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Creditreform

Als unsere Telefonanlage Ende 2012 ihre Kapazitätsgrenze erreicht hatte und eine Neuanschaffung anstand, habe ich mich über UC-Anlagen informiert. Für mich stand schnell fest, dass wir von deren Funktionalitäten enorm profitieren könnten“, sagt Gunter Nüssel, bei der Steuerberatung Berata GmbH Leiter der Niederlassung Gröbenzell. Vor allem die Informationen zum Präsenzstatus seiner Mitarbeiter waren für Nüssel interessant, um die Arbeitsabläufe zu beschleunigen.

UC – die Buchstaben stehen für „Unified Communications“, zu Deutsch: „einheitliche Kommunikation“. Telefonanlagen, die diese Anwendungen unterstützen, bündeln sämtliche Kommunikationsvorgänge im Unternehmen – unabhängig davon, ob gerade im Büro gefaxt, von unterwegs aus gemailt oder im Home-Office telefoniert wird. Der Leistungsumfang solcher Systeme variiert jedoch je nach Anbieter, da es keinen einheitlichen Standard des Begriffs gibt. Der IT-Marktforschungsdienstleister Gartner hat eine sehr umfassende Definition für UC-Komplettlösungen entwickelt, die 16 Merkmale umfasst: Neben Telefonie, Unified und Instant Messaging, Desktop Client und E-Mail gehören Audio-, Video- und Webkonferenzen, erweiterte Präsenzstatus-Anzeigen, Kontaktmanagement und Teamarbeitsfunktionen sowie mobile Lösungen zu einem UC-Gesamtpaket. Experten sprechen bereits seit einigen Jahren vom kurz bevorstehenden Durchbruch der Systeme. Erst kürzlich verkündete Gartner: „UC wird Mainstream.“

Technologie der Zukunft

Ähnlich sieht es auch Professor Stefan Stieglitz von der Forschungsgruppe Kommunikations- und Kollaborationsmanagement der Universität Münster: „Die immer geringer werdenden Kosten und der gleichzeitig immer einfachere Zugang, wie etwa über Cloud-Dienste, sorgt dafür, dass der Einsatz von UC-Lösungen in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen ist.“ Obwohl die Produkte vielfach gut seien, scheitere eine noch stärkere Verbreitung aber vor allem an der Bereitschaft der Verantwortlichen in den kleinen und mittleren Unternehmen, sich auf die neue Technologie einzulassen. Sie scheuen vermeintlich hohe Kosten und die Einarbeitung in neue Software.

Grundsätzlich sind die Lösungen aber nicht nur für große, sondern auch für kleinere Firmen interessant. Vorausgesetzt, die Betriebe haben einen hohen Kommunikationsbedarf, arbeiten in einer wissensintensiven Branche, in der das Teilen von Fach-Know-how existenziell ist, oder sie müssen häufig Ad-hoc-Entscheidungen treffen. „Es gilt abzuwägen, ob sich eine Investition lohnt, denn ein Return on Investment lässt sich nur selten unmittelbar berechnen“, sagt Stieglitz, der als Leiter des Competence Center Connected Organizations auch UC-Projekte begleitet. „Für viele Firmen ist es sinnvoll, die Unified-Communications-Services auszugliedern oder als Managed-Services zu betreiben, um hohe Investitionen und den Aufbau umfassenden Fachwissens im Unternehmen zu vermeiden.“ Die Kosten für UC-Lösungen richten sich nicht nur nach der Art des Systems, sondern auch nach der Größe des Unternehmens: Wer beispielsweise auf Cloud-Lösungen zurückgreift und Mietmodelle wählt, kann UC-Systeme bereits ab rund 16 Euro pro Nutzer und Monat im Unternehmen einführen.

