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Firmenumzug: So gelingt ein reibungsloser Standortwechsel

Freitags raus, montags rein: Firmenumzüge sollen schnell und reibungslos ablaufen. Voraussetzung dafür ist eine langfristige und detaillierte Planung. Die können vor allem erfahrene Dienstleister garantieren. Sie wissen, wo die Stolpersteine liegen.

Heinz-Jürgen Roth mag die Details. Wenn er etwas plant, dann derart genau, dass eine Panne praktisch ausgeschlossen ist. Der Geschäftsführer des Laborunternehmens Limbach & Kollegen am Standort Heidelberg war damit genau der Richtige für den Umzug seiner 600-Mitarbeiter-Firma – eben nicht nur, weil er der Chef ist.

Die damaligen Räumlichkeiten des 40 Jahre alten Unternehmens waren zu klein geworden, die Mitarbeiter über mehrere Etagen verteilt, sodass ein persönlicher Austausch umständlich geriet. Zudem dümpelte die Gebäude- und insbesondere die Klimatechnik auf dem Stand der 80er-Jahre dahin. Überdies saß nicht jeder Beschäftigte in einem Raum mit Tageslicht.

Gründe genug also, um einen Umzug anzugehen – und in einen Neubau zu investieren. Zum Glück habe sich ein unbebautes Grundstück auf der gegenüberliegenden Seite der derselben Straße nur 500 Meter entfernt gefunden, sagt Roth.

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Tagtäglich ziehen in Deutschland Firmen von A nach B. Die Räume sind zu klein geworden oder genügen nicht mehr den Ansprüchen, und manchmal fahren die Lastwagen vor, weil die Firma geschlossen wird. Dazu kommen Fälle, wenn Firmen fusionieren oder aufgekauft und Standorte zusammengelegt werden.

Eine Statistik gibt es dafür nicht, der Umzugsmarkt ist weitgehend unerforscht. Immerhin ist bekannt: Die typische Umzugsfirma hat rund 20 Mitarbeiter und rund sechs Lastwagen. Die übliche Umzugsdistanz sind circa 50 Kilometer.

Rund 260 Kilometer nordwestlich von Limbach & Kollegen in Heidelberg sitzt Thorsten Hegener, 49, im sauerländischen Meschede und freut sich über die neuen Räumlichkeiten seiner gleichnamigen Steuerkanzlei. Vor wenigen Monaten ist seine 13-köpfige Belegschaft innerhalb von drei Tagen aus einem 80er-Jahre-Hochhaus in der Innenstadt in ihr neues Domizil in einem Gewerbegebiet gezogen.

„Die alte Bleibe war kaum modernisiert, zudem waren die Räume ungünstig geschnitten. Wir mussten durch das Treppenhaus, um zu weiteren Kollegen zu gelangen“, erzählt Hegener. Nun arbeiten sie in einem hübschen Bau, lichtdurchflutet, in der Eingangshalle liegt Marmorboden. Die Hecken vor dem Gebäude sind sorgfältig gestutzt, Parkplätze gibt es direkt vor dem Eingang: Diese repräsentative Unterkunft genügt Hegeners Ansprüchen.

750 Umzüge pro Jahr

Hegener nahm für den Umzug die Dienstleistung eines regionalen Möbelspediteurs in Anspruch. Hörster Umzüge entspricht idealtypisch dem Bild eines deutschen Umzugsunternehmens. 1871 gegründet, leitet Christiane Bühl den Betrieb heute mit ihrem Bruder in fünfter Generation. Die 53-Jährige zieht mit ihren 20 Mitarbeitern rund 750 Umzüge pro Jahr durch, vom Mittelständler über Stadtverwaltungen bis hin zu Museen, auch einen Hotel-Umzug am Nürburgring haben sie schon bewerkstelligt.

» Empfindliche Geräte wurden mit Schock- und Kipp-Indikatoren versehen, um auch kleinste potenzielle Schädigungen rechtzeitig vor Wiederinbetriebnahme zu erkennen. «
Heinz-Jürgen Roth, Limbach & Kollegen

Hegener ist durch die persönliche Empfehlung eines Mandanten auf Hörster Umzüge gestoßen. „Zusätzlich ist es sinnvoll, auf entsprechende Referenzen zu achten und gegebenenfalls auch die Zufriedenheit bei einem ehemaligen Kunden abzufragen“, rät Dierk Hochgesang, Geschäftsführer vom Bundesverband Möbelspedition und Logistik.

