Eine genaue Überprüfung der bis zu zehn umsatzsteuerlichen Pflichtangaben auf Eingangsrechnungen ist keine Erbsenzählerei. Denn das Recht auf Vorsteuerabzug hängt nach der aktuellen Finanzrechtsprechung entscheidend von deren formaler Richtigkeit ab.
Fallen Rechnungen beim Finanzamt in Ungnade, hat dies üblicherweise finanziell empfindliche Folgen: Selbst wenn Geschäftspartner im Nachhinein noch Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen, werden Nachzahlungszinsen von immerhin sechs Prozent jährlich fällig. Zwar hatte der Bundesfinanzhof (BFH) unter Aufgabe seiner bisherigen Rechtsprechung erst kürzlich entschieden, dass Rechnungsberichtigungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurückwirken und deswegen vom Finanzamt keine Nachzahlungszinsen berechnet werden dürfen. Allerdings stellten die höchsten Finanzrichter in ihrem Urteil vom 20. Oktober 2016 (Az.: V R 26/15) ebenso unmissverständlich klar, dass eine Abrechnung nur dann als berichtigungsfähige Rechnung zählt, wenn darin mindestens Angaben zum Rechnungsaussteller und Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt sowie zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer gemacht werden.
Für die auch künftig unverzichtbare Rechnungseingangsprüfung müssen allerdings nicht alle im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) aufgelisteten Angaben in einer einzigen Abrechnung enthalten sein. Vielmehr dürfen Eingangsrechnungen aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich insgesamt alle notwendigen Pflichtbestandteile ergeben. Zur zeitlich zutreffenden Umsatzbesteuerung reicht etwa ein Verweis auf Lieferscheine, aus denen neben dem Lieferscheindatum das tatsächliche Lieferdatum ersichtlich ist. Im Regelfall bereitet ein auch bei späteren Außenprüfungen nachvollziehbarer Abgleich auf Vollständigkeit und Richtigkeit der erbrachten Leistungen, beispielsweise über die Bestellung, keine Probleme – die eindeutige Überprüfung von Steuernummern oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern deutscher Geschäftspartner hingegen schon. Dies haben auch die Finanzbehörden erkannt und gewähren im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE) Vertrauensschutz: Sofern eine der beiden Rechnungsangaben unrichtig ist und der Unternehmer dies nicht erkennen konnte, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten. Darüber hinaus ist eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern keineswegs zwingend, auch wenn die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD vom 14. November 2014 – (Az.: IV A–4–S 0316/13/10003) die Unternehmen zu Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen verpflichten. Rechnungsnummern dürfen vielmehr aus mehreren Zahlen- und Buchstabenreihen bestehen; selbst Kombinationen von Ziffern und Buchstaben sind laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschn. 14.5 Abs. 10 S. 2 – 4 UStAE) erlaubt.
Problemfall Stammdatenpflege
Doch Vorsicht: Bei anderen fehlenden oder falschen Rechnungsangaben geben sich die Finanzämter und -gerichte weit weniger großzügig. Wie mehrere aktuelle Urteile zeigen, gilt das besonders für die korrekte Bezeichnung des Leistungsempfängers und einer genauen Leistungsbeschreibung. So dürfen die Finanzämter mit Rückendeckung des Finanzgerichts Baden-Württemberg rückwirkende Änderungen ablehnen, sofern Rechnungen nicht den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten (Urteil vom 23. März 2017, Az.: 1 K 3704/15). Im zugrunde liegenden Sachverhalt wurden bei einem Leistungsempfänger mit drei Kundennummern im Adressfeld der Rechnungen teils die Angaben „Ladeliste Name Sitz GmbH“ oder „Barverkauf“ verwendet. Spätestens beim Vorsteuerabzug rächen sich damit die in der betrieblichen Praxis häufig vorkommenden Mängel in der Stammdatenpflege.
