Kurz erklärt: „BYOD“ aus Sicht des Fiskus

„Bring Your Own Device“ (BYOD) beschreibt die berufliche Nutzung privater Geräte, über welche eine Firma einem Mitarbeiter Zugriff auf dienstliche Daten und ihre IT-Infrastruktur gewährt. Da der Einsatz privater Arbeitsmittel in der Regel mit dem Gehalt nicht abgegolten ist, sollte mit dem Mitarbeiter eine Vereinbarung über die Kostenerstattung getroffen werden. Was Arbeitgeber hierbei steuerlich beachten müssen. Text: Ingo Schenk

Lohnsteuer
„Die lohnsteuerlichen Auswirkungen der Kostentragung und -erstattung unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um beruflich oder privat veranlasste Kosten handelt“, stellt Maha Steinfeld von der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PKF Fasselt Schlage klar. Um diese Einteilung für steuerliche Zwecke zu gewährleisten, sollte der Mitarbeiter zunächst alle Aufwendungen für das Gerät zweckgebunden – nach der betrieblichen und privaten Veranlassung – erfassen, und zwar über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten.

Betriebsausgabenabzug
Der Arbeitgeber kann sämtliche Kosten, die für die betriebliche Nutzung der privaten Geräte anfallen, als Betriebsausgaben absetzen. „Erfasst davon sind Anschaffungen oder Ausgaben des Arbeitgebers, etwa für notwendige Software oder Zubehör sowie Kostenerstattung und Zuschüsse seitens des Arbeitgebers“, präzisiert Rechtsanwältin Maha Steinfeld. Wichtig sei daher auch in diesem Zusammenhang für den Arbeitgeber, dass sämtliche Aufwendungen zweckgebunden – nach der betrieblichen und der privaten Veranlassung – erfasst werden.

Umsatzsteuer
Stellt die Firma dem Mitarbeiter unentgeltlich Sachmittel oder Leistungen für private Zwecke zur Verfügung, liegen nach Ansicht der Arbeitsrechtsexpertin Maha Steinfeld „regelmäßig umsatzsteuerliche Leistungen des Arbeitgebers“ vor: „Betriebliche Leistungen, die der Mitarbeiter im Rahmen von BYOD unentgeltlich in Anspruch nimmt – etwa Kapazitä­ten der IT-Abteilung – sind daher grundsätzlich nur dann nicht relevant, wenn der Arbeitgeber damit rein betriebliche Prozesse unterstützt.“

Dokumentation
Zur Gewährleistung der steuerlichen Dokumentationspflichten müssen unternehmensrelevante Daten durch den Arbeitgeber gespeichert und dokumentiert werden können. „Der Unternehmer muss daher dafür sorgen, dass Daten, die auf den privaten Geräten bearbeitet und gespeichert werden, auch nach der Verwendung im Betrieb verbleiben und gespeichert werden“, so Rechtsanwältin Steinfeld.

Steuerfreie Kostenerstattung?
✪ Ein Zuschuss für die Anschaffung des Geräts oder dessen Reparatur durch den Arbeitgeber ist steuerfrei nicht möglich – entsprechende Zuschüsse sind lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

✪ Eine Erstattung laufender Kosten ist indes steuerfrei möglich, soweit sie beruflich veranlasst sind. Sofern die Kostenübernahme des Arbeitgebers hingegen auch den Privatanteil abdeckt, unterliegt dieser Anteil grundsätzlich der Lohnsteuer und Sozialversicherung. Es ist in diesem Fall jedoch eine steuerliche Pauschalierung möglich, sofern der Zuschuss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird.

Werbungskostenabzug?
✪ Der Mitarbeiter kann die beruflich veranlassten Aufwendungen für sein Gerät als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen.
✪ Der Werbungskostenabzug entfällt jedoch, sofern eine steuerfreie oder pauschal versteuerte Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers erfolgt.