Für die Berata-Niederlassung im bayerischen Gröbenzell hielt sich die Investition in Grenzen: „Die einmaligen Lizenzgebühren von 100 Euro pro Nutzer und die Kosten für das System waren überschaubar“, stellt Gunter Nüssel fest. Er geht davon aus, dass sich durch die beschleunigten und vereinfachten Arbeitsprozesse die Investition schon nach kurzer Zeit rentiert und sie insgesamt zu einer Kostensenkung beigetragen hat. „Ein weiterer Vorteil ist die Faxübertragung direkt auf den Desktop der einzelnen Mitarbeiter – das kommt uns bei unserer Zielvorgabe ‚papierfreies Büro‘ sehr zugute“, so Nüssel. Auch die Bedienung bereitet den die Berata-Mitarbeitern keine großen Schwierigkeiten. „Die Anlage ist selbsterklärend“, sagt Gunter Nüssel.

Strukturiertes Change Management

In größeren Unternehmen kann die Einführung einer UC-Infrastruktur allerdings zu umfangreichem Planungsbedarf führen. „Häufig ist es notwendig, die Firmenprozesse umzustrukturieren, damit die Vorteile von UC vollständig ausgeschöpft werden können“, betont Stieglitz. Deshalb ist es wichtig, dass nicht nur die IT-Abteilung, sondern Vertreter aus allen Firmenabteilungen in die Einführung einbezogen werden. Positiver Nebeneffekt: Die Beteiligung aller Betriebsbereiche von Beginn an erhöht die Akzeptanz unter den Mitarbeitern, sich auf das neue System einzulassen – ein wesentlicher Aspekt für den effizienten Einsatz der UC-Lösung.

Gunter Nüssel von Berata hat seine Investitionsentscheidung jedenfalls nicht bereut. „Ich sehe nun auf einen Blick, ob ein Mitarbeiter im Home-Office arbeitet, gerade einen Termin wahrnimmt oder telefoniert.“ So kann er schnell entscheiden, wie er Informationen weitergibt, denn das System zeigt an, welche Art der Kommunikation mit dem Kollegen gerade möglich ist. „Die synchronisierten Outlook-Termine erhöhen zudem die Transparenz für alle Beschäftigten“, so der Niederlassungsleiter. Diese Vorteile überzeugen auch die anderen

Berata-Verantwortlichen: Demnächst sollen UC-Anlagen in weiteren 30 Niederlassungen der Gruppe installiert werden. „Wir planen, die Outlook-Daten über einen zentralen Server laufen zu lassen, sodass Mitarbeiter auch niederlassungsübergreifend über die Tätigkeiten ihrer Kollegen informiert sind und entsprechend reagieren können.“

Gunter Nüssel möchte das neue Kommunikationssystem nicht mehr missen, dennoch hat er einen wichtigen möglichen Kritikpunkt vorzubringen: „Die Telefonanlage läuft bei uns über einen eigenen Server, getrennt vom Internet. Das ist ein großer Vorteil. Denn sonst wären bei einem Internetausfall auch unsere Telefone tot und ich könnte meine Mitarbeiter nach Hause schicken. Auf diese Entkopplung würde ich achten“, so sein Tipp.

Paul Henkel

Die Zahl der UC-Anbieter wächst ständig. Telekom, Cisco und Siemens Enterprise Communications (jetzt: Unify) – dies sind nur einige Namen der in Deutschland vertretenen Akteure. Ihre Produkte zu vergleichen, ist angesichts zum Teil unterschiedlicher Funktionalitäten nicht immer einfach. Orientierung bietet die Studie „Magic Quadrant for Unified Communications“ des IT-Marktforschungsunternehmens Gartner von 2013. Die wichtigsten Auswahlkriterien:

– Der Anbieter sollte wirtschaftlich stabil aufgestellt und bereits länger auf dem Markt vertreten sein.

– Der Anbieter sollte die aktuellen Trends in seine Produktstratgie einbeziehen und insbesondere mobile Technologien beziehungsweise Cloud-Lösungen anbieten.

– Der Anbieter sollte individuelle Sicherheitskonzepte für die jeweilige Branche und Firmengröße berücksichtigen und liefern können.

Weitere Informationen zum Thema Unified Communications erhalten Sie unter www.creditreform-magazin.de/uc oder mit unserem QR-Code