Auslandsinkasso: Mit Fingerspitzengefühl zur Forderung

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Liefern, Rechnung schreiben und geduldig darauf warten, dass der Kunde zahlt: Nach diesem Muster betreiben viele Unternehmen ihr Forderungsmanagement mit ausländischen Geschäftspartnern – und erleiden Schiffbruch. Besser wäre es, frühzeitig Inkassospezialisten von Creditreform einzuschalten.

Auf den ersten Blick versprach die Sache wenig Aussicht auf Erfolg. Den Experten flatterte eine sechsstellige Forderung eines deutschen Messeveranstalters gegen eine staatliche Institution im Iran auf den Tisch. Sie war bereits ein Jahr alt. Und alle Versuche des deutschen Gläubigers, mit dem Schuldner auch nur zu verhandeln, waren gescheitert.

„Große Hoffnungen, dem Rechnungssteller zu seinem Geld zu verhelfen, hatten wir nicht, als wir den Fall übernahmen. Aber am Ende ist es dann doch ganz anders gekommen“, erzählt Oliver Höfs, Abteilungsleiter Auslandsinkasso beim Verband der Vereine Creditreform.

„Die Präsenz vor Ort, Sprachkenntnisse und das Wissen um die landestypischen Gepflogenheiten erhöhen üblicherweise die Chance, Forderungen durchzusetzen.“

Oliver Höfs, Creditreform

Als einer der führenden Anbieter von Inkasso-Dienstleistungen im Ausland arbeitet Creditreform mit einem weltweit dichten Netz von Landesgesellschaften sowie Partnerunternehmen und Rechtsanwälten zusammen, die auf Forderungseinzug in dem jeweiligen Land spezialisiert sind. „Die Präsenz vor Ort, Sprachkenntnisse und das Wissen um die landestypischen Gepflogenheiten erhöhen üblicherweise die Chance, Forderungen durchzusetzen.

Das ist etwas anderes, als aus Deutschland ein Standardmahnschreiben zu verschicken“, so Höfs. Manchmal sind es Kleinigkeiten. Da stimmt zum Beispiel die Tonalität nicht. Der Gläubiger tritt zu nachgiebig oder zu energisch auf – und der Schuldner reagiert nicht.

Im vorliegenden Fall brachte der Creditreform-Partner im Iran rasch in Erfahrung, dass allein eine andere Adressierung der Rechnung mehr Aussicht auf Erfolg versprach. Und tatsächlich: Kurze Zeit später war das Geld auf dem Konto des Gläubigers. „Ein Glücksfall“, räumt Höfs ein.

Denn in der Regel seien die Aussichten, eine Forderung zu realisieren, überdurchschnittlich gut, wenn die Rechnung noch nicht allzu lange überfällig ist (am besten weniger als 90 Tage), der Betrag  im vierstelligen Bereich liegt und der Gläubiger in einem der westlichen EU-Länder oder in Skandinavien zu Hause ist. „Aber naturgemäß können wir unseren Kunden nie etwas versprechen.“

Betriebe oft nicht ausreichend informiert

Damit es gar nicht erst zum Inkassofall kommt, warnt Höfs vor zu viel Leichtsinn im Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern. Vor allem kleine und mittelgroße Betriebe, die nur gelegentlich ins Ausland liefern, informieren sich nach seinen Beobachtungen oft nicht ausreichend über ihre Geschäftspartner und vertrauen darauf, dass im Tagesgeschäft alles so läuft, wie sie es im Umgang mit deutschen Kunden gewohnt sind.

„Das beginnt damit, dass sie versäumen, ihre Geschäftsbedingungen in Landessprache oder zumindest in der Verhandlungssprache vorzulegen und gegenzeichnen zu lassen“, erläutert der Inkasso-Spezialist. Wer darauf verzichte, öffne einem windigen Geschäftspartner ein juristisches Schlupfloch.

Viele Exporteure fühlen sich auf der sicheren Seite, wenn sie „Lieferung gegen Eigentumsvorbehalt“ verlangen. Doch Höfs warnt: Eine solche Bedingung sei in vielen Ländern nicht durchsetzbar. Dagegen sei derjenige, der nur gegen Vorkasse liefere oder eine Warenkreditversicherung besitze, am besten abgesichert.

