Alles im grünen Bereich?

Im hektischen Geschäftsalltag bleiben strategische Ziele oft auf der Strecke. Wer sein Unternehmen mit den passenden Kennzahlen steuert, kann das verhindern. 

Das Gespräch mit der Sparkasse war gerade noch mal gut gegangen. Die Fliesen Hegemayer GmbH – ein zwölf Mitarbeiter starker Handwerksbetrieb – konnte ihren Kontokorrentkredit von 50.000 auf 100.000 Euro verdoppeln, um einer starken Zunahme von Forderungen und Materialvorkauf zu begegnen. Verbunden mit einem deutlichen Wink mit dem Zaunpfahl: Wir erhöhen den Kredit aufgrund der langjährigen guten Geschäftsbeziehung, hieß es bei der Hausbank, und wegen vorhandener Sicherheiten aus einer früheren, bereits teilweise zurückgeführten Investitionsfinanzierung.

Über das Eigenkapital möge man aber dringend nachdenken. Es liege trotz wachsenden Geschäftsvolumens und höherer Bilanzsumme unverändert bei 25.000 Euro. Selbst unter Einrechnung des Gewinnvortrags von 32.000 Euro ergebe sich lediglich eine Eigenkapitalquote von 16 Prozent der Bilanzsumme (356.000 Euro). Würde der Geschäftsführer den Gewinnvortrag ausschütten – was jederzeit möglich wäre –, dann betrüge die Quote nur noch sieben Prozent. Aus Bankensicht solle sie aber bei 20 Prozent und höher liegen.

Keine Zeit für Zahlen

Über Geld redet niemand gern – und schon gar nicht darüber, was er mit seiner Hausbank bespricht. Deshalb handelt es sich bei der Fliesen Hegemayer GmbH um ein fiktives Beispiel. Es stammt von Carl-Dietrich Sander und steht stellvertretend für viele Unternehmen, mit denen sich der KMU-­Fachberater für Unternehmensfinanzierung tagtäglich befasst – Firmen, die im hektischen Geschäftsalltag zu wenig Zeit finden, um sich mit den eigenen Zahlen auseinanderzusetzen.

Doch der regelmäßige Blick auf einige wichtige Kennzahlen ist notwendig – denn nur so bleiben strategische Unternehmensziele präsent und können in alltägliche Entscheidungen einfließen. Aber welche Werte passen zu den Zielen? Wie sorgen Unternehmer dafür, dass diese im Alltag präsent bleiben, und wie stellen sie es an, dass einer Analyse auch Taten folgen?

Bestandsaufnahme – wo steht das Unternehmen gerade?

Befassen sich Unternehmer intensiver mit Kennzahlen, werden sie schnell davon überschwemmt. Allein im Bereich der Erfolgs- und Bilanzkennzahlen gibt es mehrere Dutzend – eine Fülle, die oft abschreckt. Im Mittelstand plädieren Experten wie Jörg Roos dafür, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Der frühere GmbH-Geschäftsführer sieht sich als Mentor für Unternehmer. Er sagt: „Drei bis fünf Kennzahlen genügen, um ein Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken.“

Sie sollten wichtige Unternehmensziele abbilden, aber nicht ausschließlich. „Entscheidend ist auch die Phase, in der sich Unternehmen gerade befinden“, sagt Roos. Diese könne oft auch den Kontext für eine Interpretation liefern: Die Wachstumsrate der Neu­kundengewinnung – ein insbesondere für junge Unternehmen bedeutender Wert – könne bei einem Startup bei 50 bis 200 Prozent liegen. „Bei einem traditionellen Handwerksbetrieb, der mit einer klugen On­line-Marketing-Strategie versucht, neue Kunden zu gewinnen, halte ich zehn bis 20 Prozent für möglich.“

Innovationswerte für Zahlenmuffel

Auch ein Blick auf die eigene Branche könne sinnvoll sein: So hält Roos bei einem Malerbetrieb eine Umsatzrentabilität von 30 Prozent für realistisch, bei einem Einzelhändler aber lediglich zehn Prozent. Zudem helfen Benchmarks wie die 20 Prozent Eigenkapitalquote aus dem Beispiel der Fliesen Hegemayer GmbH bei einer Interpretation. Wichtig sei auch: Ehrlich zu sich selbst sein und bei akutem Desinteresse an Kennzahlen frühzeitig gegensteuern. „Mit Kennzahlen zum Thema Innovation – zum Beispiel der Menge der neu entwickelten Produkte – lassen sich auch Führungskräfte zur Beschäftigung mit Kennzahlen bewegen, die sonst wenig damit am Hut haben“, sagt Roos.

