Die seit 2015 geltenden Buchführungsregeln verpflichten Unternehmen zu umfangreichen Kontrollen im laufenden Betrieb. Doch worauf genau schauen die Finanzbehörden bei späteren Außenprüfungen eigentlich?
Bereits seit 2002 dürfen die Finanzbehörden steuerlich relevante Daten im Rahmen von Außenprüfungen maschinell auswerten. Bundesweit verwenden alle Prüfungsdienste dazu die auch bei Wirtschaftsprüfern weit verbreitete Analysesoftware IDEA. Im Fokus stehen dabei keineswegs nur Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltungen, sondern längst auch vor- und nachgelagerte Systeme wie insbesondere die Waren- und Materialwirtschaft, Kassen, Kalkulationsprogramme oder Dokumentenarchive. Diese von Experten gern als „Level-2-Audit“ bezeichnete Weiterentwicklung der Betriebsprüfung nutzt die angeforderten Datenbestände allerdings nicht mehr ausschließlich für die zutreffende Besteuerung des jeweiligen Unternehmens – auch die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung steht zunehmend im Fokus der Außenprüfer.
Schreckgespenst Hinzuschätzung
Die rechtlichen Grundlagen hierfür finden sich in den vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14. November 2014 bekanntgegebenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – (Az.: IV A – 4 – S 0316/13/10003). Völlig neu erfunden wurde das Rad mit der schon im Entstehungsprozess kontrovers diskutierten Verwaltungsanweisung freilich nicht. Bei den neuen GoBD handelt es sich im Wesentlichen um eine Zusammenfassung der bisherigen Vorgaben an eine ordnungsgemäße Speicherbuchführung und den in die Jahre gekommenen Regeln zum Datenzugriffsrecht der Finanzbehörden. Ernst nehmen sollten betroffene Unternehmen die aktualisierten Buchführungsregeln gleichwohl. So beklagen die Mitglieder der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe in einer repräsentativen Umfrage, dass in Betriebsprüfungen zunehmend formale Aspekte wie Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Unternehmensdaten, zeitnahe Erfassung beziehungsweise Buchung sowie das Vorhandensein aussagekräftiger Verfahrensdokumentationen geprüft würden. Ziel sei es nach Einschätzungen der befragten Steuerberater, eine nicht-ordnungsgemäße Buchführung festzustellen, um anschließend teils erhebliche Beträge hinzuschätzen zu können.
Kontrolle ist besser
Doch bereits lange vor einer möglichen späteren Außenprüfung besteht Handlungsbedarf hinsichtlich der Überprüfung betrieblicher Geschäftsprozesse und Daten. So fordern die GoBD von den Unternehmen umfangreiche technische und organisatorische Kontrollen, zum Beispiel Erfassungs-, Plausibilitäts- und Verarbeitungskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern oder Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen bei Belegnummern. Diese sollen nicht nur die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle garantieren, sondern unbefugte Änderungen ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands – die sogenannte Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Datenbestände – verhindern helfen. Und nicht zuletzt kommt es Unternehmen auch im laufenden Betrieb zugute, wenn fehlende Ein- und Ausgangsrechnungen oder Duplikate (gleiches Rechnungsdatum und/oder Rechnungsbetrag) und Doppelzahlungen rechtzeitig aufgedeckt, wenn nicht gar verhindert werden. Wichtig: Da die Durchführung laufender Kontrollen laut GoBD-Vorgabe protokolliert werden muss, brauchen sich die Finanzbehörden mit bloßen Behauptungen nicht zufriedengeben und dürfen die Vorlage entsprechender Prüfnachweise verlangen.
Unternehmerische Freiheit?
Die gute Nachricht: Selbst für kleinere Unternehmen dürfte die Durchführung betriebswirtschaftlich sinnvoller Kontrollen zumeist keine unlösbare Aufgabe darstellen. So hatten die Finanzbehörden für das Recht auf Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen bereits in ihrem BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 (Az.: IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003) klargestellt, dass schon ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie beispielsweise einer Kopie der Bestellung, des Auftrags, Kaufvertrags, Lieferscheins und Überweisungs- oder Zahlungsbelegs ausreicht.
Dennoch herrscht bei Unternehmen und Steuerberatern mangels praktischer Erfahrungen aus Betriebsprüfungen derzeit viel Unsicherheit über Umfang und Tiefe der von den GoBD geforderten Kontrollen. Eine abschließende Zusammenstellung denkbarer Prüfschritte seitens der Finanzbehörden wäre aufgrund der Vielzahl branchen- und unternehmensspezifischer Risiken allerdings wenig zielführend. So würde zum Beispiel eine periodische qualifizierte Bestätigungsabfrage über die tatsächliche Unternehmereigenschaft innergemeinschaftlicher Abnehmer letztlich unnötigen Aufwand verursachen, wenn deutschen Lieferanten die Seriosität ihrer Handelspartner durch langjährige und persönliche Geschäftsbeziehungen zweifelsfrei bekannt ist. Eine minutiöse Auflistung könnte sich im Einzelfall sogar als nachteilig erweisen, wenn im Unternehmen seit Jahren zwar umfangreiche und auf spezifische Risiken abgestimmte Kontrollen stattfinden, auf Einzelne der amtlich vorgegebenen Prüfungsschritte mangels Relevanz hingegen verzichtet wurde.
Hilfreich erscheint bei der Einrichtung und Ausgestaltung laufender Kontrollen vielmehr ein Blick auf die konkreten Prüffelder, die von den Finanzbehörden mit ihrem bundeseinheitlichen Analysewerkzeug IDEA abgedeckt werden. Denn vielfach unbekannt ist, dass die erst kürzlich umfassend überarbeitete Prüfmakrosammlung TaxAudit Professional des deutschen Herstellers Audicon GmbH auch für Unternehmen und Steuerberater frei verfügbar ist. Mit Ausnahme weniger, von den Finanzbehörden selbst entwickelter Prüfmakros enthält diese die Mehrzahl der üblicherweise in Außenprüfungen zum Einsatz kommenden Prüfschritte. Eine Verpflichtung des Unternehmens zu vollumfänglichen Prüfungen oder gar zu einer Simulation von Betriebsprüfungen resultiert aus den GoBD aber auch dann nicht – Stichproben reichen!
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