Steuerprofi Hegener hat qua Beruf noch einen Vorteil: „Als Steuerberater erhält man durch die Rechnungen der Mandanten hilfreiche Informationen, wer mit wem umgezogen ist.“ Er inspizierte mit Umzugsexpertin Bühl zunächst die alten Räume. Sie berechnete das Volumen, schrieb ein Angebot, das Hegener wenige Tage später annahm.

Zu den genauen Kosten schweigen beide. Jedes Angebot ist individuell, abhängig vom Transportvolumen und beispielsweise davon, ob eine Firma die neuen Räume mit neuem Mobiliar bezieht, welches sie separat anliefern lassen.

Vom groben Plan bis zum kleinsten Detail

Steuerberater Hegener hat dagegen die Büromöbel mitgenommen. Über eine Außenrampe ratterten am Umzugstag Kartons, Schreibtische und Stühle vom sechsten Stock nach unten. Zuvor hatten seine Mitarbeiter die Kartons eigenhändig gefüllt. „Aufgrund unserer sensiblen Daten dürfen keine Umzugskartons wegkommen. Insofern haben wir selber Hand angelegt.“

Innerhalb eines Tages war die alte Bleibe ausgeräumt, einen weiteren Tag brauchte es, bis alles an seinem Platz im neuen Gebäude stand. „Wir hatten die Räume beschriftet, sodass jeder wusste, wohin die Sachen kommen“, sagt Hegener, der gar nicht oft genug betonen möchte: „Planung ist bei einem Umzug das A und O.“ Möbelspediteurin Bühl kann das nur bestätigen. „Wir unterscheiden in die Grobplanung und die Umzugsfeinplanung“, sagt sie.

Sie erwähnt auch noch das Umzugsleitsystem. Konkret bedeutet das, dass alle umzuziehenden Dinge einen Positionsaufkleber bekommen, anhand dessen jeder Mitarbeiter weiß, wohin das Gut kommt. Und jede Zimmertür wird mit einem Plan versehen, auf dem alle Möbel sortiert den Bereichen zugeordnet sind. Sie verweist auch darauf, dass professionelle Umzugsunternehmen die Zertifizierung nach ISO 9001 vorweisen und somit den Anforderungen der industriellen Kundschaft nach zertifizierten Lieferanten folgen können.

Ungleich komplexer als der Umzug von Hegeners Kanzlei sollte sich der von Roths Laborfirma in Heidelberg gestalten. Zum einen bekamen gleich 450 Mitarbeiter des Laborbetriebs eine neue Bleibe, zum anderen beinhaltete das Umzugsgut Gegenstände, die sensibel transportiert werden mussten.

Gefrier- und Kühlschränke mussten während der Fahrt zum neuen Objekt in Betrieb bleiben, teure Geräte wie Massenspektrometer äußert vorsichtig behandelt werden. „Diese empfindlichen Geräte wurden mit sogenannten Schock- und Kipp-Indikatoren versehen, um auch kleinste potenzielle Schädigungen rechtzeitig vor Wiederinbetriebnahme zu erkennen“, sagt Roth, dessen Firma unter anderem auf dem Gebiet der Infektiologie, der molekularen Diagnostik und der Transfusionsmedizin arbeitet.

» Ein Umzug von bis zu 60 Mitarbeitern ist in rund drei Wochen planbar, für 130 Personen und mehr braucht man rund ein Dreivierteljahr. «
Horst Geuer, Geuer International

Roth war nach den ersten Überlegungen deshalb schnell klar, dass er das Projekt nur mit einem großen, bundesweit tätigen Unternehmen durchziehen kann. Durch eine persönliche Empfehlung kam er auf Geuer International. Die Firma hat ihren Sitz in Senden bei Münster und beschäftigt 80 Mitarbeiter. Inhaber Horst Geuer kam für einen halben Tag mit seinem Projektteam nach Heidelberg, um die Ausmaße des Umzugs zu eruieren.

Der 58-Jährige sagt: „Ein Umzug von bis zu 60 Mitarbeitern ist in rund drei Wochen planbar, für 130 Personen und mehr braucht man rund ein Dreivierteljahr.“ Umso schneller gehe der Umzug selbst vonstatten. „Früher haben wir für 200-Mitarbeiter-Firmen drei Tage gebraucht, heute brauchen wir einen Tag für doppelt so große Unternehmen“, sagt er.

