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Gesucht – und gefunden

Freie Mitarbeiter federn Auftragsspitzen ab und helfen, anspruchsvolle Projekte voranzutreiben. Bei der Suche nach den externen Experten und bei der Auftragsvergabe sollten Unternehmen aber nichts dem Zufall überlassen. Acht Fragen und Antworten.

Die gute Nachricht zuerst: Laut der aktuellen Mittelstandsumfrage des Bundesverbands der Deutschen Industrie bezeichnen 59 Prozent der Betriebe ihre Wirtschaftslage als gut oder sehr gut – der Bedarf an hochqualifizierten freien Mitarbeitern, die das Stammpersonal entlasten, ist also ungebrochen.

Nun zur schlechten Nachricht: Für die Auftraggeber wird es immer schwieriger, passende Kandidaten zu finden und sie rechtssicher zu beschäftigen. Das liegt zum einen am zunehmenden Fachkräftemangel, der nach der letzten Fachkräfte-Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit vor allem den technischen Berufsgruppen, also etwa in der Mechatronik und in der Automatisierungstechnik, zu schaffen macht. Zum anderen erschwert die derzeitige Prüfpraxis der Deutschen Rentenversicherung den Einsatz freier Mitarbeiter massiv. „Wir beobachten eine deutliche Tendenz der Rentenversicherung, selbst hochqualifizierte Freischaffende zu Angestellten umzufunktionieren“, sagt Silke Becker, Rechtsanwältin und Director Legal & Compliance beim Personaldienstleister Allgeier Experts.
Um Nachzahlungen und Ärger zu vermeiden, sollten potenzielle Auftraggeber vorausschauend agieren. So können sie die passenden externen Experten finden und rechtssicher einsetzen. Hier die wichtigsten Aspekte, auf die sie achten sollten:

Wo sind qualifizierte Freelancer zu finden?

Entscheidend ist zunächst, in welchem Bereich der freie Mitarbeiter wirken und wie lange der Einsatz dauern soll. Moritz Weissmann, geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Weissman & Cie. in Nürnberg, rät, vor einer Ausschreibung ein sehr detailliertes Anforderungsprofil zu erstellen. „Je präziser die Angaben sind, desto leichter ist es, einen Kandidaten zu finden, der wirklich für das Projekt geeignet ist.“ Für Unternehmen, die ihren Sitz in den Metropolen haben, ist das oft einfacher als für Mittelständler, die in eher ländlichen Regionen ansässig sind. „Hier kann es helfen, den Freien – sofern möglich – flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice anzubieten“, rät der Experte. Sinnvoll ist es auch, auf spezialisierte Karriereplattformen im Internet zuzugreifen. Portale wie freelancer.de, upwork.com, projektwerk.de oder gulp.de können dabei helfen, Auftraggeber und Freischaffende zusammenzubringen.

Fallen für freie Mitarbeiter Lohnnebenkosten an?

Wer selbstständig arbeitet, kümmert sich im Normalfall auch eigenständig um seine soziale Absicherung. Unternehmen, die Freie beschäftigen, müssen folglich keine Beiträge zur Kranken- und Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abführen.

Ausnahmen gelten für Unternehmen, die regelmäßig künstlerische oder publizistische Leistungen in Auftrag geben oder verwerten. Sie müssen einen bestimmten Prozentsatz der an die Freien gezahlten Entgelte an die Künstlersozialkasse (KSK) abführen. Dort sind freischaffende Künstler und Publizisten zwangsversichert. Den Abgabensatz legt das Bundesarbeitsministerium zum 30. September eines jeden Jahres für das folgende Kalenderjahr durch die Künstlersozialabgabe-Verordnung fest. Für das Jahr 2017 liegt der Satz bei 4,8, für 2018 bei 4,2 Prozent. Ob ein Unternehmen seiner Abgabepflicht nachkommt, prüft die Deutsche Rentenversicherung. Verstöße können bis zu 50.000 Euro Bußgeld kosten.

