Innterbetriebliche Steuer-Kontrollsysteme einrichten

Bei Außenprüfungen werten die Finanzbehörden innerbetriebliche Kontrollsysteme als Indiz für Steuerehrlichkeit. In der betrieblichen Praxis herrscht allerdings schon Unsicherheit bei der Identifikation steuerlicher Risiken. Helfen könnten kleinen und mittleren Unternehmen die jüngst veröffentlichen Hinweise der Bundessteuerberaterkammer.

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Betriebsprüfungen werden stets angekündigt. Doch viel Vorbereitungszeit bleibt Unternehmen nicht. Auf keinen Fall reicht die kurz bemessene Frist zwischen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung und dem Erscheinen des Prüfers aus, um die Versäumnisse vergangener Jahre nachzuholen.

Zum Beispiel dann, wenn aufgrund einer fehlerhaften steuerlichen Behandlung komplexer Geschäftsvorfälle oder nicht erfasster Einnahmen korrigierte Umsatzsteuervoranmeldungen oder Lohnsteueranmeldungen erforderlich gewesen wären. Derartige Nachlässigkeiten dürfen als Steuerhinterziehung geahndet werden – immerhin wird das Finanzamt pflichtwidrig über steuerlich erhebliche Tatsachen in Unkenntnis gelassen.

Auch Fallgestaltungen, die auf den ersten Blick steuerlich unkompliziert erscheinen, und in der betrieblichen Praxis kaum vermeidbare Arbeitsfehler lassen schnell den Verdacht einer Steuerhinterziehung aufkommen. Selbst dann, wenn die Steuerverkürzung vom Unternehmen keineswegs angestrebt wurde. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) reicht für eine Steuerhinterziehung neben dem Für-Möglich-Halten bereits, dass die Steuerverkürzung billigend in Kauf genommen wird.

Unser Steuer-Experte:

Bernhard Lindgens ist in der Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung im Bundeszentralamt für Steuern in Bonn tätig. Zuvor war er im Bundesministerium der Finanzen für verschiedene Projekte in der Steuerfahndung und Betrugsbekämpfung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden zuständig.

Guten Willen zeigen

Die gute Nachricht: Dieser Falle können Unternehmer durchaus entgehen – dank einer Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen (BMF) (Az.: IV A 3 – S 0324/15/10001 / IV A 4 – S 0324/14/10001) vom 23. Mai 2016. Zur Entkriminalisierung steuerehrlicher Unternehmen wertet sie das Vorhandensein eines steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems („Steuer-IKS“) als Indiz gegen das Vorliegen eines auch nur bedingten Vorsatzes oder von Leichtfertigkeit.

Auch wenn sich viele Unternehmen für die Ausgestaltung eines solchen Kontrollsystems konkrete Handlungsvorgaben gewünscht hätten, verzichten die Finanzbehörden zumindest bislang auf eine Auflistung denkbarer manueller oder automatisierter Prüfschritte. Wohl aus gutem Grund – lassen sich spezifische Risiken, abhängig von der Branche und der Unternehmensgröße, doch kaum durch generelle Vorgaben abdecken.

Kontrollen einrichten

Bei der praktischen Einrichtung eines Steuer-IKS stellt sich nach der Identifikation möglicher Risiken für betroffene Unternehmen daher die Frage: Welche Arten von Kontrollen sind überhaupt notwendig? Denn auch in den von der Finanzverwaltung herausgegebenen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie ­ zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – vom 14. November 2014 (Az.: IV A – 4 – S 0316/13/10003) sind lediglich wenige Prüfvorgaben konkret benannt.

Zu diesen zählen etwa Lücken- und Mehrfachbelegungsanalyen, die bei der Rechnungserstellung und -verarbeitung auch im betrieblichen Eigeninteresse durchaus sinnvoll sind, während andere wie etwa Plausibilitäts- und Abstimmungskontrollen nur in recht allgemeiner Form verlangt werden.

Das gibt Unternehmen einerseits Spielraum zur Ausgestaltung ihres Steuer-IKS. Andererseits bedeutet der Gestaltungsspielraum aber auch, dass die Finanzbehörden bei einer steuerlichen Außenprüfung eine andere Auffassung davon haben könnten, welche Kontrollen denn tatsächlich hätten durchgeführt werden sollen.

Mangels praktischer Erfahrungen aus Betriebsprüfungen läuft man folglich Gefahr, dass aus Sicht der Finanzamtsprüfer unverzichtbare interne Kontrollen fehlen und zudem mit erheblichem personellem Aufwand eingerichtete Kontrollmaßnahmen und Prüfpfade nicht als zielführend angesehen werden.

Ratschläge befolgen

Als hilfreich könnten sich dabei die erst kürzlich veröffentlichten Hinweise der Bundessteuerberaterkammer für ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem erweisen. Sie richten sich zwar vornehmlich an Steuerberater, zeigen damit aber deutlich auf, dass das Thema offenkundig auch bei Unternehmen ohne eigene Steuerabteilung keineswegs mehr bedenkenlos vertagt werden darf.

So werden zahlreiche konkrete Kontrollmaßnahmen in den Bereichen Rechnungsangaben- und -prüfung, Auslandssachverhalte, neue Geschäftsvorfälle, Identifikation nicht plausibler Buchungen sowie Lohnsteuer aufgelistet, die unabhängig von der Unternehmensgröße mit vertretbarem Aufwand einzurichten wären.

Besonders positiv müssen an den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer zwei zusätzlich im Anhang enthaltene „Checklisten“ hervorgehoben werden: Während die erste alle Pflichtangaben anschaulich beschreibt, die für den Vorsteuerabzug laut Umsatzsteuergesetz erforderlich sind, befasst sich eine weitere mit dem bei Außenprüfungen oft streitbehafteten Thema Betriebsveranstaltungen – mit Blick auf die anstehenden Weihnachtsfeiern sicherlich eine lohnende Lektüre.