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Creditreform

Innergemeinschaftliche Lieferungen sind nur dann von der Umsatzsteuer befreit, wenn die Ware auch tatsächlich in andere EU-Mitgliedstaaten gelangt. Zur Verhinderung von Umsatzsteuerbetrügereien fordern die Finanzbehörden deshalb umfangreiche Nachweise über den Verbleib der Liefergegenstände und waren dabei in den letzten Jahren recht erfinderisch.

So sollten liefernde Unternehmen ursprünglich bereits seit 2012 eine Bestätigung des Abnehmers mit fest vorgegebenen Inhalten wie beispielsweise dem tagesgenauen Erhalt im übrigen Gemeinschaftsgebiet vorlegen. Eigentlich eine gute Idee, herrscht doch bei vielen Unternehmen Unsicherheit darüber, welche Nachweise bei einer erst Jahre später stattfindenden Außenprüfung verlangt werden. Weil im Regelfall statt der Gelangensbestätigung jedoch keine Alternativnachweise mehr zulässig sein sollten, stieß das Ansinnen prompt auf heftigen Protest. Denn in der Praxis – so die Kritik der Wirtschaftsverbände – gelingt es deutschen Unternehmen trotz zahlreicher Versuche oft nicht, die für eine Umsatzsteuerbefreiung entscheidende Empfangsbestätigung mit Unterschrift des tatsächlichen Abnehmers zu erhalten.

Zusätzlichen Ärger mit der Speditionsbranche haben sich die Finanzbehörden mit der Option eingehandelt, dass die in der Gelangensbestätigung aufgelisteten Angaben in Versendungsfällen auch gegenüber dem mit der Beförderung beauftragten Spediteur gemacht werden könnten. In Prüfungsfällen wären die Belege auf Verlangen der Finanzbehörde vom Spediteur dann binnen angemessener Frist zur Verfügung zu stellen gewesen. Wegen drohender zivilrechtlicher Ansprüche der Auftraggeber hatte insbesondere der Deutsche Speditions- und Logistikverband e.V. diese Regelung vehement abgelehnt und allen Speditions- und Logistikunternehmen davon abgeraten, ein solches Risiko einzugehen.

Nachweispflichten entschärft

Nachdem die endgültige Einführung der Gelangensbestätigung wegen dieser Bedenken mehrmals verschoben worden war, haben die Finanzbehörden schließlich doch noch eingelenkt. Zwar favorisiert die ab dem 1. Oktober geltende Fassung des § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) als Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung die Gelangensbestätigung in Kombination mit einem Rechnungsdoppel; akzeptiert werden künftig aber auch andere eindeutig und leicht nachprüfbare Belege. Deutsche Unternehmen profitieren zudem von weiteren praxisnahen Erleichterungen. So wird bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung auf eine Unterschrift verzichtet, sofern die Datenübertragung erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Eine einfache E-Mail reicht danach zwar aus; sofern die ausgefüllte Gelangensbestätigung jedoch der E-Mail beispielsweise im PDF-Format angehängt ist, kommen Unternehmen nicht um eine sichere Aufbewahrung der kompletten E-Mail samt Anhang im elektronischen Original herum. Werden die eingehenden Nachrichten dabei mit einem Index zwecks leichter Auffindbarkeit versehen und vor Veränderungen geschützt digital aufbewahrt, setzt dies nach den maßgeblichen und nach wie vor gültigen „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ aus 1995 nicht notwendigerweise den Einsatz eines Archivsystems voraus.

Aus Vereinfachungsgründen darf die Gelangensbestätigung ferner als Sammelbestätigung ausgestellt werden, die Umsätze aus bis zu einem Quartal enthält. Ein Beispiel: Unterhält der Lieferant mit seinem Kunden eine ständige Geschäftsbeziehung und rechnet über Warenlieferungen der Monate Juli bis September in insgesamt 150 Rechnungen ab, reicht es nach der Begründung der „Elften Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung“ vom 4. Februar 2013 (Bundesrats-Drucksache 66/13) aus, wenn der Kunde den Warenerhalt in nur einer Gelangensbestätigung unter Bezugnahme auf die jeweiligen Rechnungsnummern bestätigt. Auch die Formvorgaben wurden gelockert: Die erforderlichen Angaben können sich aus mehreren Dokumenten ergeben, wobei die Verwendung seitens der Finanzbehörden bereits angekündigter Musterformulare nicht zwingend vorgeschrieben ist, aus Gründen der Rechtssicherheit über den Einzelfall hinaus gleichwohl sinnvoll sein mag.

