Nicht nur bei größeren Investitionen hängt das Wohl und Wehe eines Unternehmens oft genug vom Vorsteuerabzug ab. Welche Grundsätze gilt es dabei zu beachten – und worauf schauen die Finanzbehörden im Prüfungsfall?
Für das Recht auf Vorsteuerabzug reicht eine Rechnung mit allen vom Umsatzsteuergesetz geforderten Pflichtangaben keineswegs aus: Entscheidend ist vielmehr die geplante Verwendung der eingekauften Güter und Dienstleistungen. So schließt das Umsatzsteuerrecht die Verrechnung ausgewiesener Vorsteuerbeträge mit der eigenen Umsatzsteuerzahllast bei einer unternehmerischen Nutzung von weniger als zehn Prozent von vornherein aus. Doch selbst bei einer überwiegend unternehmerischen Nutzung darf Vorsteuer nur abgezogen werden, wenn die Eingangsleistungen nicht für bestimmte steuerfreie Umsätze wie insbesondere Vermietungen gedacht sind. Gleiches gilt für Umsätze im Ausland, die hierzulande steuerfrei wären. Verboten ist auch der Abzug für Aufwendungen, die unter das einkommensteuerliche Abzugsverbot fallen. Eine Ausnahme gilt lediglich für angemessene Bewirtungsaufwendungen, bei denen der Vorsteuerabzug seit einigen Jahren trotz Betriebsausgabenbeschränkung auf 70 Prozent der nachgewiesenen Kosten wieder in voller Höhe möglich ist.
Wo es im Prüfungsfall hakt
Klare Regeln, sofern eine Zurechnung der bezogenen Leistungen zu den eigenen Umsätzen möglich ist. Streit mit dem Finanzamt entzündet sich allerdings häufig an der Aufteilung in Rechnung gestellter Vorsteuerbeträge, die teilweise auf nicht vorsteuerabzugsberechtigende Umsätze entfallen. In diesem Fall verlangt das Umsatzsteuergesetz (§ 15 Abs. 4 UStG) grundsätzlich eine wirtschaftliche Zurechnung, bei der das Unternehmen die nicht abziehbaren Teilbeträge entsprechend der prognostizierten Verwendung schätzen kann. Eine Berechnung gemäß dem Verhältnis der eigenen Umsätze (steuerpflichtig zu steuerfrei) ist dabei nur zulässig, wenn sich keine präzisere wirtschaftliche Zurechnung ergibt.
Infolgedessen unterscheiden sich die Aufteilungsmaßstäbe in der Praxis abhängig von dem eingekauften Wirtschaftsgut oder der bezogenen Leistung. Während die Vorsteueraufteilung bei Kraftfahrzeugen zumeist auf Basis der Laufleistung vorgenommen wird, dienen bei Telekommunikationsaufwendungen etwa Nutzungszeiten als Maßstab. Anders bei gemischt genutzten Grundstücken, die sowohl für unternehmerische Zwecke als auch für Zwecke außerhalb des Unternehmens oder für den privaten Bedarf des Personals verwendet werden: Hier verlangen die Finanzbehörden für die wirtschaftlich keinem Gebäudeteil allein zurechenbaren Vorsteuerbeträge wie etwa aus Dachrenovierungen eine Aufteilung nach dem Verhältnis der Nutzflächen.
Eine andere Besonderheit gilt nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministers vom 10. April 2014 (Az.: IV D 2 – S 7306/13/10001) für den Vorsteuerabzug aus allgemeinen Aufwendungen der Firma: Weil bei Verwaltungskosten kein direkter und unmittelbarer Zusammenhang zwischen Eingangs- und Ausgangsleistung besteht, sollen darauf entfallende Vorsteuerbeträge vorläufig in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Verhältnis der Umsätze im Besteuerungszeitraum berücksichtigt werden. Weicht der endgültige Aufteilungsschlüssel später ab, reicht eine Berichtigung in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
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