Jahresplanung: Warum ein klarer Kurs so wichtig ist

Erfolg ist planbar. Anlass genug für Unternehmer, detailliert die Marschrichtung für das neue Jahr festzulegen. Wie Firmenchefs ihre Ziele für 2016 und für die Jahre danach erreichen.

Immer um den Jahreswechsel herum nimmt sich Ilse Bolzhauser eine Auszeit, um über die Zukunft ihres Betriebs nachzudenken. „Wir ziehen uns im Team aus dem Tagesgeschäft zurück und erstellen eine ausführliche Unternehmensplanung für das kommende Jahr“, erklärt die Geschäftsführerin der Elbo Gebäudetechnik GmbH & Co. KG in Bietigheim-Bissingen. Akribisch avisiert die Unternehmerin gemeinsam mit ihrem Sohn, ebenfalls Geschäftsführer des Betriebs, sowie mit einem erfahrenen Mitarbeiter die Umsatzziele der Firma.

Sie checken zum Beispiel ab, mit welchen Stammkunden bisher wie viel Umsatz erzielt wurde oder welche Quartale wie viel Prozent des Jahresergebnisses abdecken. „Auf Grundlage der Vergangenheitswerte prognostizieren wir für jeden Monat die Planzahlen“, so die Unternehmerin. Parallel dazu erstellt das Trio eine Liquiditätsvorschau sowie eine entsprechende Personaleinsatzplanung.

Pluspunkte beim Rating

Eine professionelle Vorgehensweise, die für den Betrieb mit vielen Vorteilen verbunden ist: Zum einen bietet eine detaillierte Unternehmensplanung die Chance, Schwachstellen und Fehlentwicklungen sehr frühzeitig zu erkennen. „Der Firmenchef kann rechtzeitig Maßnahmen ergreifen und gegensteuern“, sagt Günter Lubos von der Beratung Dr. Wieselhuber & Partner. Darüber hinaus honorieren es die Banken und Sparkassen, wenn Unternehmer eine umfassende Analyse ihrer bisherigen Ergebnisse mit Zielvorgaben für die kommenden Monate vorlegen können. Das gibt ein dickes Plus beim Rating.

So wie bei Elbo setzt sich die Führungsspitze dafür am besten mindestens einmal im Jahr mit ausgewählten Mitarbeitern zusammen: Im Team werden die Visionen diskutiert sowie konkrete Maßnahmen erarbeitet, um diese zu realisieren. Verschiedene Abteilungen sollten dabei involviert sein, um möglichst viele Aspekte bei der Planung berücksichtigen zu können. Kollegen im Außendienst etwa erläutern, welche Aufträge sich mit Großkunden im kommenden Jahr abzeichnen. Mitarbeiter der Herstellung erklären, welche Ersatz- oder Erweiterungsinvestitionen anstehen.

Die drei Ebenen der Unternehmensplanung

1. Strategie. Es wird die grobe Marschrichtung der Firma über einen Horizont von mehr als fünf Jahren festgelegt.

2. Taktik. Über einen Zeitraum von zwei bis fünf Jahren werden die konkreten operativen Vorgaben aufgezeigt.

3. Praxis. In verschiedenen Teilplänen wird im Detail die Entwicklung für ein Jahr festgelegt. Wichtig: jeden Monat einen Soll-Ist-Vergleich durchführen.

Auf dieser Grundlage formuliert das Management anschließend schriftlich seine Ziele. „Wir empfehlen, nicht mit Jahreszahlen zu agieren, sondern gleich eine Monatsplanung aufzustellen“, sagt Lubos. Das erleichtert es, unterjährig nachzuhalten, ob die gewünschte Entwicklung eintritt. Der Berater empfiehlt zudem, zumindest die größten Kostenblöcke – etwa für Personal und Mieten – ins Visier zu nehmen. Diesen stehen die Umsatz-, Rohertrags- und Kostenplanung gegenüber.

Doch eine reine Ergebnisplanung allein greift zu kurz. Eine Liquiditätsübersicht mit den erwarteten Zahlungsein- und -ausgängen für mindestens sechs Monate darf nicht fehlen. Zeichnet sich ein Engpass ab, sollte die Bank frühzeitig informiert werden. „Mitunter neigen Unternehmer bei ihrer Planung zu übertriebenem Optimismus, um ihre Geldgeber zu beeindrucken. Der Schlüssel zum Erfolg liegt aber in einer realistischen und nicht zu risikoorientierten Planung“, so Lubos.

Deshalb besteht eine gute Vorausschau aus mehr als nur aus nackten Zahlen. „Es bringt nicht viel, die Ist-Werte pauschal um einen bestimmten Prozentsatz fortzuschreiben“, erklärt Reiner Banazynski von der Beratung Audalis Consulting GmbH in Dortmund. Weitsichtige Unternehmer beziehen strategische Überlegungen mit ein, justieren zum Beispiel das marktgerechte Leistungsspektrum für die nächsten Jahre. „Hier geht es darum, Änderungen im Marktumfeld frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen“, so der Dortmunder Experte.

Dass solche Analysen Zeit kosten, ist klar. Doch die Mühe lohnt: Firmen, die in eine Unternehmensplanung investieren, sind in der Regel erfolgreicher. Nach einer Capgemini-Umfrage beschäftigt sich die Mehrheit der Betriebe insgesamt einen Monat damit. Auch die Elbo-Führungsspitze geht mehrere Tage in Klausur. Danach muss Geschäftsführerin Bolzhauser sich nur noch monatlich die Tabellen vornehmen und die Soll- mit den Ist-Werten abgleichen. Mehr Aufwand muss nicht sein.

So gehen Unternehmer die Planung effizient an

Mindestens für ein Jahr sollten Firmenchefs im Voraus über ihre Geschäftsstrategie nachdenken. Hier die wichtigsten Aspekte, die zu beachten sind:

Software. Es gibt zahlreiche Programme für die professionelle Planung, die sich für Firmen mit mehr als 25 Mitarbeitern auszahlen. Für viele mittelständische Betriebe reicht aber eine Excel-Tabelle aus.

Planung. In der Praxis hat es sich als effizient erwiesen, wenn der Firmenchef entweder mit einem externen Berater oder mit ausgewählten Mitarbeitern diskutiert. Letzteres kann die bessere Variante sein. Denn wer selbst in die Planung involviert ist, setzt sich erfahrungsgemäß mehr dafür ein, die Ziele auch zu erreichen.

Kapitalgeber. Kluge Unternehmer legen der Hausbank nicht nur die aktuellen Auswertungen, sondern auch ihre Planzahlen vor. Wichtig ist es, die Prämissen der Prognosen zu dokumentieren. Dritte, die nicht am Planungsprozess beteiligt waren, können die Übersichten sonst nicht verstehen. Bei Abweichungen von den Vorgaben Kontakt zum Firmenkundenbetreuer aufnehmen – auch bei positiven Entwicklungen, weil sich ein erhöhter Liquiditätsbedarf beispielsweise zur Vorfinanzierung von Aufträgen ergeben könnte.