Nach langen und zähen Diskussionen mit den Wirtschaftsverbänden haben die Finanzbehörden Ende 2014 ihre neuen Buchführungsregeln veröffentlicht. Neben heftig kritisierten Verschärfungen finden sich darin auch wichtige Erleichterungen für die betriebliche Praxis.
Von der unaufhaltsam fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt profitieren nicht nur die Unternehmen. Seit Einführung ihres Datenzugriffsrechts haben die Finanzbehörden ihren früheren Abstand zur technischen Weiterentwicklung bei Außenprüfungen durch eine verstärkte Einbeziehung aller betrieblichen DV-Systeme mit steuerlich relevanten Informationen mehr als aufgeholt. Anders als in der Vergangenheit werten sie Daten und Belege aus Kassen, Waren- und Materialwirtschaft, Zeiterfassung oder Dokumentenarchiven nicht mehr nur zur Feststellung der zutreffenden Besteuerung aus. Genutzt werden die Datenbestände darüber hinaus auch für Risikoanalysen zwecks gezielter Aufdeckung von Schwachstellen und möglichen Manipulationen sowie zur Überprüfung der Buchführung auf formelle Ordnungsmäßigkeit – alles nützliche Maßnahmen, auf die viele Unternehmen trotz gestiegener Compliance-Anforderungen nach wie vor verzichten.
Grundlage dieser von Experten als „Level-2-Audit“ bezeichneten Weiterentwicklung der Betriebsprüfung ist zunächst die sichere Vorhaltung maschinell auswertbarer Datenbestände während der gesetzlich fixierten Aufbewahrungsfristen. Nicht zuletzt deshalb hat das Bundesministerium der Finanzen im November 2014 seine „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – (Az.: IV A 4 – S 0316/13/10003) bekannt gegeben. Völlig neu erfunden wurde das Rad freilich nicht, handelt es sich doch im Wesentlichen um eine Zusammenfassung der bisherigen Vorgaben an eine ordnungsgemäße Speicherbuchführung und der bekannten Regeln zum Datenzugriffsrecht der Finanzbehörden.
Nachlässigkeit wird bestraft
Auf die leichte Schulter nehmen sollten buchführungspflichtige Unternehmen die aktuellen Grundsätze gleichwohl nicht. So wurden zwar viele der noch in den GoBD-Entwürfen enthaltenen ursprünglichen Vorstellungen entschärft. Die verbliebenen Anforderungen haben dennoch nicht zu unterschätzende Auswirkungen auf Geschäftsprozesse, Buchungsverhalten und Aufbewahrungspflichten. Zu diesen zählen insbesondere die eindeutige Identifikationsnummer für Buchungen, Kontierungsvermerke auf Papierbelegen sowie der restriktive Umgang mit eingescannten Dokumenten. Erschwerend kommt für manch nachlässiges Unternehmen hinzu, dass Lücken in der eigentlich schon seit Jahren verbindlichen Verfahrensdokumentation künftig erstmals ein Verwerfen der Buchführung zur Folge haben könnten. Jedenfalls dann, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und des eingesetzten DV-Systems seitens der Außenprüfung beeinträchtigt wird.
Eine unmissverständliche Aussage zur Aufbewahrung betrieblicher Datenbestände macht den Anpassungsbedarf in vielen Unternehmen zusätzlich deutlich: „Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß.“ Rückendeckung erhalten die Prüfungsdienste durch eine weitere Klarstellung zur Aufbewahrungspflicht, wonach allein die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllen soll.
NEUE BUCHFÜHRUNGSGRUNDSÄTZE – DIE KERNPUNKTE
Hier die wichtigsten Aspekte zu den neuen GoBD, die seit Ende 2014 für Unternehmen gelten:
Kontrollen. Technische und organisatorische Kontrollen (etwa Erfassungs-, Plausibilitäts- und Verarbeitungskontrollen) sollen nicht nur die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle sicherstellen, sondern auch unbefugte Änderungen ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands verhindern. Mit bloßen Behauptungen geben sich die Finanzbehörden künftig nicht mehr zufrieden: Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen sind zu protokollieren.
Zeitnahe Buchung. Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich, sofern Geschäftsvorfälle periodengerecht der Abrechnungsperiode zugeordnet werden, in der sie angefallen sind.
Kontierungsvermerke. Bei Papierbelegen werden sowohl auf empfangenen als auch auf abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum verlangt. Kein geeignetes Zuordnungskriterium zwischen Beleg und Aufzeichnung stellen mangels Eindeutigkeit das Beleg- oder Buchungsdatum, die Kontoauszugsnummer sowie der Name (bei umfangreichem Beleganfall) dar. Anders bei elektronischen Belegen: Hier reicht bereits die elektronische Verknüpfung mit einem Datensatz, der die geforderten Kontierungsvermerke enthält.
Eindeutige Identifikationsnummer. Über eine einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss künftig die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.
E-Mails. Grundsätzlich sind auch E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig. Ausnahmen: Sofern Rechnungsinhalte oder Kontoauszugsdaten ausschließlich im E-Mail-Anhang enthalten sind und die E-Mail nur als Transportmittel dient – in diesen Fällen reicht die Aufbewahrung der Anhänge. Umwandlungen in andere Formate sind zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Unzulässig ist hingegen eine Reduzierung bereits bestehender maschinellen Auswertbarkeiten wie etwa PDF/A3- in Bildformate.
Ersetzendes Scannen. Papierbelege dürfen digitalisiert und anschließend vernichtet werden, sofern die unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Eine Farbwiedergabe ist nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (etwa: Minusbeträge in roter Schrift oder farbige Sicht-, Bearbeitungsund Zeichnungsvermerke). Nach dem Scanvorgang darf die Bearbeitung grundsätzlich nur mit der elektronischen Version erfolgen. Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen; auf ihnen dürfen keine Bemerkungen oder Ergänzungen aufgebracht werden.
Temporäre Zwischenformate. Nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind auch die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden.
