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Creditreform

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) lassen sich elektronische sowie digitalisierte Dokumente verwalten. Das ist wichtig, denn neben der Aufbewahrung für rein betriebliche Belange ist eine Vielzahl von Dokumenten aufgrund gesetzlicherPflichten aufzubewahren — darunter steuerrelevante Dokumente oder Daten, die insbesondere zum Zwecke der Betriebsprüfung vorgehalten werden müssen.

Die Vorgaben für die Aufbewahrung und Verfügbarmachung sind in gesetzlichen Grundlagen (AO, HGB, UStG) sowie insbesondere in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) niedergelegt, welche spezielle Anforderungen an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung erheben.

Checkliste hilft weiter

Ausgehend von den Anforderungen der GoBD stellt die vorliegende Checkliste die sich daraus konkret ergebenden Anforderungen für ein DMS dar und gibt diverse Hilfestellungen, was es bei der Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT konkret zu beachten gilt.

Die folgende Checkliste richtet sich sowohl an die Hersteller von DMS-Anwendungen, als auch an Systemintegratoren sowie Anwender der entsprechenden Lösungen:

GoBD-Checkliste fuer Dokumentenmanagementsysteme.pdf