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Steuern: Betriebsprüfungen richtig vorbereiten

In einer der vorigen Ausgaben wurde beschrieben, wie sich Finanzamtsprüfer für Außenprüfungen präparieren. Doch welche Vorkehrungen sollten Unternehmen treffen? Die Erfahrungen zeigen, dass der Vorhaltung betrieblicher Datenbestände höchste Priorität eingeräumt werden muss. Ansonsten drohen Verzögerungsgelder und Hinzuschätzungen. Doch es gibt auch gute Nachrichten.

Seit der Einführung ihres Datenzugriffsrechts haben die Finanzbehörden den Anteil digitaler Außenprüfungen stetig ausgeweitet. Sie nehmen sich dabei verstärkt Systemen an, die der eigentlichen Finanzbuchhaltung vor- oder nachgelagert sind – Kassen, Waren- und Materialwirtschaft, Auftragssteuerung, Zahlungsverkehr oder Cloud-Lösungen etwa.

Unternehmen müssen maschinell auswertbare Datenbestände überdies schon deshalb möglichst umfassend vorhalten, weil die seit Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ selbst den Zugriff auf nach außersteuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen sowie Dokumenten in elektronischer oder Papierform erlauben.

Im Gegenzug verzichten die neuen Buchführungsregeln auf eine Aufbewahrung von E-Mails, sofern diese lediglich als Transportmittel dienen und alle Inhalte der übertragenen Eingangsrechnungen oder Kontoauszugsdaten im E-Mail-Anhang enthalten sind. In diesen Fällen brauchen lediglich die relevanten Anhänge vorgehalten werden.

Auch die aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30. August 2017 (Az.: XI R 24/16) erleichtert Unternehmen die Arbeit: Obwohl im strittigen Sachverhalt der Vorsteuervergütungsanspruch eines polnischen Klägers aus Rechnungskopien im Vordergrund stand, machten die höchsten Finanzrichter klar, dass originalgetreue digitale Reproduktionen von den Finanzämtern auch außerhalb des Vorsteuervergütungsverfahrens als Rechnung anerkannt werden müssen.

Keine Rolle spielt dabei, ob sie als Kopie, Doppel, Duplikat oder Zweitschrift gekennzeichnet sind. Dieser jüngste Beschluss steht im Einklang mit der bislang ergangenen Finanzrechtsprechung. So entschied der BFH bereits am 26. September 2007 (Az.: I B 53, 54/07), dass die Prüfungsdienste der Finanzbehörden nicht nur eingescannte Belege am Bildschirm einsehen dürfen, sondern jegliche aufbewahrungspflichtige Unterlage, die vom Unternehmen aus der Papierwelt in eine rein elektronische Ausgabeform überführt wird.

Weil die digitalisierten Daten an die Stelle der Originale treten, müssen Unternehmen eingescannte Belege – im zugrunde liegenden Fall die in Papierform eingegangenen Rechnungen – über ihre DV-Systeme lesbar machen.

Dokumente digitalisieren

Beim ersetzenden Scannen erlauben die im internationalen Bereich durchaus liberalen deutschen Aufbewahrungspflichten seit Jahren die Vernichtung originärer Papierdokumente nach Digitalisierung, sofern unternehmensspezifische Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der ohnehin für betriebliche DV-Systeme vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation aufgeführt sind.

Offen war bislang allerdings die Frage, ob Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege statt per Scan auch durch Fotografieren mit mobilen Endgeräten wie Smartphones rechtssicher digitalisiert werden dürfen. Ähnlich wie bei der zunehmend beliebter werdenden Erfassung von Arztrechnungen und Rezepten durch Krankenkassen-Apps könnten sich nach den bisherigen Erfahrungen aus Pilotprojekten dadurch auch bei den Unternehmen hohe Einsparpotenziale ergeben. Beispielsweise beim mobilen Scannen von Reisekostenbelegen mit anschließender zeitnaher Übertragung an den Arbeitgeber.

Dies haben auch die Finanzbehörden erkannt und stellen in ihrem kürzlich vorgelegten Entwurf zur Neufassung der GoBD das Fotografieren von Belegen rechtlich dem stationären Scanvorgang gleich. Eine solche bildliche Erfassung durch mobile Geräte soll künftig sogar im Ausland erlaubt sein, wenn die Belege dort entstanden sind.

Zudem dürfen Papierbelege bei einer vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt genehmigten elektronischen Buchführung im Ausland zum ersetzenden Scannen an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden, wenn denn deren Digitalisierung im Anschluss zeitnah erfolgt.

Der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) an die Wirtschaftsverbände zur Stellungnahme übersandte Diskussionsentwurf sieht darüber hinaus eine weitere, für zahlreiche Unternehmen wichtige Vereinfachung von – und zwar bei den sogenannten Inhouse-Fomaten.

Denn nach den geltenden GoBD-Vorgaben (Randziffer 135) müssen bei der zur Weiterverarbeitung eingehender Dokumente und Daten in den eigenen DV-Systemen häufig notwendigen Konvertierung bislang noch beide Versionen archiviert, derselben Aufzeichnung zugeordnet und mit demselben Index verwaltet werden. Auch damit soll bald Schluss sein: Sofern die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und nachgewiesen wird, entfällt die Aufbewahrungspflicht für in Inhouse-Formate konvertierte (Original-)Unterlagen.


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