollegen.

Gemeinsame Aktivitäten. Bei räumlich weit verteilten Teams wird in gemeinsamen Aktivitäten wie Workshops, Seminaren oder Teambildungsevents der Zusammenhalt gestärkt.

 


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