Durch die Reisekostenreform wurde auch die Berechnung der Verpflegungspauschalen für Auslandstätigkeiten deutlich vereinfacht. Um nachträgliche Klarstellungen kamen die Finanzbehörden dennoch nicht herum. Hier die wichtigsten Aspekte.
Wie bei inländischen Tätigkeiten außerhalb der eigenen Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte gibt es für betrieblich oder beruflich veranlasste Auslandsreisen nur noch zwei Verpflegungspauschalen. Deren Höhe hängt neben der Abwesenheitsdauer (mehr als acht Stunden je Kalendertag oder mindestens 24 Stunden) vom besuchten Land ab. Eine aktuelle Übersicht der abzugsfähigen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattbaren Beträge hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) Ende 2014 bekannt gegeben (Az.: IV C 5 – S 2353/08/10006 :005). Zusätzlich aufgelistet sind darin die für das jeweilige Land festgelegten Übernachtungspauschalen von bis zu 278 Euro – die allerdings ausschließlich bei einer Erstattung durch den Arbeitgeber zur Anwendung kommen. Denn wie bei Inlandsreisen bleiben als Werbungskosten oder Betriebsausgaben auch künftig ausschließlich die tatsächlich entstandenen und gezahlten Übernachtungskosten abzugsfähig.
Dagegen dürfen die Verpflegungspauschalen für Auslandstätigkeiten selbst dann in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben bei der Einkommensteuer abgezogen beziehungsweise vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden, wenn dem Unternehmer, Freiberufler oder Arbeitnehmer keinerlei Kosten für seine Verpflegung entstanden sind. Falls jedoch der Arbeitgeber selbst oder auf dessen Veranlassung ein Dritter Mahlzeiten bereitstellt, vermindern sich die beim Arbeitnehmer als Werbungskosten berücksichtigungsfähigen Verpflegungspauschalen um 20 Prozent für ein Frühstück und jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich verzehrt. Darüber hinaus werden die Pauschalen auch für Auslandstätigkeiten weiterhin nur für die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein- und derselben Tätigkeitsstätte gewährt.
Wegen des Wegfalls von Mindestabwesenheitszeiten am Anund Abreisetag gestaltet sich die Berechnung der zulässigen Verpflegungspauschalen selbst für den ersten und letzten Tag einer mehrtägigen Auslandsdienstreise neuerdings recht einfach. So stellt das BMF-Anwendungsschreiben klar, dass bei der Anreise vom Inland in das Ausland und umgekehrt jeweils ohne Tätigwerden die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend ist, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird (siehe Rechenbeispiel 1). Gleiches gilt für die Tage zwischen An- und Abreise. Keine Rolle spielt dabei, ob während der Dienst- oder Geschäftsreise mehrere Länder aufgesucht werden (siehe Rechenbeispiel 2). Eine Besonderheit gilt es lediglich für die Abreise vom Ausland ins Inland oder umgekehrt mit Tätigwerden zu beachten – in diesem Fall zählt nicht die 24-Uhr-Regelung, sondern allein der letzte Tätigkeitsort (siehe Rechenbeispiel 3).
GESCHÄFTSREISE INS AUSLAND – SO MÜSSEN SIE RECHNEN
Die folgenden drei Beispiele zeigen, wie Unternehmen die Verpflegungspauschalen ihrer Mitarbeiter bei Auslandsreisen berechnen müssen:
1. Anreise am arbeitsfreien Tag. Ein Vertriebsleiter verlässt für einen Kundenbesuch in Brüssel am Sonntag gegen 20 Uhr seine Wohnung in Berlin. Er erreicht Belgien um zwei Uhr nachts. Am Montag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Die Berechnung: Für Sonntag kann lediglich die inländische Verpflegungspauschale als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, da sich der Vertriebsleiter um 24 Uhr noch in Deutschland befand.
2. Zwischentage berücksichtigen. Der Mitarbeiter reist wie im Beispiel eins an. Nachdem er den ganzen Montag in Brüssel tätig war, reist er am Dienstag um neun Uhr zu einem weiteren Geschäftstermin nach Amsterdam. Der Kundenbesuch in den Niederlanden dauert von Dienstag- bis Mittwochmittag. Die Berechnung: Für die Tage zwischen An- und Abreise soll nach der Verwaltungsanweisung des BMF „in der Regel“ der entsprechende Pauschbetrag des besuchten Landes maßgebend sein, das der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Für Montag wird damit die Verpflegungspauschale für Belgien und für Dienstag die Pauschale für die Niederlande gewährt.
3. Abreise am Arbeitstag. Reiseverlauf wie im Beispiel zwei. Im Anschluss an seinen Geschäftstermin in Amsterdam reist der Vertriebsleiter am Mittwoch um 14 Uhr nach Berlin zurück. Dort erreicht er seine Wohnung gegen 22 Uhr. Die Berechnung: Bei der Rückreise ins Inland mit Tätigwerden wie hier in Amsterdam ist der letzte Tätigkeitsort maßgebend. Obwohl der Vertriebsleiter seine Wohnung lange vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, ist deshalb auch für Mittwoch die Verpflegungspauschale für die Niederlande anzusetzen.