Auch mehr Konsequenz im Mahnwesen kann Höfs zufolge helfen, Forderungsausfälle zu vermeiden. Nach Beobachtung von Creditreform sind viele Unternehmen im Auslandsgeschäft zu nachsichtig. Zu spät verhängen sie einen Lieferstopp, zu lange lassen sie sich von Schuldnern vertrösten – meist aus Sorge, einen Kunden durch frühzeitige Einschaltung eines Inkassospezialisten zu verprellen.

„Das ist falsch. Inkasso ruiniert keineswegs zwangsläufig eine Kundenbeziehung. Es kommt darauf an, den richtigen Ton zu treffen und eine für beide Seiten akzeptable außergerichtliche Lösung zu finden, etwa durch Vereinbarung eines Ratenzahlplans oder auch einen Vergleich“, betont Höfs.

Als Full-Service-Anbieter im Forderungsmanagement unterstützt Creditreform seine Kunden auch im Rahmen einer gerichtlichen Forderungsdurchsetzung. Ein solcher Schritt sollte jedoch wohlüberlegt sein. Verfahren vor ausländischen Gerichten beinhalten viele Unwägbarkeiten und dauern mitunter viele Jahre.

Höhere Forderungsbeträge im Auslandsinkasso

Die Forderungen gegen ausländische Geschäftspartner, die Creditreform zur Bearbeitung übergeben werden, sind im Mittel bereits 270 Tage alt und lauten auf durchschnittlich 4.000 Euro. Das ist deutlich mehr als im (stark vom B2C geprägten) Inlandsinkasso, wo es im Durchschnitt um Summen von 800 Euro geht. Der Schwerpunkt im Auslandsinkasso liegt eindeutig im Bereich B2B.

Etwa vier von fünf an Creditreform übergebene Auslandsforderungen betreffen diesen Bereich. Die Forderungen resultieren ganz überwiegend aus Geschäftsbeziehungen in Europa. „Frankreich, Italien, Großbritannien, die Niederlande und Polen sind die Big Five“, sagt Höfs. Außerhalb Europas kümmert sich Creditreform vornehmlich um überfällige Forderungen gegen Unternehmen in den USA und, mit stark wachsender Tendenz, in China.

Ein wichtiger Punkt, den viele Gläubiger übersehen: Forderungen verjähren von Land zu Land mit sehr unterschiedlichen Fristen. In Polen bereits nach zwei Jahren. In Italien erst nach einem Jahrzehnt. Und überall beginnt die Uhr spätestens mit dem Fälligkeitsdatum zu ticken – nur nicht in Deutschland. Hier startet die dreijährige Verjährungsfrist am 1. Januar des auf das Fälligkeitsdatum folgenden Jahres.

Europäischer Zahlungsbefehl

Alternativ zum Mahnverfahren nach den nationalen Verfahrensvorschriften gibt es ein vergleichbares europäisches Verfahren, das in grenzüberschreitenden Fällen die rasche und kostengünstige Beitreibung unbestrittener Forderungen in den anderen EU-Mitgliedstaaten ermöglichen soll. Ziel des Gläubigers ist es, einen Europäischen Zahlungsbefehl (EUZB) zu erlangen.

 

Dieser Titel kann grundsätzlich in jedem Mitgliedstaat vollstreckt werden. Lediglich Dänemark bildet eine Ausnahme: Hier wird der EUZB nicht anerkannt. Ein spezielles Verfahren, das die Vollstreckbarkeit im jeweiligen Mitgliedstaat erst erklären muss, ist nicht erforderlich.

 

Für den EUZB herrscht Formzwang – wer ihn beantragt, muss also bestimmte Formblätter verwenden. Es gibt aber noch weitere Vorgaben: Die Dokumente müssen in der Sprache des Mitgliedstaates des Gerichts ausgefüllt werden. Sie sind in jedem Mitgliedstaat einheitlich aufgebaut und müssen mit Codeziffern ausgefüllt werden. Auf diese Weise ist es möglich, das deutsche Formblatt A neben ein fremdsprachiges zu legen und Sprachschwierigkeiten zu überwinden.

 

Darüber hinaus ist ein Katalog der bestehenden Codeziffern in allen Sprachen erhältlich. Das für die Durchführung des Europäischen Zahlungsbefehls in Deutschland allein zuständige Gericht ist das Amtsgericht Berlin-Wedding. Creditreform unterstützt seine Kunden bereits seit zehn Jahren bei der Antragstellung eines EUZB.