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    E-Commerce, vernetzt

    Weniger ist mehr

    E-Mails entwickeln sich zunehmend zur Plage. In einer aktuellen Studie gaben 40 Prozent der Befragten an, sie sogar noch im Bett zu bearbeiten. Dabei gibt es für Berufstätige längst Mittel und Wege, um die E-Mail-Flut einzudämmen.

    An E-Mails scheint bis auf weiteres kein Weg vorbeizuführen. „Den Tod der E-Mail werden wir lange nicht sehen“, sagt Frank Wolf, Co-Gründer und CMO von Staffbase. Die App, die das Chemnitzer Startup entwickelt hat, nutzen Unternehmen als digitales Mitarbeitermagazin oder Intranet to go. Über das Kommunikationstool lassen sich Informationen teilen und kommentieren. Staffbase beschäftigt in Chemnitz, Dresden, Köln und New York 1.000 Mitarbeiter, hat nach eigenen Angaben schon 250 Kunden weltweit. Und dennoch schwärmt Wolf von genau dem Medium, das sein Unternehmen ein Stück weit überflüssig machen will: „Jeder hat sie, jeder kennt sie. Das ist die unglaubliche Macht der E-Mail.“ Man könne mit der elektronischen Post nahezu jeden Menschen rund um den Globus erreichen. Das System Mail ist universell, intuitiv, idiotensicher. „Das ist unübertroffen“, sagt Wolf.

    Erleichterung und Belastung zugleich
    Tatsächlich sind E-Mails laut Branchenverband Bitkom noch immer die wichtigste Form der Kommunikation am Arbeitsplatz. Durchschnittlich 21 Mails landen pro Tag im beruflichen Posteingang, drei von zehn Berufstätigen erhalten sogar 30 dienstliche Mails.

    Jürgen Kurz liebt E-Mails. Der Berater aus dem baden-württembergischen Nattheim versucht, sämtliche Konversationen in seinen E-Mail-Posteingang zu kanalisieren, ganz gleich, ob diese via Xing, Linkedin oder Facebook ihren Anfang genommen haben. „Stellen Sie sich vor, sie hätten sieben Briefkästen vorm Haus und müssten alle sieben kontrollieren“, sagt der Organisationsprofi, der Unternehmen dabei hilft, effizienter zu arbeiten.

    In einer aktuellen Umfrage der privaten AKAD-​Fernhochschule in Stuttgart sagte die eine Hälfte der Teilnehmer, Mails würden die Arbeit erleichtern. Die andere Hälfte hält sie für eine Belastung. Jeder der Befragten verbringt durchschnittlich zwei Stunden am Tag mit E-Mails, auch im Bett und auf dem WC. Die elektronische Post: Fluch und Segen zugleich. Denn dass die vielen Mails auch ablenken und die Konzentration rauben, ist unbestritten. Das Dilemma hat diverse Autoren sogar dazu veranlasst, ihm ganze Bücher zu widmen. Von Anitra Eggler etwa stammen die Werke „Mail halten!“ und – noch prägnanter – „E-Mail macht dumm, krank und arm“. In ihren Vorträgen ruft die selbsternannte Digitaltherapeutin seit Jahren zur „digitalen Selbstverteidigung“ auf. Ein Lieblingsspruch von Eggler lautet: „Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten.“ Je mehr Digitalbriefe man schreibt, umso mehr kommen zurück – und desto mehr Arbeit verursachen sie.

    Fünf Arten der Weiterverarbeitung

    Etwas konstruktiver ist der Ansatz von Jürgen Kurz. Eine E-Mail könne der Nutzer im Wesentlichen auf fünf Arten verarbeiten, sagt er: löschen, weiterleiten, archivieren, erledigen oder terminieren. Letzteres sei das größte Problem. Mails, die eine längere Bearbeitungsdauer erfordern, müssen zurückgestellt und irgendwann wieder hervorgekramt werden – und werden daher häufig vergessen. „Je größer die Organisation, desto häufiger werden E-Mails ignoriert“, stellt Kurz fest. Das passiere nicht aus böser Absicht, sondern meist aus Zeitnot oder Überforderung. Darum empfiehlt er, eine wichtige Mail stets zu markieren oder in einen Termin umzuwandeln, zum Beispiel in Form eines Reminders im Google-Kalender oder auf der To-do-Liste.

