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Creditreform

Ob sie mit der herkömmlichen Post befördert oder per E-Mail übermittelt werden, spielt keine Rolle: Für ein- oder ausgehende Geschäftsdokumente gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren. Warum die revisionssichere Archvierung Chefsache ist und worauf dabei zu achten ist, möchte ich Ihnen im Folgenden darlegen.

Alle per E-Mail übermittelten Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen und Buchungsbelege müssen demnach dauerhaft gesichert werden. Die Anforderungen dazu sind in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch beschrieben. Ganz entscheidend dabei: Die revisionssichere Archivierung dieser Unterlagen ist Chefsache. Wer hier nachlässig ist, riskiert erhebliche Konsequenzen. Bei einer vorsätzlichen Verletzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht tritt die persönliche Haftung ein und dies bedeutet eine hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafe. Selbst, wenn es soweit nicht kommen mag, können dennoch vermeidbare Kosten auf Unternehmen zukommen. Zum Beispiel wenn bei einer Betriebsprüfung Mängel festgestellt werden. Verweigert das Finanzamt den nicht revisionssicher gespeicherten Unterlagen die Anerkennung, bedeutet dies eine saftige Steuernachzahlung.

Seit einigen Monaten hat sich die Lage noch einmal verschärft: Konkret durch die seit Anfang des Jahres geltenden sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz „GoBD). Die GoBD fassen bisherige Regeln zusammen und nehmen weitere Konkretisierungen bezüglich einer ordnungsgemäßen Buchführung vor. (Details dazu gibt es hier: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2015/04/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-2-steuerliche-buchfuehrungs-und-aufzeichnungspflichten.html)

Doch bei der Einführung einer Lösung zur revisionssicheren Ablage von E-Mails steckt der Teufel im Detail: Das fängt bereits bei der Frage an, was überhaupt archiviert werden muss. Im Einzelnen geht es um Handels- und Geschäftsbriefe sowie um Buchungsbelege, mit denen ein Geschäft vorbereitet, durchgeführt, abgeschlossen oder auch rückgängig gemacht wird. Beispiele dafür sind Angebote, Lieferscheine, Zahlungsbelege oder auch Reklamationsschreiben. Wichtig: Angebote, bei denen es nicht zu einem Geschäftsabschluss kam, gehören auch nicht dazu.

Wie diese geschäftsrelevanten E-Mails beziehungsweise deren Anhänge revisionssicher zu speichern sind, schreibt der Gesetzgeber jedoch nicht detailliert vor. Der Begriff „revisionssicher“ kommt aus dem Bereich des Dokumentenmanagements und umfasst sowohl organisatorische als auch technische Anforderungen und Maßnahmen. Innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungsfrist müssen die buchungsrelevanten Dokumente „auffindbar, nachvollziehbar, unverändert und fälschungssicher abgelegt“ werden. Eine Verschlüsselung der gespeicherten Dokumente ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wollen Unternehmen das Schutzniveau weiter verbessern, sollten sie auch eine verschlüsselte Datenübertragung mit ihren Lieferanten, Kunden sowie Geschäftspartnern in Betracht ziehen und ferner die Daten auf den vorgesehenen Speichermedien verschlüsseln.

Bei der eigentlichen Umsetzung geht es auch um die Frage, ob Unternehmen sich für eine interne oder eine von einem externen IT-Dienstleister betriebene Lösung entscheiden. Je größer ein Unternehmen, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass die benötigten personellen und IT-Ressourcen im eigenen Rechenzentrum bereitgestellt werden können. Erfahrungsgemäß liegt die Grenze in einem Korridor von 300 bis 500 Benutzern.

Der Aufwand zur Einrichtung einer Lösung bildet nur einen Teil der Kosten. Hinzu kommen die Beträge für Wartung und Weiterentwicklung, denn die eingesetzte Software muss regelmäßig aktualisiert und die Mitarbeiter geschult werden. Eine weitere Variante bildet eine Archivierungslösung als Cloud-Service. Der Anbieter muss dazu über die entsprechenden Zertifizierungen durch Auditoren verfügen und nachweisen, dass er die gesetzlich und steuerrechtlich vorgesehenen Anforderungen erfüllt.

Sven Buhre ist verantwortlich für die Produktentwicklung von QSC-tengo bei QSC.