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Creditreform
Frau verpackt Pakete für den Onlineversand

© Mauritius

Viele Onlinehändler verkaufen in großem Umfang über Plattformen auch ins EU-Ausland. Seit dem 1. Juli 2021 gelten dafür neue Steuerregeln. Das macht die Sache kompliziert – doch clevere Softwarelösungen können helfen.

 

Spanien, Österreich, Italien, Frankreich: Das Auslandsgeschäft deckt bei Marktplatzhändler Daniel Bournot einen wesentlichen Anteil seines Gesamtumsatzes ab. Seine Unternehmen mit Sitz in Bonn verkauft unter anderem Haushaltszubehör sowie Baumarktprodukte, aber auch Kindermode und Bürowaren. „Unter anderem arbeiten wir mit Amazon zusammen, das für uns die Waren gleich lagert“, erklärt der Onlinehändler.

Das erleichtert seine Logistik enorm. „Wenn Kunden aus dem EU-Ausland bei uns bestellen, werden die Produkte in der Regel innerhalb von wenigen Tagen direkt vom Amazon-Lager ausgeliefert“, erklärt Bournot. So hat er rein technisch relativ wenig Arbeit. Allerdings bringt ihn der Verkauf aufgrund der komplizierten Vorgaben bei der EU-Umsatzsteuer ins Schwitzen.

„Wir müssen uns in den einzelnen Ländern registrieren und jeweils ermitteln, in welcher Höhe wir wann und wohin Umsatzsteuer abführen müssen“, sagt er. Dies ist so komplex, dass er dafür eine Softwarelösung nutzt. „Unsere Warenwirtschaft JTL-Wawi ist mit dem entsprechenden Programm unseres Softwareanbieters Taxdoo verbunden.

So haben wir mit den Umsatzsteuermeldungen selbst nichts mehr zu tun, das läuft alles automatisch“, sagt Bournot. Für ihn ist es nicht allein vorteilhaft, dass er im Tagesgeschäft den Rücken frei hat. „Wir haben überdies bei Fragen einen direkten und spezialisierten Ansprechpartner, der helfen kann“, sagt Bournot.

 

Umsatzsteuer zentral entrichten

Die gleichen Probleme haben fast alle Händler, die Endkunden jenseits der Grenzen beliefern. „Viele sind sich ihrer Pflichten nicht bewusst“, warnt Florian Kostka, EU-Umsatzsteuerexperte bei Datev.

So muss jeder Händler im anderen EU-Land eine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen, selbst wenn er dort Waren nur in einem Lager hält. „Das betrifft auch jene, die zum Beispiel in Zentrallagern der Plattformen etwa in Polen oder Tschechien ihre Waren vorhalten“, klärt Kostka auf. Im besten Fall erinnern die Portale die Händler daran.

Darüber hinaus müssen E-Commerce-Unternehmer oder auch stationäre Geschäftsinhaber eine Umsatzsteuererklärung in einem anderen Land abgeben, wenn sie über die Grenzen verschicken und mit Privatkunden bestimmte Umsatzgrößen überschreiten. Bislang erreichten viele Onlinehändler diese Schwellen nicht.

Aber: Seit dem 1. Juli 2021 haben sich hier die Regeln geändert. Die einzelnen länderspezifischen Lieferschwellen entfallen und werden durch eine einheitliche Umsatzschwelle innerhalb der EU von 10.000 Euro im Jahr ersetzt.

Onlinehändler, die über diesen Betrag hinaus Waren in ein oder mehrere Länder der Europäischen Union verkaufen, können sich beim Bundeszentralamt für Steuern registrieren (www.bzst.de) und dann die Umsatzsteuer zentral über das BZSt erklären und zahlen. Das Verfahren nennt sich One-Stop-Shop, kurz OSS.

 

Steuersoftware nutzen

Zusätzlich können sie eine Software nutzen. Diverse Anbieter wie Hellotax, Avalara oder eben Taxdoo sind auf dem Markt. Taxdoo hat sich einen Namen gemacht – wohl auch, weil das Fintech sehr spezialisiert arbeitet.

„Unser Service setzt auf Automatisierung, wurde von ausgewiesenen Technologie- und Umsatzsteuerexperten entwickelt und wird von ihnen auf dem aktuellen Stand des Umsatzsteuerrechts gehalten. Überdies unterhalten wir ein sehr gutes Netzwerk aus aktuell über 40 Umsatzsteuerspezialisten in den jeweiligen EU-Ländern“, sagt Moritz Lukas, Vertriebsleiter bei Taxdoo.

Der Anbieter erstellt für Händler die Umsatzsteuererklärung für jedes einzelne Land, „sodass diese damit keine Arbeit mehr haben“, so Lukas.

 

Haftungsrisiko auslagern

Einen anderen Ansatz verfolgt der Tax-Technology-Spezialist eClear. Das Berliner Unternehmen kündigte im April dieses Jahres an, die steuerlichen Verpflichtungen von Händlern im Bestimmungsland vollständig zu übernehmen. Für Onlinehändler, die mit der Firma zusammenarbeiten, soll der grenzüberschreitende B2C-Warenverkauf innerhalb der EU plus Schweiz, Großbritannien und Norwegen ohne Registrierung, ohne Umsatzsteuer und ohne Haftungsrisiken ablaufen können.

Der Anbieter übernimmt die Steuerverpflichtungen im Ausland und damit auch die Risiken einer Umsatzsteuerprüfung vor Ort. eClear zieht den Kaufpreis vom Konsumenten ein, führt die Umsatzsteuer an die Behörden der Bestimmungsländer ab, zahlt den Nettokaufpreis an den Händler aus und behält eine Transaktionsgebühr von 1,25 bis 4,75 Prozent ein – je nach Land und Volumen.

Zum Vergleich: Bei Taxdoo orientiert sich die Nutzungsgebühr der Software an der Anzahl der Verkäufe und der Anzahl der Länder. In der Regel können kleinere Onlinehändler mit einem niedrigen dreistelligen Betrag rechnen, größere Händler kalkulieren höher dreistellig oder niedrig vierstellig – so wie Marktplatzhändler Bournot aus Bonn.

 

Automatisierte Abwicklung mittels Algorithmen

Moritz Lukas ist Vertriebsleiter beim Tax-IT-Spezialisten Taxdoo in Hamburg. Er erklärt, was Software mit Blick auf Umsatzsteuer-Compliance leisten kann. Taxdoo unterstützt über alle Branchen und Betriebsgrößen dabei, Umsatzsteuerzahlungen in der EU korrekt abzuwickeln.

 

Welche Voraussetzungen müssen für den Einsatz der Software erfüllt sein?

Innerhalb weniger Minuten können wir per Schnittstelle die jeweilige Verkaufsplattform des Onlinehändlers mit Taxdoo verbinden. Wir erhalten automatisiert die notwendigen Transaktionsdaten, um abgestimmt auf das jeweilige Land die Umsatzsteuererklärungen für den Händler zu erstellen. Das läuft vollständig automatisiert mittels Algorithmen. OSS – also der One-Stop-Shop – soll Händlern die Bürokratie erleichtern.

 

Wer braucht dann noch Steuersoftware?

Auch die Abwicklung via OSS bedeutet für Händler zusätzlichen Aufwand. So ist die Anwendung des OSS nur für B2C-Verkäufe aus dem heimischen Zentrallager zulässig. Alle anderen Verkäufe müssen Händler wie gehabt abwickeln. Wir reichen für die Händler die entsprechenden Meldungen ein und behalten die jeweiligen Fristen im Auge.