    Eine solch solide Mail-Strategie hat Frank Wolf nicht. „Ich schreibe einfach viel weniger E-Mails als früher“, sagt er. Ungefähr 20 dürften es noch pro Tag sein, hauptsächlich mit Kunden. Den Kollegen schreibt er kaum noch welche, auch keine Rundmails. Zur internen Kommunikation nutzen die Staffbaser ihr eigenes System, zur Kollaboration verwenden sie Slack.

    Denn wenn es so etwas wie einen E-Mail-Disruptor gibt, dann ist es die Software des gleichnamigen Startups aus San Francisco. Slack verwenden täglich sechs Millionen User, in Deutschland zählen das Reiseportal Trivago und der Kochboxanbieter Hello Fresh zu den Kunden. Bei Hello Fresh hat Slack nach Angaben eines Firmensprechers dazu beigetragen, „die Anzahl an E-Mails auf ein absolutes Minimum zu reduzieren“. Die Mitarbeiter kommunizieren bei Slack über einzelne Themenkanäle, können so gemeinschaftlich an Projekten arbeiten, ohne sich ständig E-Mails hin- und herschicken zu müssen. Sie teilen Dokumente und Bilder, können auch Einzelgespräche führen. „Slack ist der Pionier“, sagt Wolf anerkennend. „Die haben es zum ersten Mal geschafft, E-Mails zu reduzieren.“

    Dutzende Alternativen

    Dass im Markt der Messenger und Kommunikationsdienste viel zu holen ist, haben längst auch andere begriffen. Inzwischen gibt es Dutzende Slack-Alternativen. Sie heißen Avaamo, Circuit, Stackfield, Wickr Pro, Zinc oder Zulip und haben teils ganz unterschiedliche Ausrichtungen. Microsoft hat 2017 seine Gruppenchat-Software „Microsoft Teams“ vorgestellt, die angeblich schon 200.000 Organisationen einsetzen. Anfang 2018 zog die Facebook-Tochter Whatsapp nach und präsentierte eine Business-Funktion, die sich speziell an kleinere Unternehmen richtet. Laut Referenzliste nutzen diese auch schon Banken, Airlines und Hotels, um Flugzeiten oder Lieferbestätigungen an die Kunden zu verschicken – per Whatsapp-Nachricht und eben nicht per Mail. Auf der Suche nach einer Alternative war auch US-Einhorn Uber. Der schlagzeilenträchtige Fahrdienstleister stieg 2016 von Slack auf die Open-Source-Plattform Mattermost um, um sich einen eigenen Kommunikationsdienst namens uChat zu bauen. Man hatte es nicht geschafft, mithilfe von Slack Zehntausende Uber-Mitarbeiter unter einen kommunikativen Hut zu bekommen. Das zeigt auch: Bei all ihren Vorzügen, der Weisheit letzter Schluss scheinen auch die neuen Kommunikationstools nicht zu sein. Das sind gute Nachrichten für die E-Mail. Ihr Überleben ist bis auf weiteres gesichert. Weder Slack noch Staffbase werden ihr den Todesstoß versetzen. Wie oft Frank Wolf denn am Tag noch seine Mails checke? „Zu oft“, gibt er zu.

    7 Tipps, mit denen Sie Ihre E-Mails besser organisieren

    ✪ Sich kurzfassen
    „Ich halte viel davon, kurze E-Mails zu schreiben“, sagt Organisationsberater Jürgen Kurz. Oft reicht es sogar, ausschließlich die Betreffzeile zu befüllen. Manche Unternehmen oder Abteilungen arbeiten mit Codes. Ein „I“ in der Betreffzeile könne beispielsweise für Information stehen, ein „E“ für Entscheidung. Wichtig sei es, dem Empfänger zu signalisieren, dass er die E-Mail erst gar nicht öffnen müsse. Eine Möglichkeit sind weitere Codes wie die Abkürzung EOM (end of message) oder die Zeichenfolge /// am Ende der Betreffzeile.

