GOBD: Die wichtigsten Änderungen im Überblick

Seine wesentlich praktikableren Buchführungsregeln hat das Bundesfinanzministerium veröffentlicht, überraschend zurückgezogen und wieder neu veröffentlicht – mit wichtigen Änderungen.

Die Finanzbehörden haben ihre „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, überarbeitet. Nachdem die Neufassung im Juli 2019 veröffentlicht wurde, zog das BMF sie kurze Zeit später wieder zurück. Die GoBD wurden dann erneut, am 29. November 2019, veröffentlicht. Die wichtigste Änderung: Das ­Datenzugriffsrecht der ­Finanzbehörden im Rahmen von Außenprüfungen wurde noch stärker eingeschränkt.

Die praxisnahen Regeln gelten ab Januar 2020. Wer sie schon nach der ersten Bekanntgabe im Jahr 2019 eingeführt hat, steht auf der sicheren Seite. Ein Überblick der wichtigsten Änderungen:

• Papierbelege dürfen digitalisiert und anschließend vernichtet werden, sofern die unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Fotos, die mit dem Smartphone gemacht wurden, sind dabei ausdrücklich erlaubt.
• Das gilt auch im Ausland – vorausgesetzt die Belege wurden dort direkt erfasst, nachdem sie entstanden sind oder empfangen wurden. Zuvor muss das zuständige Finanzamt die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland aber genehmigt haben.
• Wurden bislang eingehende Dokumente in unternehmenseigene Formate konvertiert, gehörten beide Versionen ins Archiv. Damit ist nun Schluss: Sofern die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und nachgewiesen wird, entfällt die Aufbewahrungspflicht für in Inhouse-Formate konvertierte (Original-)Unterlagen.