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Creditreform

Der Softwarehersteller HS hat das neue Verfahren in den vergangenen Monaten gemeinsam mit Pilotkunden sowie im eigenen Haus getestet und dient uns als Praxisbeispiel: In Kürze wird das HS den Anwendern seiner Lohnsoftware die ELStAM-Funktionen mit einem neuen Programmstand zur Verfügung stellen. „Unmittelbar nach der Installation haben unsere Kunden die Möglichkeit, die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale komfortabel abzurufen. Ihren Verfahrensstart können sie bis Dezember individuell festlegen, sodass er optimal zu den organisatorischen Abläufen passt“, sagt Produktmanager Christian Seifert.

ELSTER-Zertifikat erforderlich

Bevor sie in das ELStAM-Verfahren einsteigen, müssen Arbeitgeber allerdings sicherstellen, dass sie ein auf ihre aktuelle Steuernummer registriertes ELSTER-Zertifikat verwenden – denn nur dann ist ein Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale möglich. Besonders aufmerksam sollten hier Arbeitgeber in den Bundesländern Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Sachsen-Anhalt sein. Der Grund: In diesen Ländern wurden in den vergangenen Jahren neue Steuernummern vergeben.

„Auch Unternehmen, die bereits Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen mit Hilfe eines ELSTER-Zertifkats versenden, müssen daher überpüfen, ob ihre aktuelle Steuernummer mit der beim letzten ELSTER-Zertifizierungsverfahren verwendeten Steuernummer übereinstimmt“, so Christian Seifert. Dies können Arbeitgeber leicht in Erfahrung bringen, indem sie sich mit ihrem ELSTER-Zertifikat im ElsterOnline-Portal einloggen.

Auf der Startseite des Benutzerkontos finden sie die Steuernummer, unter der das Zertifikat registriert ist. Weicht diese von der aktuellen Steuernummer ab, muss ein neues ELSTER-Zertifikat beantragt werden.

Durch die verpflichtende Authentifizierung (Identitätsprüfung des Absenders) soll der Versand vonSteuermeldedateien sicherer werden. Bevor Steuermeldedateien mit Hilfe des Dienstprogrammes Elektronische Meldungen authentifiziert übertragen werden können, muss im Rahmen eines Registrierungsverfahrens im ElsterOnline-Portal ein Zertifikat erstellt werden. Das Zertifikat dient der Identitätsfeststellung des Absenders und schützt somit die zu meldenden Steuerdaten vor Missbrauch.

Dringender Handlungsbedarf vor ELStAM-Start

Um die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber ein ELSTER-Zertifikat. Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem Organisationszertifikat (Unternehmen). Grundsätzlich wird für Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Viele Unternehmen benötigen vor dem Start in das ELStAM-Verfahren ein neues Zertifikat, da ihr bisher genutztes Zertifikat auf eine Steuernummer registriert wurde, die z.B. nach einer Finanzamtsumstellung nicht mehr aktuell ist.

ELSTER-Zertifikat auch für weitere Verfahren verpflichtend

Seit 01. Januar 2013 müssen alle Unternehmen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen unter Nutzung der ELSTER-Authentifizierung an die Finanzämter übermitteln. Gleiches gilt für Elektronische Bilanzen und für Lohnsteuer-Anmeldungen.

Bereits seit Januar 2009 sind Unternehmen außerdem dazu verpflichtet, Lohnsteuerbescheinigungen authentifiziert an die Finanzbehörden zu übermitteln.

Unser Tipp: Vermeiden Sie daher Terminkonflikte zum Jahreswechsel und zum Start in das ELStAM-Verfahren, indem Sie sich rechtzeitig vorbereiten.

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