    ✪ Manches sofort erledigen
    „Ich empfehle: Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können – tun Sie’s gleich!“, sagt Jürgen Kurz. E-Mails, die nur ein Ja oder Nein erfordern oder eine Terminbestätigung, solle man erst gar nicht auf die lange Bank schieben. In Ping-Pong-Mails sollte das Ganze aber nicht ausarten. Diese zählen zu einer Ursünde im Mailverkehr – genauso wie die Unsitte, Empfangsbestätigungen anzufordern.

    ✪ Tempo drosseln
    Die große Mehrheit der Absender kann getrost eine Weile auf eine Reaktion warten. E-Mails seien nicht dazu erfunden worden, um innerhalb von zwei Stunden beantwortet zu werden, glaubt Kurz. Wer das ständig tue, von dem werde es irgendwann auch erwartet. Darum: Tempo drosseln. Bei wirklich dringenden Angelegenheiten muss der Initiator ohnehin zum Telefonhörer greifen oder persönlich ins Büro kommen. Häufiger zum Hörer greifen sollte man aber noch aus einem ganz anderen Grund. Wem Kunden- und Kontaktpflege am Herzen liegen, der führt auch persön­liche Gespräche.

    ✪ Eingang reduzieren
    Viele kleine Maßnahmen helfen, die Menge an eingehenden Mails zu reduzieren. Wenn man etwa aus einem internen Verteiler gestrichen werden will, genügt eine kurze Antwortmail oder ein Anruf beim Absender. Außerdem: Werbemails in den Spam-Ordner verschieben, um sie als unerwünscht zu markieren. Newsletter abbestellen. Das ging bis vor kurzem sogar automatisch, mit kostenlosen Tools wie unroll.me. Aber Achtung: Der praktische Aufräumdienst verkaufte die gesammelten Daten seiner Nutzer und ist wegen der neuen Datenschutz-Grundverordnung in der EU vorerst nicht mehr verfügbar.

    ✪ Feste Zeiten
    Ein beliebter und effektiver Tipp lautet: E-Mails immer nur zu festen Zeiten bearbeiten, zum Beispiel morgens direkt um 9 Uhr, nach der Mittagspause um 14 Uhr und dann wieder nachmittags um 17 Uhr. Das beinhaltet, auf Pop-ups und andere ablenkende Signale zu verzichten – und auch nach Feierabend nicht mehr in den Posteingang zu linsen. Die ständige Erreichbarkeit ist zu einem Thema mit politischer Tragweite geworden, manche Arbeitgeber haben sie sogar verboten. Aber: Speziell für Selbstständige ist das oft unrealistisch, sie müssen und wollen erreichbar bleiben. Ein Kompromiss könnte lauten: Auch nach Feierabend nur zu ausgewählten Zeiten ins Postfach schauen, zum Beispiel ein letzter Check um 20 Uhr.

    ✪ Pakete schnüren
    Feste Bearbeitungszeiten haben einen weiteren Vorteil: Man kann mehrere Mails im Paket beantworten. „Wer fünf Mails ganz schnell hintereinander beantwortet, hat das Gefühl, etwas geschafft zu haben“, sagt Kurz. Dann könnten Mails sogar regelrechte Glücksgefühle auslösen. Zumal umgekehrt gilt, dass E-Mails, die unbearbeitet im Posteingang liegen, mental belasten.

    ✪ E-Mails nicht vergessen
    Wird eine Anfrage ignoriert, folgt die nächste Erinnerungsmail auf dem Fuß – oft mit dem Vorgesetzten in CC. Der Posteingang füllt sich dadurch unnötig. Daher: E-Mails bitte nicht vergessen! Was hilft: Wichtige Mails markieren, in den Archivordner oder einen entsprechenden Projektordner verschieben. Viele schwören auch auf eine eigene Ordnerstruktur, um den Überblick zu bewahren.


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