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    vernetzt

    Digitale Helfer für Einkäufer

    Die Einkaufsliste einfach auf eine Online-Plattform stellen, statt lange mit Lieferanten zu telefonieren: Das spart viel Zeit und Nerven. Solche Möglichkeiten verändern den Beruf des Einkäufers – neue Aufgaben kommen hinzu.

    Wenn Landwirt Norbert Tyrell früher ein Pflanzenschutzmittel brauchte, rief er regelmäßig drei bis vier Lieferanten an. Vom einen bekam er dann den Kostenvoranschlag per Mail, der andere reagierte per Fax und der Dritte diktierte ihm die Preise am Telefon. Wenn zwei Wochen nach der Lieferung dann die Rechnung kam, fing er an, in seinen Unterlagen zu kramen, um zu gucken, ob sie den vereinbarten Konditionen entsprach. „Mensch, was hatten wir noch mal genau besprochen? Und wo habe ich mir das notiert?“, fragte Tyrell sich regelmäßig. Das Ganze dauerte lange und nervte ihn ziemlich.

    Antiquierte Bestellwege

    So ähnlich wie Landwirt Tyrell geht es vielen Einkäufern in Unternehmen. Laut einer gemeinsamen Studie der Universität Würzburg und der Hochschule Leipzig bekommen von 261 befragten Unternehmen rund drei Viertel ihre Angebote per Fax, E-Mail oder Post. Diesem aufwendigen Durcheinander können digitale Einkaufssysteme ein Ende bereiten: Über eine Software teilt hier der Einkäufer seinen potenziellen Lieferanten den genauen Bedarf mit und diese geben dann online ihre Angebote ab. Das System präsentiert die Offerten übersichtlich sortiert, sodass der Kunde problemlos anhand mehrerer Kriterien entscheiden kann, wer den Zuschlag bekommt.

    Was ein solches Spezialprogramm kostet, ist laut Professor Holger Müller von der Hochschule Leipzig völlig unterschiedlich. „Wenn sich ein Unternehmen ein eigenes System kauft, mit dem es seine Lieferanten vernetzt, geht das bei einem fünfstelligen Betrag los und kann beliebig teuer werden“, sagt er.

    Derzeit hätten sich etwa 20 große Systeme auf dem Markt etabliert, sagt Joachim von Lüninck, Geschäftsführer der A.M. Corporate, die Firmen in Sachen Einkauf berät. Beispiele für große Anbieter von Einkaufssystemen sind die Allocation Network GmbH und die Newtron AG. Alle großen Systeme können nicht nur innerhalb einer Branche genutzt werden, sagt Einkaufsberater von Lüninck; Einkäufer völlig unterschiedlicher Unternehmen können hier also ihren Bedarf an die Lieferanten weitergeben.

    Daneben gibt es aber auch kleine Anbieter, die sich nur auf eine Branche spezialisiert haben. So bestellt Landwirt Tyrell seit etwa anderthalb Jahren seine Betriebsmittel über das Einkaufssystem der Agra2b GmbH. Seinen Zeitaufwand hat er damit deutlich reduziert. Brauchte er früher allein zum Telefonieren eine Stunde, schickt Tyrell seinen Bedarf mittlerweile in Minutenschnelle raus.

    Einfacher Bestellvorgang

    Wenn Tyrell heute ein Pflanzenschutzmittel braucht, gibt er in eine Maske ein, welche Ware er wann in welcher Menge wohin und in welcher Verpackung haben möchte. Außerdem legt er die Angebotslaufzeit fest, das heißt den Zeitraum, in dem die von ihm ausgewählten Lieferanten Angebote für seinen Bedarf abgeben können. Danach kann er sich für eines der Angebote entscheiden, kann aber auch erneut ausschreiben. Für diese simple Form eines Ausschreibungssystems zahlt der Landwirt im Monat zehn Euro, der Verkäufer muss 0,25 Prozent auf den Nettoverkaufswert bezahlen.

    Gegründet wurde das Einkaufssystem von Jürgen Wixler, der ursprünglich aus der Stahlbranche kommt. Von dort wusste er: „Den Vertriebler nervt, dass er ständig Einkäufer fragen muss, was sie genau haben wollen“, sagt Wixler. „Und der Einkäufer will nicht lange mit Vertrieblern sprechen, die sowieso keinen Zuschlag bekommen.“ Um den Aufwand für beide Seiten zu verringern, gründete er zunächst ein digitales Einkaufssystem für Stahlwerke, Gießereien und das Hüttenwesen.

