In der global vernetzten Wirtschaft müssen Mitarbeiter reisen. Um die Kosten von Auslandseinsätzen in den Griff zu bekommen und deren steuerlichen Abzug als Betriebsausgaben sicherzustellen, sind eine Vielzahl an gesetzlichen in- und ausländischen Vorgaben sowie zunehmende Meldepflichten zu beachten. Zugleich sollen Mitarbeiter durch Auslandseinsätze zumindest keine Nachteile erleiden.
Einsatz außerhalb des EU-Raums
Bei einem Einsatz außerhalb des EU-Raums müssen Unternehmen klären, ob und unter welchen Bedingungen Arbeitnehmer ein Visum als Aufenthaltsberechtigung sowie eine Arbeitserlaubnis erhalten. Dies ist im Regelfall wesentlich leichter, wenn ein neuer Arbeitsvertrag mit dem aufnehmenden Unternehmen vereinbart wird. Die Arbeitgeber müssen dabei die aktuellen Einreisebeschränkungen einzelner Staaten berücksichtigen. In den USA ist das etwa die eng gefasste 90-Tage-Regelung.
Einsatz innerhalb der EU
Wenn Unternehmen Mitarbeiter in einem EU-Mitgliedstaat einsetzen bestehen angesichts der Arbeitnehmerfreizügigkeit keine Einreise- und Arbeitserlaubnisbeschränkungen. Faktisch besteht jedoch auch bei nur kurzen Auslandseinsätzen die Pflicht, eine sogenannte A1-Bescheinigung für die Sozialversicherung vorzulegen sowie den Einsatz im Tätigkeitsstaat zu melden.
Versteuerung des Arbeitslohnes
Unternehmen müssen zudem die Frage klären, in welchem Staat der während des Auslandseinsatzes erzielte Arbeitslohn zu versteuern ist. Maßgeblich ist, wer als wirtschaftlicher Arbeitgeber gilt. Dies muss nicht zwingend das Unternehmen sein, mit dem ein Arbeitsvertrag besteht. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer in das aufnehmende Unternehmen integriert wird, er dort Weisungen erhält und ihm Mitarbeiter zugeordnet werden. Ohne eine Klärung des Besteuerungsrechts, bei dem jeweils die Vorgaben des einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommens gelten, drohen dem Arbeitnehmer steuerliche Mehrbelastungen. Aber auch dem Arbeitgeber muss an klaren Verhältnissen gelegen sein. Er kann sonst für nicht oder zu gering abgeführte Steuern in Anspruch genommen werden.
Sozialversicherung
Die Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers ist zudem maßgeblich dafür, ob der Mitarbeiter weiterhin in dem bisherigen Sozialversicherungssystem verbleibt oder in das Sozialversicherungssystem des Einsatzstaates wechselt. Unternehmen sollten zur Klärung bestehende Sozialversicherungsabkommen prüfen. Wenn der entsandte Arbeitnehmer weiterhin in Deutschland Sozialversicherungsschutz genießt, sollte der Arbeitgeber eine sog. A1-Bescheinigung beantragen. Bei einem Auslandseinsatz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem anderen Staat, mit dem ein Sozialversicherungsabkommen besteht, dient die Bescheinigung als Versicherungsnachweis. Damit ist eine Anmeldung bei der Sozialversicherung des anderen Staates nicht erforderlich.
Arbeitsvertrag im Ausland
Unternehmen, die steuerrechtliche Abgrenzungsschwierigkeiten vermeiden und die erforderlichen Bescheinigungen der Sozialversicherung erhalten wollen sollten daher bei einer Entsendung einen Arbeitsvertrag mit dem aufnehmenden Unternehmen schließen. Der Vertrag kann mit dem Arbeitsvertrag verknüpft werden, der mit dem entsendenden Unternehmen vereinbart war. Zudem wird der Arbeitnehmer geklärt haben wollen, ob und in welchem Staat er Sozialleistungen, wie z. B. in Deutschland Kindergeld oder Elterngeld, beanspruchen kann.
Wechselwirkungen
Wenn der Arbeitnehmer eine Arbeitserlaubnis im aufnehmenden Staat benötigt ist mit deren Erteilung davon auszugehen, dass er dort der Besteuerung unterliegt. Aber auch unternehmensinterne Vorgänge können sich auf die Steuer- und Sozialversicherungspflicht auswirken. So darf der aufnehmende Staat den Arbeitslohn besteuern, wenn das Unternehmen die Kosten der Entsendung nach dem Fremdvergleichsgrundsatz mit dem aufnehmenden Unternehmen verrechnet. Zudem droht der Wechsel des Arbeitnehmers in das Sozialversicherungssystem im Ausland wenn der Betrieb nicht aktiv über Anträge absichert, dass die deutschen Vorschriften weiter gelten.
Prüfschema und Entsenderichtlinien
Sind mehrere Auslandseinsätze geplant, sollten Unternehmen ein Prüfschema für den jeweiligen Einsatzstaat bereit halten. So lassen sich die verschiedenen Konstellationen des Auslandseinsatzes besser einordnen. Zudem helfen interne Richtlinien, Entsendungen möglichst gleich zu gestalten. Damit können Unternehmen den Prüfaufwand verringern.