Mit den richtigen Fragen die passenden Kennzahlen finden

Der Berater hat folgende Checkliste erstellt, um Unternehmern die Wahl der passenden Kennzahlen zu erleichtern:

• Lässt sich für die Kennzahl ein Ziel beziehungsweise ein Zielwert festlegen?
• Ist die Kennzahl so weit wie möglich komprimiert?
• Werden im hektischen Geschäftsalltag Abweichungen auffallen?
• Stehen die zur Ermittlung der Kennzahl notwendigen Daten im geforderten Zeitrhythmus zur Verfügung?
• Ist die Aussage der Kennzahl eindeutig und leicht verständlich?
• Kann die Kennzahl in einer angemessenen Zeit interpretiert werden?
• Ist die Kennzahl in einer angemessenen Zeit zu ermitteln?
• Machbarkeit sicherstellen –und entsprechend handeln

Um zu gewährleisten, dass Unternehmer ihre Kennzahlen täglich verfolgen, rät Roos, sie so aufzubereiten, dass sie auf eine DIN-A4-Seite im Querformat passen. Dashboard nennt er das.

Je nach Menge der Belege empfiehlt er Unternehmern mit kleinen Betrieben, sich täglich 15 bis 30 Minuten mit ihren Rechnungen zu beschäftigen, diese vorzusortieren und eventuell einzuscannen. Wöchentlich sollte eine Stunde auf das richtige Verbuchen verwendet werden. Dann genüge es auch, einmal pro Monat einen halben Tag für die Analyse der Zahlen einzuplanen und daraus die richtigen Handlungen abzuleiten.

Stellschrauben, an denen Unternehmer drehen können

Aber was tun, wenn die Werte nicht wie gewünscht ausfallen? „Die Formel jeder Kennzahl liefert die Stellschrauben, an denen ich als Unternehmer drehen kann“, sagt Sander. Im Falle der Eigenkapitalquote (Eigenkapital : Bilanzsumme x 100) wären das: Eigenkapital zuführen beziehungsweise Gewinne stehen lassen und/oder die Bilanzsumme verringern – etwa, indem der Unternehmer prüft, ob er die Lagerbestände verkleinern kann.

Bei seinem fiktiven Fall würde KMU-Fachberater Sander mehrgleisig fahren: Die Fliesen Hegemayer GmbH vereinbart nun so oft wie möglich Anzahlungen mit ihren Kunden. Außerdem setzt das Unternehmen auf ein verbessertes Forderungsmanagement und mahnt überfällige Rechnungen regelmäßig an. Zuvor wurden Mahnungen nur dann geschrieben, wenn es zeitlich gepasst hat.

Höhere Eigenkapitalquote freut nicht nur die Hausbank

Und das Eigenkapital wird gestärkt: Der Gewinnvortrag wird in Stammkapital umgewandelt. Das freut die Hausbank – und das Unternehmen kann mögliche Rückschläge künftig besser verkraften.

Kennzahlensystem für den schnellen kaufmännischen Überblick

Auch KMU-Finanzspezialist Carl-Dietrich Sander ist überzeugt davon, dass nur wenige Kennzahlen reichen, um zu wertvollen Erkenntnissen zu gelangen. Er rät zum sogenannten Quicktest des österreichischen Professors und Unternehmensberaters Peter Kralicek, der auf folgenden Zahlen basiert:

• Eigenkapitalquote
• Cashflow in Prozent von Umsatz beziehungs­weise Betriebs- und Gesamtleistung
• Gesamtkapitalrendite
• Schuldentilgungsdauer

Ein Arbeitsblatt zur Berechnung empfiehlt Sander hier.
Als Beispiel für ein gelungenes Dashboard hat Experte Roos der Redaktion ein PDF zur Verfügung gestellt. Es steht hier zum Download bereit.