Aber auch bei der seit jeher in Prüfungsfällen kritisch beäugten Leistungsbeschreibung ist neuerdings äußerste Sorgfalt angebracht. Selbst der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) verlangt eine Beschreibung, aus der sich die Art der erbrachten Leistung ergibt und so den Finanzbehörden eine Überprüfung der Vorsteuerabzugsberechtigung ermöglicht. Detaillierter Auflistungen bedarf es dabei aber nicht. Dem EuGH reicht es vielmehr, wenn den Finanzbehörden zusätzliche Unterlagen mit den benötigten Informationen bereitgestellt werden (Entscheidung vom 15. September 2016, Rechtssache C-516/14 Barlis). Doch Vorsicht: Formulierungen wie „Erbringung juristischer Dienstleistungen bis zum heutigen Tag“ stoßen mangels konkreter Benennung des Leistungsbeginns selbst bei den europäischen Richtern auf Ablehnung.
Anders bei Lieferungen: Hier galt mangels detaillierter gesetzlicher Vorgaben in der Vergangenheit der Grundsatz, dass bei geringwertigen Waren auf umfassende Beschreibungen verzichtet werden kann und minutiöse Artikelbezeichnungen lediglich bei wertvollen Liefergegenständen erforderlich seien. Doch mit dieser praxisorientierten Handhabung dürfte nach der Entscheidung des hessischen Finanzgerichts vom 23. Januar 2018 (Az.: 1 K 2402/14) bald Schluss sein, wenn nicht der Bundesfinanzhof im Revisionsverfahren (anhängig unter Az.: XI R 2/18) noch zu einer anderen Ansicht gelangt. Ansonsten bedarf es auch beim massenhaften Handel im Niedrigpreissegment einer hinreichenden Leistungsbeschreibung. Umschreibungen wie „div. Modeschmuck“ reichten den Finanzrichtern im Streitfall jedenfalls nicht, da diese ohne weitere Bezeichnungen eine eindeutige und mit begrenztem Aufwand nachprüfbare Feststellung der Lieferungen durch die Finanzbehörden verhindere.
Anschrift oder Briefkastensitz?
Eine Entwarnung gibt es dagegen beim Briefkastensitz mit lediglich postalischer Erreichbarkeit des Unternehmens. Noch 2015 reichte dem BFH die Angabe einer Anschrift, an der im Zeitpunkt der Rechnungstellung keinerlei geschäftliche Aktivitäten stattfanden, für den Vorsteuerabzug nicht mehr aus. Zur endgültigen Klärung der Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung hatten die höchsten deutschen Finanzrichter deshalb gleich zwei Vorabentscheidungsersuchen an den EuGH gestellt. Hintergrund für die Anfragen war nicht zuletzt die Einsicht, dass die Einstufung einer Geschäftsadresse als Briefkastensitz für Leistungsempfänger schwierig, wenn im Einzelfall nicht gar unmöglich ist. Zugunsten betroffener Unternehmer hat der EuGH schnell reagiert und die postalische Erreichbarkeit als Absenderangabe als ausreichend für den Vorsteuerabzug abgesegnet (Entscheidung vom 15. November 2017, Rechtssache C-374/16, Geissel und C-375/16, Butin). Die nachvollziehbare Begründung: Auch über einen Briefkastensitz kann der leistende Unternehmer in Verbindung mit seinem Namen und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von den Finanzbehörden identifiziert und die tatsächliche Anmeldung der geschuldeten Umsatzsteuerbeträge überprüft werden.
Auf einen Blick
Diese Angaben sind Pflicht:
Rechnungsaussteller: Er sollte per Steuernummer oder Umsatzsteuer-
Identifkationsnummer erkennbar sein. Auch die Adresse darf nicht fehlen, unabhängig davon, ob es eine reale Anschrift ist oder ein Briefkastensitz.
Leistungsempfänger: Der vollständige Name, die Rechtsform und die vollständige Anschrift des Empfängers dürfen auf keiner Rechnung fehlen.
Leistungsbeschreibung: Pauschale Formulierungen sind zu wenig. Die Art der erbrachten Leistung muss präzise erkennbar sein.
