© cornecoba/iStock© cornecoba/iStock

erfolgreich

Erfolgreich unterwegs

Arbeiten wie im Büro lässt es sich auf Geschäftsreisen zwar nicht. Eine durchdachte Vorbereitung und die Wahl der richtigen Aufgaben steigert die Produktivität aber enorm.

Antworten auf die wirklich kniffeligen Fragen findet Michael Heveling auf Reisen. Der 48-Jährige arbeitet als Vertriebsleiter für herzchirurgische Produkte beim Medizintechnikhersteller Medtronic. Der Manager ist beruflich viel unterwegs, zum Beispiel auf Kundenterminen, Produktlaunches und Kongressen. Auf Reisen führt er Mitarbeitergespräche, arbeitet E-Mails ab und bringt sich bei seinen Projekten auf den neuesten Stand.

Eines aber macht er ganz besonders gern im Zug, Flugzeug oder im Auto: nachdenken. „Auf Geschäftsreisen hinterfrage ich mich oft selbst“, sagt Heveling. „Das geht unterwegs besser als vor dem Rechner.“ So wie vor einigen Monaten, als er im Zug in Gedanken einen bevorstehenden, schwierigen Kundentermin durchspielte und nach einem Perspektivwechsel seine geplante Taktik auf den Kopf stellte.

» Papierunterlagen sind auf Geschäftsreisen viel zu umständlich. « Rositta Beck, Organisationsberaterin

Vor Ort beim Kunden zeigte sich: die richtige Entscheidung. Die neue Strategie führte zum Erfolg – zur Unterschrift eines Jahresvertrags. Die Bedeutung von Geschäftsreisen insbesondere bei Kundenbeziehungen ist trotz digitaler Möglichkeiten wie Videokonferenzen ungebrochen. Eine Studie des Deutschen Reiseverbands ergab: Die befragten Geschäftsreisenden schätzen, dass persönliche Treffen die Abschlussbereitschaft von Aufträgen um durchschnittlich 46 Prozent erhöhen. Häufig wird die Reisezeit zum Arbeiten genutzt. Dabei ist eine gute Planung das A und O. Wir zeigen, wie Sie sich am besten fürs Arbeiten auf Geschäftsreisen vorbereiten:

Gute Strukturen helfen

In der Regel gut gerüstet sind Führungskräfte wie Vertriebsleiter Heveling, der ansonsten im Home­office arbeitet. Dabei nutzt er standardmäßig cloud-basierte Tools und greift häufig von extern auf Firmendaten zu. Viele Dokumente sind bei ihm digitalisiert – ein Punkt, der Rositta Beck zufolge entscheidend ist für die Frage, ob und wie effektiv unterwegs gearbeitet werden kann.

„Papierunterlagen sind auf Geschäftsreisen viel zu umständlich“, sagt die Organisationsberaterin. „Anwendungen wie Microsoft Office Lens helfen dabei, Unterlagen zu digitalisieren.“ Die App wandelt Fotos von Whiteboards, Flipcharts und Dokumenten um – zum Beispiel in PDFs – und schneidet sie dabei gleich auf die richtige Größe zu. Mehr noch: Mithilfe der Software One Note landen sie als Notizen im Notizbuch – und werden in Outlook per Hyperlink verknüpft, wenn ein Termin für das Bearbeiten der dazugehörigen Aufgabe erstellt wird. Ploppt die entsprechende Aufgabe dann auf, stehen gleich die entsprechenden Dokumente zur Verfügung.

„Es ist egal, ob Sie Anwendungen von Microsoft nutzen oder anderer Anbieter“, sagt Beck. „Nur eines ist wichtig: Wer viel von unterwegs arbeitet, sollte seinen Workflow so gestalten, dass er seine Anwendungen von einem Cockpit aus steuern kann und alles Hand in Hand funktioniert.“ Müsse zwischen einzelnen Apps gewechselt werden, gehe zu viel Zeit verloren. Auch das Handling werde komplizierter: Sind die Anwendungen nicht kompatibel, müssen Felder mitunter manuell nachjustiert werden – eine Unterbrechung, nach der man sich erst wieder in die eigentliche Aufgabe hineindenken muss.

Passendes Verkehrsmittel wählen

Soll eine ganz bestimmte Aufgabe unterwegs erledigt werden, lohnt es sich, das Verkehrsmittel entsprechend auszuwählen. Fährt beispielsweise ein komplettes Team zu einer Messe und will auf der Reise letzte Infos durchgehen, eignet sich eine Bahnfahrt am besten – eventuell sogar die Reservierung eines kompletten 6er-Zugabteils. Stehen vertrauliche Telefonate an, ist das Auto mit Freisprechanlage ideal. Ist das Verkehrsmittel gesetzt, hilft nur eins: sich darauf einstellen. Bei der Arbeit mit sensiblen Daten im öffentlichen Raum rät Beck zu Bildschirmfolien als Sichtschutz. Wer unbedingt in der Bahn telefonieren müsse, solle den Handybereich wählen und seinen Gesprächspartner vorwarnen, dass die Verbindung eventuell nicht standhält.

