So bremsen Sie das Finanzamt aus

Der Fiskus zeigt sich notorisch gierig, wenn es um die Steuer auf private Fahrten mit dem Firmenwagen geht. Wie Unternehmer teure Fallstricke vermeiden. Text: Eva Neuthinger

Gero Rickert hat Lehrgeld gezahlt – „und leider nicht zu knapp“, sagt der Geschäftsführer der Moto Rickert GmbH in Braubach am Rhein. Er musste mehrere Tausend Euro Steuern nachzahlen, weil die Finanzbeamten Fehler im Fahrtenbuch fanden. „Ich habe einfach nicht die Zeit, jeden Weg mit dem Wagen genau nach den Vorgaben des Fiskus akribisch nachzuhalten“, sagt der Firmenchef.

Deshalb entschied sich Rickert dafür, künftig ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Das erleichtert ihm die lästige Angelegenheit schon sehr: „Die relevanten Daten werden per GPS erfasst und gespeichert. Ich muss nur noch innerhalb von sieben Tagen bei den einzelnen Touren jeweils vermerken, ob sie privat oder geschäftlich veranlasst waren“, sagt der Vertragshändler für Motorräder. Rickert nutzt die Lösung des Berliner Anbieters Vimcar. In seinem Auto ist ein Plug-and-Play-Transponder installiert, der alle erforderlichen Daten registriert. Nach dem Parken erscheinen neue Wegstrecken in der Fahrtenbuch-App auf seinem Smartphone und wahlweise auch auf seinem PC. Die Übertragung erfolgt mit einer integrierten SIM-Karte.

Die Vor- und Nachteile mobiler Fahrtenbücher

Das elektronische Vimcar-Fahrtenbuch wird auch vom Steuerberaterverband sowie von der Datev, der Genossenschaft der Steuerberater, empfohlen. Die renommierte Beratungsgesellschaft KPMG hat das Produkt geprüft und die Konformität mit den Vorgaben des Finanzamts bestätigt. „Unser Fahrtenbuchstecker dokumentiert jede Fahrt lückenlos und manipulationssicher“, ist sich Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider sicher. Um die Kilometerdaten an die App weiterzugeben, nutzt der Stecker die OBD-Schnittstelle im Wagen. OBD steht für On-Board-Diagnose und ist standardmäßig in den meisten Autos vorhanden. „Um unser Fahrtenbuch zu installieren, genügt ein Handgriff. Der Firmenwagen muss nicht extra in eine Werkstatt gebracht werden“, so Schneider.

Vimcar ist aber nur eine von zahlreichen Varianten eines mobilen Fahrtenbuchs. Das Problem bei der Auswahl: Es gibt kein Zertifikat der Finanzämter. Unternehmer haben also beim Einsatz eines Fahrtenbuchs grundsätzlich keine Garantie, dass die Sachbearbeiter am Ende die Aufzeichnungen anerkennen. Und im Zweifel gehen die Finanzbeamten schnell zur Pauschalbesteuerungsmethode über. Dabei wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als Privatanteil versteuert anstatt der tatsächlich entfallenden Kfz-Kosten wie beim Fahrtenbuch.

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Bei Betriebsprüfungen haben die Finanzbeamten erfahrungsgemäß recht häufig am Fahrtenbuch etwas auszusetzen. „Ganz wichtig bei elektronischen Varianten ist, dass Veränderungen bei den Aufzeichnungen entweder ausgeschlossen sind oder klar nachvollzogen werden kann, wann Anpassungen vorgenommen wurden und von wem“, sagt Steuerberater Gregor-B. Sprißler, Partner der Kanzlei Korte und Partner in Recklinghausen. Die Finanzgerichte haben dazu bereits mehrfach entschieden. „Dateien dürfen nicht exportiert, in Excel verändert und wieder importiert werden, ohne dass dies dokumentiert wird“, warnt Steuerberater Sprißler. Der Experte gibt Unternehmern, die ein solches Fahrtenbuch wählen, einen weiteren Tipp: Der Firmenchef sollte die elektronischen Strecken mit dem tatsächlichen Kilometerstand vergleichen – und zwar regelmäßig, mindestens halbjährlich.

