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Das Prozessmanagement: Die Kür der Unternehmensorganisation

Kennen Sie folgende Situation? 5 Mitarbeiter, die die gleiche Sache 5-mal unterschiedlich machen? Keine standardisierte Qualität bei Ihren internen Prozessen? Sie können diese internen Prozesse gar nicht kontrollieren, weil jeder macht was er will? Angst vor Wachstum, weil Sie nicht wissen, wie sie die Prozesse in den Griff bekommen sollen? Etc..

Immer wieder begleichte ich meine Kunden bei dem Aufbau von Geschäftsprozessen in deren Unternehmen. Ziel dabei ist eine detaillierte Prozessdokumentation mit klaren Verant­wort­lichkeiten und Qualitäts-Anforder­ungen für Ein­gabe und Ausgabe an den Prozess-Schnittstellen. Ich helfe dabei, mit einem kritischen Blick von außen einzelne Schritte zu hinterfragen und zu optimieren, moderiere dabei zwischen den Prozessbeteiligten und baue mit dem Kunden zusammen die Dokumentation auf:

  • Checklisten
  • Vorlagen
  • Arbeitsanweisungen

Als Ergebnis bekommen die Kunden ein elektronisches und papierloses Handbuch, das nicht nur schnell und einfach gesichert werden kann, sondern auch die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt unkompliziert und schnell versorgt.

Wäre es nicht interessant für Sie, wenn auch in Ihrem Unternehmen das Fachwissen der Mitarbeiter in strukturierte Prozesse gebracht wird und alle Beteiligten davon profitieren können?

  • Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden: Alle Mitarbeiter bekommen einen Leitfaden an die Hand und Sie können die internen Prozesse besser kontrollieren, weil jeder macht, was im Prozess drin steht.
  • Sie schaffen mit den strukturierten Prozessen eine Basis für Wachstum und Weiterentwicklung und damit eine wichtige Fähigkeit, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Denn Kundenerwartungen, der Wettbewerb und die Märkte verändern sich – deshalb sollte Ihr Betrieb sich auch verändern können. Und dafür sind strukturierte Prozesse entscheidend.

Jede Aktivität im Unternehmen ist Teil eines Prozesses und erst, wenn Sie genau wissen, was wann und wie passiert, können Sie die Abläufe gezielt verbessern. Letztlich geht es darum, die einzelnen Organe eines Betriebs sinnvoll und gut funktionierend zu verbinden – zu einem ganzheitlichen Organismus. Ein gut organisierter Betrieb hat eine klare Aufbauorganisation sowie vereinbarte Hauptaufgabenlisten für jeden Mitarbeiter. Und schließlich machen die Organisationbasics – Selbstmanagement, Disziplin, Transparenz sowie eine klare Regelkommunikation – den Arbeitsalltag leichter. Durch die aufgebauten Standards sparen Sie Zeit und können sich so auf andere wichtigen Themen konzentrieren, die zu Ihrem Erfolg beitragen. Wie klingt das für Sie?

Technisch erfolgt das Ganze in ViFlow, einer Software für das Abbilden von Geschäftsprozessen, mit der wir seit vielen Jahren gute Erfahrungen gemacht haben. Das Programm ermöglicht es, die Prozesse web-basiert darzustellen, so dass jeder Prozess-Beteiligte von überall online zugreifen kann. Das Befolgen der Schritte in einem Prozess ist intuitiv und interaktiv aufgebaut, Checklisten und wichtige Informationen sind in einer Datenbank gebündelt.

Ein großer Vorteil, den ich immer wieder bestätigt bekommen, ist die Erleichterung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die grafische Darstellung des Gesamtprozesses hilft enorm beim Verständnis, wer was wann und wie macht, ermöglicht ein schnelleres selbständiges Arbeiten der neuen Mitarbeiter und sichert die Qualität der Leistung. Sollten die Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge haben, können diese zügig integriert werden. So stellen Sie sicher, dass Prozesse immer wieder unter die Lupe genommen werden. Gleichzeitig steigern Sie die Motivation der neuen Kollegen, indem Sie sie bei der Prozessgestaltung mit ins Boot nehmen.

Beste Medizin ist die, die man selber nimmt! Was wir unseren Kunden empfehlen, erproben wir täglich in unserem Unternehmen selbst. Seit bereits 5 Jahren sind wir nach ISO 9001 QM-Zertifiziert. Die Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern und dem Wachstum unseres Unternehmens Stand zu halten. Qualitätsmanagement ist fest in unserer Unternehmensphilosophie verankert und wird aktiv von den Mitarbeitern gelebt. Damit haben wir Team-Akzeptanz geschaffen und einen kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess etabliert.

Die Erfahrungen, die ich in den letzten Jahren gesammelt haben, sowohl auf der emotionalen Ebene im Team als auch in der technischen Umsetzung, gebe ich gerne an unsere Kunden weiter.

Haben Sie bereits ähnliche Erfahrungen gesammelt und wollen diese mit uns teilen? Dann nutzen Sie die Kommentar-Funktion am Seitenende. Ich freue mich auf einen regen Austausch.


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