Alternative Nachweise

Statt der Gelangensbestätigung erfüllt in Versendungsfällen – also bei Versendung des Liefergegenstands durch den Unternehmer oder Abnehmer – insbesondere ein vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichneter und mit Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts versehener handelsrechtlicher Frachtbrief sowie ein Konnossement oder Doppelstücke dieser Belege die Anforderungen. Wie bei der Gelangensbestätigung kann die Unterschrift entfallen, sofern die elektronische Übermittlung erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Doch Vorsicht: Bei einer Versendung durch den Abnehmer wird zusätzlich zur Versicherung des Spediteurs, den Liefergegenstand an den Bestimmungsort zu befördern (sogenannte Verbringensversicherung), ein Nachweis über die Bezahlung der Lieferung von einem Bankkonto des Abnehmers verlangt.

Akzeptieren müssen die Finanzämter überdies Posteinlieferungsscheine sowie die mittlerweile üblichen „tracking-andtracing“-Protokolle der Kurierdienste, sofern diese lückenlos eine Anlieferung beim Empfänger nachweisen und der liefernde Unternehmer auf Anforderung zugleich eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung an den Kurierdienst vorlegt. Bei Postsendungen kann der innergemeinschaftliche Verbleib der Lieferung darüber hinaus durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der Lieferung dokumentiert werden.

Zweifel und Vertrauensschutz

Die erleichterten Nachweispflichten haben keine Auswirkungen auf die im Umsatzsteuergesetz seit Jahren festgeschriebene Vertrauensschutzregelung (§ 6a Abs. 4 UStG). Damit bleiben innergemeinschaftliche Lieferungen auch künftig steuerbefreit, wenn die Voraussetzungen für eine Befreiung von der Umsatzsteuer zwar nicht vorliegen,

– die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung jedoch auf unrichtigen Angaben des Abnehmers beruht und

– der liefernde Unternehmer die Unrichtigkeit dieser Angaben auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.

In derartigen Fällen schuldet nicht der liefernde Unternehmer, sondern der Abnehmer die Umsatzsteuer. Dazu verlangen die Finanzbehörden vom Lieferanten allerdings eine qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern, bei der zusätzlich zur Gültigkeit der angefragten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Name und die Anschrift des Abnehmers überprüft werden. Erfüllen gutgläubige Lieferanten ihre Sorgfaltspflichten, müssen sie selbst bei einer Verwicklung in eines der berüchtigten Umsatzsteuerkarusselle nicht zwangsläufig die Streichung der Umsatzsteuerbefreiung hinnehmen. Denn steht auf Grund der vorhandenen Belege eine tatsächliche innergemeinschaftliche Lieferung objektiv fest, darf einem unwissentlich in ein Umsatzsteuerkarussell gelangten Lieferanten daraus kein umsatzsteuerlicher Nachteil entstehen. Anders beurteilt der Bundesfinanzhof (BFH) dagegen jede Verschleierung der Identität des Abnehmers: Weil absichtliche Täuschungsmaßnahmen die Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs im Bestimmungsland erschweren, können die Finanzbehörden dem Lieferanten die begehrte Umsatzsteuerbefreiung trotz objektiver Nachweise sehr wohl verweigern. Die Sorgfaltspflichten des Lieferanten hat der BFH übrigens erst kürzlich hinsichtlich der Überprüfung von Unterschriften in Abholfällen konkretisiert. Da insbesondere die Lieferung hochwertiger Güter – im zugrunde liegenden Sachverhalt ein Porsche 911 Carrera – bei Abholung durch einen Beauftragten gegen Barzahlung wohl nicht nur nach Auffassung der höchsten Finanzrichter eine erhebliche umsatzsteuerrechtliche Missbrauchsgefahr birgt, muss der Unternehmer alle ihm zur Verfügung stehenden und zumutbaren Gegenmaßnahmen ergreifen. Dazu gehört insbesondere, auffällige Unterschiede zwischen der Unterschrift des Abholers unter der Empfangsbestätigung auf der Rechnung und der Unterschrift auf dem vorgelegten Personalausweis aufzuklären (BFH-Urteil vom 14. November 2012, Az.: XI R 17/12).

Bernhard Lindgens