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Usability – Ein Erfolgsfaktor im digitalen Mittelstand

Im Hinblick auf den Umfang und die Geschwindigkeit, mit denen digitale Technologien in Unternehmen Einzug erhalten, kann jeder Anwender nur so agil handeln, wie es die Benutzerfreundlichkeit der Systeme zulässt.

Kann ich meinem Kunden die Lieferung innerhalb eines Tages zusichern? Soll ich ein günstiges Angebot über eine große Warenlieferung wahrnehmen? Muss ich einen höheren Sicherheitsbestand anlegen, um die Termintreue zu garantieren? Das sind nur einige Fragen, die Menschen heute meist nicht mehr ohne das Zutun intelligenter IT-Systeme beantworten können.

Moderne digitale Technologien unterstützen Unternehmen unlängst bei zahlreichen Entscheidungen. Prognosetools in Bereichen wie dem Bestandsmanagement oder der Absatzplanung bieten große Chancen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Doch gerade mittelständische Unternehmen zögern häufig bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Eine aktuelle Untersuchung der Innovation Alliance zeigt etwa: Fast jeder dritte Entscheider verbindet mit Digitalisierung sogar negative Gefühle wie Angst. Dass solche Perspektiven auf das Thema entstehen, hat sicherlich mit der Schnelligkeit der technologischen Entwicklungen zu tun, die nicht nur Entscheider überfordert. So gehören mangelnde IT-Kenntnisse der Belegschaft zu den größten Hemmnissen bei der Digitalisierung im Mittelstand. Einer Umfrage der Bitkom zufolge sehen Unternehmen bei der Digitalkompetenz der Mitarbeiter oftmals noch Lücken, insbesondere bei den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit. Schnell wird die Digitalisierung damit zur gefürchteten „Herkulesaufgabe“.

Benutzerfreundlichkeit schafft Vertrauen

Um erfolgreich an der Digitalisierung teilhaben zu können, gilt es für Unternehmen also, den entstandenen Graben zwischen der Technologie und den Nutzern zu schließen. Das kann auf verschiedene Arten geschehen. Das Naheliegende ist der Aufbau von entsprechender Kompetenz, was allerdings relativ aufwändig ist und erst mittelfristig zum Erfolg führt. Gerade deshalb kommt der Usability von IT-Systemen eine immense Bedeutung zu. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit führt Technologie und Nutzer bereits kurzfristig näher zusammen und senkt damit die Hemmschwelle bei der Einführung digitaler Tools. Mitarbeiter erhalten so die Kontrolle über die Systeme (zurück), die sie tagtäglich nutzen.

Ein gutes Beispiel für die Bedeutsamkeit von Usability ist der Einsatz eines agilen Optimierungssystems bei der F. Reyher Nchfg. GmbH & Co. KG. Das führende Handelsunternehmen für Verbindungselemente und Befestigungstechnik setzt im Bestandsmanagement auf die Unterstützung entscheidungsintelligenter Algorithmen. Diese liefern den Planern auf Basis von Bedarfsprognosen sowie der aktuellen Bestandssituation optimierte Entscheidungsvorschläge.

Besonders dann, wenn Fehlbestände, Lieferprobleme oder andere unvorhersehbare Ereignisse betriebliche Abläufe lahmzulegen drohen, können Disponenten mit einem solchen System schnell reagieren. Dass können sie aber nur, weil die Ergebnisse der Algorithmen so dargestellt werden, dass sie durch den Nutzer sehr schnell erfasst werden können. Das lässt sich beispielhaft wie folgt veranschaulichen: In einem ersten Schritt weist eine Alert-Funktion des Systems die Mitarbeiter bei Reyher proaktiv auf Unstimmigkeiten und Abweichungen in der aktuellen Situation hin. Dies geschieht auf einer grafisch-orientierten Oberfläche, die auch die Prioritäten klar aufzeigt, so dass eine schnelle Reaktion auf ein tatsächlich dringendes Problem bei der großen Zahl von täglichen Aufgaben überhaupt möglich wird. Auch die durch die Algorithmen berechneten Handlungsempfehlungen, wie z.B. das Vorziehen einer für einen späteren Zeitpunkt eingeplanten Bestellung, können im nächsten Schritt durch eine klare grafische Darstellung leicht nachvollzogen werden.

Wettbewerbsvorteil durch Usability

Die Kombination aus intelligenten Algorithmen und optimaler Usability hat bei Reyher zu einer deutlichen Verringerung des Dispositionsaufwands geführt. Teure Deckungskäufe zur Aufrechterhaltung der Lieferfähigkeit konnten drastisch reduziert werden. So sichert sich das Unternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil.

Gerade hier wird deutlich, wie wichtig ein reibungsloses Zusammenspiel von Mensch und Algorithmen und damit auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit von IT-Systemen ist. Nur wenn Informationen digitaler Tools transparent und übersichtlich aufbereitet sind, können Entscheider sie effizient nutzen.

Interaktivität ist Grundpfeiler der Agilen Optimierung

Auf Agiler Optimierung basierende Systeme werden genau diesen Anforderungen gerecht, auch weil Interaktivität neben Schnelligkeit und Planungsqualität zu den Grundpfeilern des Konzeptes gehören. Usability ist in diesem Zusammenhang der sogenannte Enabler für Interaktivität zwischen Algorithmus und Mensch. Entsprechende Bedienungselemente sind begreifbar gestaltet, sodass konkrete Handlungsempfehlungen einer IT-gestützten Strategie für Mitarbeiter sehr leicht und schnell umsetzbar sind. Treten etwa Störungen innerhalb der Betriebsabläufe auf, wird ein agiles Optimierungssystem durch diese Benutzerfreundlichkeit zu einem höchst effektiven Werkzeug für Entscheider, um schnell auf Änderungen zu reagieren und signifikante Ergebnisse zu erzielen.

Aufgewacht ist der Mittelstand bereits: Immerhin sehen 90 Prozent der Geschäftsführer und Vorstände deutscher Unternehmen in der digitalen Transformationen eine Chance für sich. Mutig angehen kann das Rückgrat der deutschen Wirtschaft Digitalisierungsprojekte schließlich durch Agile Optimierung, die moderne Technologien für Mitarbeiter beherrschbar macht und nicht umgekehrt.


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