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© Westend61/Getty Images

Sich bei einem Jobwechsel oder vor dem Ruhestand mit einer offiziellen E-Mail von seinen Kollegen zu verabschieden, ist eine Kunst für sich: Welcher Zeitpunkt ist der richtige für die Nachricht und was soll überhaupt drinstehen? So geht’s.

 

Für Jasmin werden die kommenden Monate spannend: Die studierte Betriebswirtin wechselt nach neun Jahren den Job, in wenigen Wochen beginnt sie als Assistentin der Geschäftsführung bei einem Global Player in der Sicherheitsbranche.

Ihren vollen Namen möchte sie wegen des anstehenden Wechsels nicht nennen. Erst vor wenigen Tagen hat die Düsseldorferin ihrer alten Firma, einem mittelständischen Unternehmen aus der Solarbranche, offiziell Tschüss gesagt: mit der klassischen Abschiedsmail.

Für Jasmin ein Muss. „So was gehört sich einfach“, sagt die 46-Jährige. „Eine Kollegin ist mal ohne Info in den Mutterschutz gegangen, dann ganz ausgeschieden und hat sich gar nicht verabschiedet. Das kam nicht gut an.“

Sagt man offiziell via Mail Adieu, muss man einiges beachten, warnt der Kölner Karrierecoach Mathias Fischedick.

„Wichtig ist, die Mail zum richtigen Zeitpunkt zu versenden; ein bis zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag im Büro sind ideal, dadurch haben die Kollegen genug Zeit, sich auf die Veränderung einzustellen“, rät der 49-Jährige. „Den Zeitpunkt sollte man unbedingt mit dem Chef abstimmen, um diesem nicht vorzugreifen.“

 

Empfänger richtig auswählen

Wohl bedacht sein sollte auch der Empfängerkreis. „Arbeitet derjenige, der die Kündigung ausgesprochen hat, in einem relativ kleinen Unternehmen mit 60 Mitarbeitern, darf er die Abschiedsmail auch an alle 60 versenden“, sagt Fischedick. „Handelt es sich um einen großen Konzern, würde ich nur mein Team und meine Abteilung informieren und ausgewählte Personen, mit denen ich gemeinsam die Pause verbracht habe oder Ähnliches.“

Wie so oft im Leben muss der Inhalt stimmen. Das beginne bereits beim „Betreff“, sagt Fischedick. „Mit einem Satz wie ‚Zeit für Veränderungen‘ können Sie nichts falsch machen.“

Vorsichtig mit Phrasen wie „Wenn es am schönsten ist“. Sie können als unpassend empfunden werden, etwa, wenn das Betriebsklima nicht das Beste ist.

In den Mailtext sollte der Absender „positiv einsteigen, sich bei seinen Kollegen für die gemeinsame Zeit bedanken, hervorheben, was man geschätzt hat, was man vermissen wird. Aber bitte nichts erfinden, was nicht da war. Sonst wird aus glaubhafter Herzlichkeit unglaubwürdiges Lobhudeln“, sagt der Coach.

Das Ausstiegsdatum sollte man unbedingt kommunizieren, „und es ist auch spannend für die Kollegen, zu erfahren, wo man denn neu anfängt“, so Fischedick, „dies aber bitte wieder vorher mit dem Chef besprechen“.

Man solle seine sozialen Business-Kanäle wie Xing oder LinkedIn kommunizieren, um auch nach dem Wechsel weiter in Kontakt bleiben zu können. Ein Satz wie „Ich wünsche euch weiterhin viel Erfolg“ runde die Mail ab, ebenso die Einladung zu einem Abschiedsumtrunk oder Ausstand, wenn denn einer geplant sei.

 

Bloß kein Rundumschlag

„Die Gründe, warum ich gehe, würde ich bewusst nicht erwähnen“, sagt Fischedick. „Das wird als Nachtreten verstanden.“ Leider halten sich daran die wenigsten.

Eine Studie der US-amerikanischen Organisationsforscher Mark Bolino und Anthony Klotz zeigt zwar, dass ein freundlicher Stil des Abschieds wichtig ist für die gesamte weitere Karriere. Den Angaben zufolge läuft aber jede zehnte Kündigung in den USA als Rundumschlag, um vor allem Chefs die Meinung zu geigen.

Eine vergleichbare Untersuchung für Deutschland gibt es nicht, aber: Einer Studie der Jobbörse Stepstone zufolge sind hierzulande „zu geringe Bezahlung“, „schlechtes Arbeitsklima“, „fehlende Aufstiegsmöglichkeiten“, „unpassende Unternehmenskultur“, „mangelnde Weiterbildungsmöglichkeiten“, „fehlende Work-Life-Balance“, „mangelnde Stabilität und Jobsicherheit“ und „mangelnde Sinnhaftigkeit der Tätigkeit“ die acht wichtigsten Kündigungsgründe.

Jeder für sich ein potenzieller Fettnapf für den Abschied. Jasmin hat sie geschickt umschifft. „Ich war neun Jahre bei meinem alten Arbeitgeber und hatte so viele tolle Kollegen!“

Ihre Herzlichkeit per Mail lockte viele hinter ihren Schreibtischen hervor. „Aber warum?“, „Wie jetzt?“, viele Kollegen antworteten nicht per Mail, sie riefen an. Und nicht nur sie. Sogar der Geschäftsführer habe sich noch einmal gemeldet und ihren Weggang bedauert. Das zeigt: Sie hat den richtigen Ton getroffen und es geschafft, dass die Tür ein Stück weit offen bleibt.