    Dass Wixlers System langsamer wächst als Agra2b, könnte daran liegen, dass viele Einkäufer in Unternehmen trotz der unbestreitbaren Vorteile skeptisch gegenüber der neuen Technik sind. „Sie fürchten um ihren Arbeitsplatz“, so Einkaufsberater Joachim von Lüninck. Eine nachvollziehbare Sorge, denn wenn man seinen Bedarf nur noch in eine Maske eintippen muss, fallen viele persönliche Aspekte weg und die Arbeit kann von weniger Leuten erledigt werden.

    Doch selbst wenn die Unternehmen digitale Lösungen nutzen, wird der Beruf des Einkäufers nicht aussterben, sagt Judith Richard vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik. Zwar würden in Zeiten digitaler Lösungen weniger Einkäufer gebraucht, aber diejenigen, die bleiben, könnten eine neue Rolle einnehmen. Sie würden strategische Prozesse vorantreiben, etwa gezielt nach Lieferanten suchen, die neue Ideen mitbringen. Man nennt das „Innovation Scouting“. Ein Beispiel aus der Industrie: Vorratsbehälter, etwa für Schrauben, werden mit entsprechenden Sensoren ständig gewogen und zeigen ab einem bestimmten Gewicht an, dass nachbestellt werden muss. Im Idealfall bekommt nicht nur der Einkäufer diese Information, sondern auch der Schraubenlieferant.

    Neue Aufgaben für Einkäufer sollen auch im Bereich Risikomanagement entstehen. Dank der Digitalisierung erfahren Unternehmen schon früh von Problemen ihrer Lieferanten und Vorlieferanten. Einkäufer können also rechtzeitig analysieren, ob die Probleme sich auf das eigene Unternehmen auswirken, und im Zweifelsfall überlegen, wie auf mögliche Lieferengpässe reagiert werden kann.

    Ein großer Unterschied zu früher ist auch die Fließrichtung von Informationen. Verbrachte der Einkäufer früher viel Zeit damit, nach Informationen zu suchen, bekommt er sie heute geliefert. Seine Aufgabe ist es, diese dann angemessen auszuwerten. „Bei einem Sturm in Indien kann eine richtig eingestellte Software zum Beispiel darauf hinweisen, dass ein Lieferant betroffen sein könnte“, sagt Richard. „Ob das dann tatsächlich der Fall ist, muss der Einkäufer am Ende aber noch selber überprüfen.“

    Die Vorteile der Digitalisierung in den Bereichen Risikomanagement und Innovation Scouting seien sowohl für große Unternehmen wie auch für Mittelständler relevant, betont Judith Richard. Vor allem für solche Betriebe, die von vielen Vorlieferanten abhingen. Im Idealfall seien alle Zulieferer untereinander über digitale Systeme vernetzt.

    Einkaufen via Messenger

    Der Umstand, dass nicht wenige Einkäufer zunächst Respekt vor der Anwendung digitaler Systeme haben, bringt wiederum deren Anbieter auf neue Ideen. So können Landwirte, die ihren Bedarf bei Agra2b nicht selber in eine Maske eintippen möchten, ihre Produkte auch per Whatsapp bestellen. In einer Nachricht teilt der Bauer Agra2b mit, welche Ware er wann braucht und wie lange die Angebotslaufzeit sein soll. Alles Weitere übernimmt das Portal. So lassen sich die Vorteile eines digitalen Einkaufssystems sozusagen vom Traktor aus nutzen.

    Beschaffung digital

    Diese Punkte sollten Unternehmer vor der Anschaffung eines Einkaufssystems prüfen:
    ✪ Welches Volumen an Rohstoffen und Vorprodukten soll in der Regel damit bestellt werden?
    ✪ Wie viel Zeit lässt sich mit dem neuen System sparen?
    ✪ Ist die IT in der Lage, dem Einkäufer bei möglichen technischen Problemen zu helfen?
    ✪ Kann die Einkaufslösung flexibel erweitert werden und bei zahlreichen Lieferanten kostengünstig eingesetzt werden?
    ✪ Berücksichtigt die Einkaufslösung auch kleinere Zulieferer, die schnell eingebunden werden müssen?


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