„Hintergrund ist, dass Abweichungen zwischen dem Kilometerstand laut Tacho und GPS-basierten Programmen entstehen, weil durch unterschiedliche Profilstärken der Reifen die Zahl der Umdrehungen bei gleichem Weg unterschiedlich ist beziehungsweise bei gleicher Strecke unterschiedliche Umdrehungen gemacht werden“, so Sprißler. Die Differenz können die Firmenwagenfahrer einfach als Plus- oder Minuskilometerbetrag dokumentieren.

Streitpunkt Bruttolistenpreis

Wer den Stress mit dem Fahrtenbuch vermeiden will, versteuert die private Nutzung am besten pauschal. Ganz ohne Risiko ist das aber auch nicht: Es kommt häufiger vor, dass sich Unternehmer am Ende mit dem Fiskus über die richtige Höhe des Listenpreises auseinandersetzen. Der Bundesfinanzhof (BFH, Az.: VI R 12/09) hat zum Beispiel entschieden, dass eine nachträglich eingebaute Flüssiggasanlage bei der Ein-Prozent-Methode nicht mitgerechnet wird. Anders sieht es aber aus, falls das Auto von vornherein damit ausgestattet war.

Beim Kauf eines Gebrauchtwagens können Firmenchefs möglicherweise von einem laufenden Verfahren beim BFH (Az.: X R 28/15) profitieren. Die Richter prüfen derzeit, ob die Besteuerung nach dem Bruttolistenpreis auch hier angemessen ist. Betroffene Steuerzahler sollten gegen ihren Steuerbescheid Einspruch einlegen und mit Verweis auf das Aktenzeichen Antrag auf Ruhen des Verfahrens stellen. „Wie im Klageverfahren sollte beantragt werden, den geldwerten Vorteil nach der Höhe des Privatnutzungsanteils an den Gesamtkosten des Fahrzeugs zu bemessen“, erklärt der Bundesverband der Lohnsteuerhilfevereine.

Besondere Vorsicht ist bei Luxuskarossen geboten, die Teil des Firmenfuhrparks sind: Kauft sich der Unternehmer ein auffallend teures Auto, kann er die Aufwendungen nicht voll abschreiben. Der Anschaffungspreis wird gedeckelt. Das hindert den Fiskus nach einem Urteil des Finanzgerichtes Saarland (Az.: 1 K 2011/04) aber nicht daran, bei der Ein-Prozent-Methode trotzdem den Listenpreis anzusetzen. Unterm Strich zeigen die aufgeführten Beispiele, wie viel Streitpotenzial sich beim Firmenwagen ergeben kann – und wie sehr Unternehmer bei der Besteuerung aufpassen müssen, um Nachzahlungen zu vermeiden.

ALLE STEUERVORTEILE NUTZEN
Vier wichtige Fragen rund um die Besteuerung des Geschäftswagens:

Führen Sie ein Fahrtenbuch?
Dann müssen Sie akribisch darauf achten, dass es ordnungsgemäß geführt wird. Wer hier zu Nachlässigkeiten neigt, sollte besser die Ein-Prozent-Methode wählen. Bei der elektronischen Variante geht es darum, dass die Datei und die Ausdrucke zeigen, wann die Daten erfasst wurden und von wem.

Befinden sich in Ihrem Fuhrpark klassische Werkstattwagen wie auch Limousinen?
Für die Werkstattwagen haben Sie keine private Nutzung zu versteuern. Die Limousinen mit den höchsten Listenpreisen unterliegen der Ein-Prozent-Methode – es sei denn, es wird ein Fahrtenbuch geführt.

Haben Sie im Privatvermögen ein Ihrem Firmenwagen vergleichbares Kfz?
Unterstellt das Finanzamt eine Privatnutzung des Geschäftswagens, können Sie diese mit Verweis auf das Privatauto widerlegen.

Dürfen Mitarbeiter ein Fahrzeug für private Fahrten und für die Strecke von daheim zur Arbeit nutzen?
Die Leistung unterliegt in jedem Fall als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer und der Sozialversicherung.