Zur Kasse, bitte

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Für elektronische Registrierkassen gelten seit Anfang 2017 strenge Aufbewahrungsregeln. Die neuen Vorgaben sollten Kassenbetreiber ernst nehmen, denn eine Vor-Ort-Überprüfung durch die Finanzbehörden kommt schneller als erwartet.

Grundsätzlich sind Unternehmen zur Aufzeichnung jedes einzelnen Barverkaufs verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für den Verkauf geringwertiger Waren wie beispielsweise Lebensmittel an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter Personen.

Und dies auch nur, wenn eine Erfassung der einzelnen Umsätze technisch, betriebswirtschaftlich und unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten praktisch unmöglich sein sollte. Entgegen weit verbreiteter Meinung existiert in Deutschland dagegen auch weiterhin keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs – selbst dem Bundesfinanzhof reicht eine geordnete Belegablage aus (BFH-Urteil vom 16. Februar 2006, Az.: X B 57/05).

Unser Steuer-Experte:

Bernhard Lindgens ist in der Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung im Bundeszentralamt für Steuern in Bonn tätig. Zuvor war er im Bundesministerium der Finanzen für verschiedene Projekte in der Steuerfahndung und Betrugsbekämpfung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden zuständig.

Elektronische Kassen werden manipulationssicher

Kommen jedoch, wie wohl mittlerweile flächendeckend üblich, elektronische Registrierkassen oder PC-Kassensysteme zum Einsatz, verlangen die Finanzbehörden die Speicherung und Herausgabe detaillierter Informationen zu Barverkäufen, (Nach-)Stornobuchungen, Einlagen oder Entnahmen und durchlaufenden Posten.

All diese Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorgaben gelten nach Ablauf einer Übergangsfrist seit Anfang 2017 für alle EDV-Kassen. Künftig müssen diese darüber hinaus durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle, geschützt werden.

Für jeden Geschäftsvorfall startet ein elektronisches Aufzeichnungssystem dann unmittelbar eine Transaktion, die nicht nur die Daten des Vorgangs und die Zahlungsart nachweist, sondern darüber hinaus einen manipulationssicheren Prüfwert festlegt und zusätzlich noch eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer vergibt.

Damit nicht genug, lässt die Abgabenordnung (§ 146b AO) als flankierende Maßnahme zur Bekämpfung des Steuerbetrugs bei Bargeschäften neuerdings Kassennachschauen zu – unangekündigt und außerhalb einer förmlich angeordneten Außenprüfung.

Wie die Finanzamtsprüfer dabei vorgehen sollen und über welche Rechte sie verfügen, hat das Bundesministerium der Finanzen in seiner Verwaltungsvorschrift vom 29. Mai 2018 (Az.: IV A 4 – S 0316/13/10005: 054) festgelegt. Danach dürfen sie Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten und den Unternehmer oder seinen gesetzlichen Vertreter zum Zugriff auf die Kasse und zur Erteilung von Auskünften auffordern.

Deren Mitwirkungspflichten treffen auch Mitarbeiter, die nach Ansicht des Prüfers über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen und vom Geschäftsinhaber befugt wurden. Neben der Einsicht in kassenrelevante Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen sowie der Datenanalyse ist es dem Prüfer ausdrücklich erlaubt, Unterlagen und Belege zu scannen und zu fotografieren.

Auch anonyme Testkäufe sind erlaubt

Grundsätzlich soll eine Kassennachschau zwar während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Wie bei der bereits seit Jahren zulässigen unangekündigten Lohnsteuernachschau ist der Kontrollbesuch aber auch außerhalb der Geschäftszeiten erlaubt, sofern im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.

Wichtig: Bereits vor einer Kassennachschau darf der Prüfer öffentlich zugängliche Räumlichkeiten betreten, den Geschäftsbetrieb beobachten und Testkäufe tätigen. Ausweisen muss er sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Schöpft der Prüfer Verdacht, kann er nach eigenem Ermessen einen Kassensturz verlangen. In einem Laden voller Kunden mit nur einer oder wenigen Kassen für viele Unternehmen zweifelsohne ein Horrorszenario.