Laborunternehmer Heinz-Jürgen Roth und Geuers Mitarbeiter nahmen in der Folge das Volumen sämtlicher Umzugsteile auf und listeten diese in einer Datenbank. „Ein Umzugshandbuch mit allen notwendigen Informationen und Kontaktdaten der Umzugsbeauftragten, mit differenzierten Plänen der Räumlichkeiten und farblicher Kodierung und Raumnummern, zur Annahme an der alten Wirkungsstätte und Abgabe im Neubau, sowie mit eindeutigen Zeitplänen wurde erstellt“, sagt Roth.

Die Feinplanung enthielt schließlich einen genauen Ablaufplan. Jeder zu bewegende Gegenstand wurde mit einem Adressaufkleber inklusive Positionsnummer versehen. Vor den Eingängen der Räumlichkeiten im Neubau hingen Pläne, auf denen auf einen Blick alle Möbel mit Positionsnummern zu sehen waren.

Proben für den Feinschliff

Vor den entscheidenden Tagen gab es eine einmonatige Probephase. An vier Wochenenden vor dem Umzug führten Roth und seine Mitstreiter Testläufe durch, damit alle Mitarbeiter wissen, wo sich ihre neuen Arbeitsplätze befinden. „Der eigentliche Umzug erfolgte in zwei Phasen und dauerte insgesamt zehn Tage, wobei wir teilweise den vordefinierten Zeitplan unterschreiten konnten“, sagt Roth.

Die Umzugstage hatte er auf das Ende eines Quartals gelegt, weil zu diesem Zeitpunkt traditionell das Geschäft ruhiger ist. Und um einen geschmeidigen Umzug hinzubekommen, hatte das Laborunternehmen eine Urlaubssperre für die betreffenden Tage verhängt. Damit die Mitarbeiter im neuen Gebäude auf dem direkten Weg ihren Arbeitsplatz finden, erhielten sie Laufkarten. Zudem ernannte die Geschäftsführung einige Kollegen zu Umzugslotsen, die am Umzugstag die Abläufe steuerten.

Dank der ausgefeilten Planung lief der Umzug weitgehend frei von Pleiten, Pech und Pannen ab. Das lag unter anderem auch am pünktlich fertiggestellten Neubau – für Experten eine Seltenheit in Deutschland. „Das größte Problem tritt im Regelfall ein, wenn die neue Liegenschaft nicht wie geplant bezugsfertig ist“, weiß Dierk Hochgesang vom Bundesverband Möbelspedition und Logistik. „Das kann die Immobilie als solches betreffen oder die technische Ausstattung.“

Umzugsunternehmer Geuer sagt: „Leider verschiebt sich fast jeder Umzug in einen Neubau durch dessen nicht plangemäße Fertigstellung.“ Besonders eklatant sei die Lage beim Staat als Bauherrn. „Wir können den Kunden deshalb nur raten“, sagt Geuer, „sich immer wieder beim Architekten und bei den Baufirmen zu erkundigen, wie der Baufortschritt ist, und lieber konservativ zu planen.“ Denn nichts ist ärgerlicher als auf gepackten Kartons zu sitzen und auf den Neustart am neuen Standort zu warten.

 

Ausmisten oder Aufbewahren? Was weg kann – und was nicht?

Privat wie beruflich – ein Umzug bietet immer auch die Chance, auszumisten. Firmen müssen dabei aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten berücksichtigen. Handelsbriefe und Geschäftspapiere mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung müssen laut Handelsgesetzbuch sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Sogar zehn Jahre müssen sie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventarberichte sowie Buchungsbelege und Eingangs- und Ausgangsrechnungen hüten.

Abseits von rechtlichen Vorschriften macht Umzugsunternehmerin Christiane Bühl allerdings einen Trend zum aufgeräumten, puristischen Büro aus. „Ordnung und Reduktion aufs Wesentliche fördern nicht nur die Konzentration, sondern vermitteln auch das gute Gefühl, alles im Griff zu haben“, sagt Bühl. Einige persönliche Akzente und Lieblingsstücke würden gern gesehen, seien sie doch Ausdruck der Persönlichkeit des Mitarbeiters. Und: „Manches gehört als Erinnerungsstück zur Geschichte ins Firmenarchiv.“


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