Was Bahn und Airlines bieten

Seit Juli 2017 wirbt die Deutsche Bahn mit einer verbesserten WLAN-Technik in ihren ICEs. In der 1. Klasse surfen Reisende kostenlos und unbegrenzt, in der 2. Klasse stehen jedem Reisenden pro Tag 200 MB zur Verfügung. Eine Garantie, dass das Netz funktioniert, gibt es aber nicht. Vertriebsleiter Heveling sorgt daher vor: „Ich mache mich so unabhängig wie möglich und lade mir alle notwendigen Unterlagen vor der Reise herunter.“ Für Strom ist im ICE gesorgt: Eine Steckdose ist an jedem Doppelsitz verfügbar, in der 1. Klasse zusätzlich auch an Einzelsitzen.
Anders sieht die Lage bei Flugreisen aus: Ob und zu welchem Preis WLAN vorhanden ist, variiert je nach Airline, Flugzeugtyp, Art der Strecke und Buchungsklasse. Auch die Stromversorgung zählt nicht zu den Standards, auf die sich Flug­reisende verlassen können. Die Lufthansa etwa bietet Stromanschlüsse auf Langstreckenflügen in der Premium Economy Class, Business Class und First Class. An den Sitzplätzen auf Kontinentalflügen hingegen finden Reisende keinen Stromanschluss.

Das sollten Sie dabeihaben

Für viele Geschäftsreisende sind Geräte wie Laptop, Smartphone und/oder Tablet gesetzt. Für das Messeteam im Zugabteil können sich zusätzlich zu vorbereiteten Handouts mit den letzten Infos als Gedächtnisstütze auch Whiteboardfolien eignen, die sich auf Scheiben aufkleben lassen. Wer längere Zeit ohne Stromanschluss überbrücken muss, packt einen externen Akku, eine sogenannte Powerbank, zum Laden ein oder besorgt sich smartes Gepäck (siehe Kasten).

Vertriebsleiter Heveling verzichtet in Bahn und Flieger meist auf sein Laptop – Smartphone und Tablet genügen ihm völlig. Bei seiner Lieblingsbeschäftigung „Nachdenken“ bleiben diese Geräte ohnehin ausgeschaltet: „Um gute Ideen aufzuschreiben, reichen mir auch Notizblock und Kugelschreiber.“

 

Smart Luggage – Gepäck, das mitdenkt

Smart Luggage liegt voll im Trend. Das schlaue Gepäck verfügt über zahlreiche technische Extras, die das Arbeiten unterwegs vereinfachen sollen. Flugreisende sollten vor dem Kauf gut hinschauen: Manche Airlines bestehen darauf, dass integrierte Akkus vor dem Transport entfernt werden – eine Möglichkeit, die längst nicht jedes smarte Gepäckstück bietet. Diese drei Koffer samt Ladestation und integrierter Waage schon:
Smartes Handgepäck:

Raden A 22 Carry-on
– lokalisierbar
– als Handgepäck nutzbar
– 295 USD (ca. 245 Euro)
www.raden.com

Robo-Koffer: Travelmate M
– bewegt sich eigenständig und folgt dem Besitzer automatisch
– öffnet und schließt per Fingerabdruck
– LED-Beleuchtung
– herausnehmbarer GPS-Chip
– Variante M (69 x 29 x 49 Zentimeter): 1.295 USD (ca. 1.080 Euro)
www.travelmaterobotics.com

Schreibtisch to go: Barracuda
– mit aufklappbarem Notebook-Tisch und Getränkehalter
– zusammenfaltbar
– 349,99 USD (ca. 290 Euro)
– Bezug via Brookstone:
bit.ly/2CdtFh9


Wir freuen uns über Diskussionen und Ihre Kommentare.
Wie in jeder Gemeinschaft ist es notwendig, dass sich alle Teilnehmer an die Netiquette halten. Durch Ihre Kommentare sollen interessante, gewinnbringende Debatten entstehen, an denen sich andere Nutzer gerne beteiligen. Beleidigungen und Schmähreden sind deshalb ebenso tabu wie Diskriminierungen und die unerlaubte Veröffentlichung persönlicher Daten. Bitte verstecken Sie sich auch nicht hinter Pseudonymen, sondern benutzen Sie Klarnamen.

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

CAPTCHA-Bild

*

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>