» Je nach Sachbearbeiter sind für ein und dieselbe Tätigkeit unterschiedliche Bewertungen in puncto Scheinselbstständigkeit möglich. « Silke Becker, Allgeier Experts

Dürfen Unternehmen ihren Freien die KSK-Abgabe vom Honorar abziehen?
Nein. Da freischaffende Künstler und Publizisten wie ein herkömmlicher Arbeitnehmer pflichtversichert sind und nur den halben Beitrag zur gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung aufzubringen haben, müssen die Auftraggeber – wie ein Arbeitgeber – ihren Anteil an den Sozialleistungen bestreiten. Vereinbarungen, die die Entgelte der Freien um die KSK-Abgabe mindern, sind deshalb nichtig.

Wie hoch ist die Gefahr, dass ein Freischaffender irgendwann als Scheinselbstständiger eingestuft wird?

Wenn die Deutsche Rentenversicherung (DRV) erst einmal ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren angeleiert hat, ist die Wahrscheinlichkeit vergleichsweise hoch. Nach jüngsten Zahlen entscheidet sie in knapp der Hälfte der Fälle auf scheinselbstständig. Tendenz: steigend.

Nach welchen Kriterien entscheidet die Behörde?

Diese Frage können selbst gestandene Juristen nicht eindeutig beantworten. Auf der Internetseite der DRV heißt es dazu: „Tatsächlich selbstständig sind Sie, wenn Sie das unternehmerische Risiko in vollem Umfang selbst tragen und Ihre Arbeitszeit frei gestalten können. Der Erfolg Ihres finanziellen und persönlichen Einsatzes ist dabei ungewiss und hängt nicht von dritter Seite ab.“ Ein wichtiges Indiz ist es zum Beispiel, wenn der betreffende Freelancer keine Tages- oder Stundensätze abrechnet, sondern erfolgsabhängig bezahlt wird.

Umgekehrt gilt: Wenn ein Freier Weisungen unterliegt, in Dienstpläne eingebunden ist, an einem bestimmten Einsatzort arbeiten muss oder die Hard- und Software des Auftraggebers benutzt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die DRV seine Tätigkeit als abhängige Beschäftigung einstuft. „Entscheidend ist immer das Gesamtbild der Tätigkeit – nicht nur einzelne Indizien“, sagt Rechtsanwältin Becker. Ihre Beobachtung: „Je nachdem, welcher Sachbearbeiter einen Fall auf dem Tisch hat, sind für ein und dieselbe Tätigkeit unterschiedliche Bewertungen möglich. Zu bedenken ist auch, dass die Richtlinien der Rentenversicherung für die Rechtsprechung nicht bindend sind und es hier sogar Abweichungen geben kann.“

Welche Folgen hat es für Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter als scheinselbstständig eingestuft wurde?

In diesem Fall sind sie nicht mehr Auftraggeber, sondern Arbeitgeber des Betreffenden und müssen, rückwirkend für bis zu vier Jahre, die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nachzahlen. Zudem droht Auftraggebern eine Strafanzeige wegen Sozialversicherungsbetrug, den das Gesetz mit Geld- oder sogar Freiheitsstrafen ahndet.

Wie lässt sich dieses Risiko minimieren?

Denkbar ist es, im Vorfeld des Auftrags von sich aus ein Statusfeststellungsverfahren anzustoßen. Das schafft zumindest Rechtssicherheit und verhindert, dass das Unternehmen sich dem Verdacht des Sozialversicherungsbetrugs aussetzt. „Die Wahrscheinlichkeit, dass der freie Mitarbeiter am Ende des Verfahrens als frei eingestuft wird, ist inzwischen gerade in Bezug auf selbstständige Wissensarbeiter relativ gering“, warnt Anwältin Becker. „In vielen Fällen kommen Unternehmen daher nicht um eine gerichtliche Überprüfung herum.

Was ist zu tun, wenn ein freier Mitarbeiter als „arbeitsähnlicher Selbstständiger“ eingestuft wird?
In diesem Fall drohen dem Auftraggeber keine Nachteile. Der Grund: Als „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ gelten Mitarbeiter, die zwar alle Eigenschaften eines Freischaffenden mitbringen, aber überwiegend und längerfristig nur für einen und denselben Auftraggeber tätig sind. Solo-Selbstständige, die den Löwenanteil ihres Umsatzes mit einem einzigen Auftraggeber bestreiten, fallen besonders häufig in diese Kategorie. Die Folge: Sie unterliegen der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung, müssen die entsprechenden Beiträge aber aus eigener Tasche bestreiten – ohne Unterstützung eines Auftraggebers.


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