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Compliance: 4 Tipps für weniger Risiko

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft: Was für zwischenmenschliche Beziehungen gilt, kann sich im Geschäftsleben als Falle erweisen. Neue Urteile zum Thema Compliance nehmen Geschäftsführer und Vorstände von Aktiengesellschaften in die Pflicht. Die folgenden Tipps helfen Unternehmern daher, eine gute Compliance-Infrastruktur aufzubauen. Beachten Sie auch den Selbsttest der Creditreform Compliance GmbH am Ende dieser Checkliste.

Bereits Ende 2013 hat das Landgericht München ein ehemaliges Vorstandmitglied zur Zahlung von 15 Millionen Euro Schadensersatz (Az. 5 HK O 1387/10) verurteilt. Hier wurde versäumt, ein wirksames System gegen Korruption im Unternehmen zu schaffen. „Die Rechtsprechung fordert nun erstmals ausdrücklich ein wirksames Compliance-System, um derartige bewusste oder unbewusste Rechtsverstöße zu unterbinden”, mahnt Dr. Stefan Heutz, Rechtsanwalt und Compliance-Experte bei der Essener Wirtschaftskanzlei Kümmerlein Rechtsanwälte & Notare. Strafen und Schadensersatzforderungen könnten schließlich auch mittelständische Betriebe treffen. Beachten Sie daher folgende Empfehlungen:

1. Struktur: berichten, analysieren und steuern
Wer ist verantwortlich? Liegt die Federführung für das Compliance-Management bei der Rechtsabteilung, im Controlling oder unmittelbar bei der Geschäftsführung? In der Regel kann auf bereits vorhandene Strukturen im Unternehmen zurückgegriffen werden, so dass nur geringer zusätzlicher Aufwand entsteht. Ich empfehle, zunächst verantwortliche Personen für das Thema zu bestimmen. Sie sichern den Informationsfluss gegenüber der Geschäftsführung und den Mitarbeitern.

2. Analyse: Wo gibt es Risiken?
Im zweiten Schritt gilt es, Risikobereiche im Unternehmen zu identifizieren. Beispiel Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand: Wer hier Aufträge abwickelt, sollte überprüfen, ob zu Weihnachten Geschenke verteilt werden, die als Vorteilsgabe gewertet werden könnten. Bei internationalen Geschäften gelten zusätzlich die rechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Staates. Die Analyse der Risikobereiche ist häufig der aufwändigste Part bei der Entwicklung eines Compliance-Systems.

3. Dokumentation: Wissen schaffen und vermitteln
Eindeutige Anweisungen sind das A und O. Wichtig ist ein klares Bekenntnis der Unternehmensleitung zu Compliance. Diese Vorstellungen drücken sich unter anderem in einem schriftlichen „Compliance-Leitfaden“ aus. Dieser enthält außerdem Leitlinien und Vorgaben für die Mitarbeiter, wie sie sich hinsichtlich der im Unternehmen identifizierten Risikobereiche zu verhalten haben. Da sich lebendig vermitteltes Wissen besser festsetzt, empfehle ich, die Mitarbeiter zu schulen. In diesen Trainings lassen sich Situationen aus dem beruflichen Alltag simulieren.

4. Methodik: Überprüfen und Kontrollieren
Es ist unerlässlich, die Wirksamkeit des Compliance-Systems zu überwachen und fortzuentwickeln. Um zu prüfen, ob die Richtlinien im Alltag gelebt werden, sollten die Compliance-Beauftragten eine Methodik festlegen, die unter anderem Stichproben in allen relevanten Unternehmensbereichen einschließt.

Übrigens:
Mit der 4. Novelle der MaRisk vom 14. Dezember 2012 standen wichtige Änderungs- und Umsetzungsanforderungen an, die bis zum 31.12.2013 umzusetzen waren. Die neuen MaRisk stärken die Funktion des Risikomanagements und der Compliance im Unternehmen entscheidend – und die Implementierung einer umfassenden Compliance-Funktion ist nunmehr ausdrücklich aufsichtsrechtlich vorgeschrieben.

Doch hat auch Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt? 
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