Trotz des längst erleichterten Vorsteuerabzugs aus digitalen Belegen versenden immer noch viele Unternehmen Papierrechnungen. Doch diese werden zumindest im B2B-Bereich schon bald der Vergangenheit angehören. Auslöser dürfte der anstehende Einzug der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung sein.
Für das Recht auf Vorsteuerabzug bedarf es auf elektronischen Rechnungen schon seit Mitte 2011 keiner digitalen Signatur mehr. Dennoch müssen Integrität und Authentizität beispielsweise per Web-Download, im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) oder als E-Mail-Anhang eingehender Rechnungen gewährleistet bleiben. Dazu verlangt das Umsatzsteuerrecht den Einsatz innerbetrieblicher Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Das klingt weitaus komplizierter, als es in der Praxis tatsächlich ist, denn seit jeher kontrolliert wohl jeder Unternehmer, ob die eingegangene Rechnung hinsichtlich Art und Menge der erbrachten Lieferung/Leistung und der inhaltlichen Angaben korrekt ist und nur Rechnungen beglichen werden, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies mit EDV-Unterstützung im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschieht oder – wie bei kleineren Unternehmen nach wie vor üblich und auch rechtlich zulässig – durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.
EU-Forderung umgesetzt
Da eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen aber auch bei kleinen und mittleren Unternehmen zur Kostensenkung beitragen kann und dabei hilft, betriebliche Geschäftsprozesse zu beschleunigen, verzichten nach anfänglichem Zögern immer mehr Unternehmen auf den Versand von Papierrechnungen. Aber eben längst noch nicht alle. Zusätzlichen Antrieb dürfte freilich schon sehr bald das „E-Rechnungs-Gesetz“ vom 4. April 2017 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geben. Denn dieses sieht eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber des Bundes zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in strukturierten Formaten vor. Und auch die einzelnen Bundesländer arbeiten bereits an der rechtzeitigen Umsetzung der EU-Vorgaben in ihren Ländergesetzen. Zielsetzung ist die angesichts der positiven Erfahrungen in anderen EU-Mitgliedstaaten keineswegs utopische Vergrößerung des Aufkommens elektronischer Rechnungen. So wurde die elektronische Rechnungslegung von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber in Dänemark bereits 2005 gesetzlich vorgeschrieben, was erheblich zum digitalen Rechnungsversand sowie zur automatisierten Verarbeitung im B2B-Bereich beitrug.
Automatisierte Weiterverarbeitung
Doch Vorsicht: Anders als im Steuerrecht gelten reine Bilddateien, PDF-Formate sowie eingescannte Papierrechnungen bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber nicht als elektronische Rechnungen. Zur Vermeidung von unnötigem Nachbearbeitungsaufwand bei der automatisierten Eingangsverarbeitung werden vielmehr strukturierte und fehlerfrei maschinell auslesbare Rechnungsinhalte verlangt. Diese Anforderungen erfüllen auch hybride Formate mit zwei inhaltlich identischen Repräsentationen einer Rechnung wie beispielsweise das ZUGFeRD-Format mit einem bildhaften (PDF) und einem strukturierten Dokumentformat (XML). Nach der E-Rechnungs-Verordnung vom 18. Oktober 2017 müssen Rechnungssteller und Rechnungssender aber grundsätzlich den vom zuständigen IT-Planungsrat entwickelten Datenaustauschstandard „XRechnung“ verwenden (siehe Kasten).
Wichtig zudem: Während die EU-Richtlinie lediglich die verbindliche Annahme und Weiterverarbeitung (ausschließlich) elektronischer Rechnungen durch die Verwaltung als Rechnungsempfänger vorschreibt, verpflichtet die E-Rechnungs-Verordnung hierzulande künftig auch die Rechnungssteller zur Übermittlung elektronischer Rechnungen. Davon ausgenommen sind lediglich Rechnungen aus Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto) sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder bestimmten Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes. Aufgrund dieser Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung im XRechnungs-Format ergibt sich auch für die Hersteller von Softwareprodukten im Bereich Faktura Handlungsbedarf: Mangels Kenntnis über die Kundenstruktur ihrer Softwarenutzer werden sie kurzfristig Funktionalitäten für die Erstellung elektronischer Rechnungen vorsehen müssen. Und weil Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern das in ihrer Buchhaltungssoftware implementierte XRechnungs-Format zugleich für ihre unternehmerischen Kunden nutzen können – und voraussichtlich auch nutzen werden –, gilt dies ebenso für entsprechende Anpassungen zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung.
Die Zeit für erforderliche Umstellungsmaßnahmen läuft jedenfalls bereits: Bundesministerien und Verfassungsorgane des Bundes sind grundsätzlich ab dem 27. November 2018 zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, alle übrigen Bundesbehörden erst ein Jahr später ab dem 27. November 2019. Spätestens ab dem 18. April 2020 folgen dann die Landesbehörden und Kommunen. Und ab dem 27. November 2020 müssen auch die Unternehmen umgestellt haben und ihre Rechnungen in elektronischer Form übermitteln.
Standardformat für Rechnungen
Die XRechnung als neue Norm:
Über das E-Rechnungs-Gesetz vom 4. April 2017 hinaus enthält die E-Rechnungs-Verordnung vom 18. Oktober 2017 Regelungen zum Datenmodell und zur Datenübermittlung, zu den erforderlichen Rechnungsinhalten und zur Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen sowie zum Schutz personenbezogener Daten. In der Verordnung wird die Verwendung des Formats „XRechnung“ vorgeschrieben, das zum einen der europäischen Norm entspricht und zum anderen für die Verwaltung relevante Informationen enthält. Damit soll insbesondere eine direkte Verbuchung der Rechnung beim öffentlichen Empfänger ermöglicht werden. Die XRechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine LeitwegIdentifikationsnummer. Letztere ermöglicht eine Zuordnung der Rechnung zum zuständigen Bewirtschafter beim Rechnungsempfänger.
