Ein blaues Pferd, eine lila Wiese und ein pinker Himmel. Klingt das nach einer Szene aus Ihrem Fuhrpark? Wohl noch nicht, denn nur wenige Unternehmen haben bisher eine Dienstwagenrichtlinie implementiert, die den Unternehmen als wichtige Orientierung einen starken Rahmen gibt und dennoch Raum für unternehmerische Freiheit lässt. Aber es wird Zeit für ein wenig Expressionismus in Ihrem Fuhrpark und das nicht nur, weil sich der 100. Todestag von Franz Marc in diesem Jahr jährt.
Ähnlich wie die bildende Kunst sind auch Firmenautos ein emotionales Thema. Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die interne Dienstwagenregelung, auch Car Policy genannt, einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Warum es Zeit für Kunst in Ihrem Fuhrpark wird
Eine hügelige Landschaft, die in satten Blau-, Grün- und Gelbtönen erstrahlt, ein rötlich gefärbter Himmel und ein blaues Pferd, das seinen Kopf sanft zur rechten Seite neigt – erkennen Sie das Bild? Es handelt sich um das Gemälde „Blaues Pferd I“ (1911) von Franz Marc, das zu den bekanntesten Werken des Expressionismus zählt. Sie fragen sich nun sicherlich, was der Expressionismus mit der Fuhrparkbranche zu tun hat. Beim genaueren Hinsehen werden Sie einige Parallelen finden: Firmenautos sind ein emotionales Thema und die Car Policy ein internes Regelwerk, das bei der Wahl der Regeln über einen großen Gestaltungsfreiraum verfügt.
Kunst besteht nie in Regeln – eine Annäherung an Ihre persönliche Car Policy
Die interne Car Policy bildet das strategische Kernstück eines jeden Fuhrparks: Sie legt fest, wer welchen Dienstwagen fahren darf. Das Dokument regelt den sinnvollen Nutzen eines Firmenwagens, bildet ein wichtiges Instrument zur Mitarbeitermotivation und hilft, Unstimmigkeiten unter den Mitarbeitern zu vermeiden. Daher sollte die umfassende Ausarbeitung und Aktualisierung der Car Policy ganz oben auf der Agenda eines jeden Chefs stehen. Nehmen Führungskräfte die Richtlinie zur Vergabe von Dienstwagen auf die lockere Schulter, kann dies zu unerwarteten Kostenexplosionen führen. Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen, denen es an personellen Kapazitäten für das Fuhrparkmanagement fehlt, kann ohne eine definierte Car Policy rasch das Chaos regieren: Wenn Mitarbeiter den größeren Motor erhalten, weil sie lautstark danach verlangen und andere sich ihren Traumwagen selber bei einem Gebrauchtwagenhandel im Ausland aussuchen, sind Fallstricke bereits vorprogrammiert. Um solch ein Szenario zu vermeiden, bedarf es eines transparenten Regelwerks für die Dienstwagenvergabe. Wenn Sie folgende Fragen gewissenhaft beantworten, sind Sie gut gerüstet:
Checkliste für Ihre Dienstwagenregelung
- Ist der Dienstwagentyp genau definiert? Welchen Mitbestimmungsspielraum bekommt der Mitarbeiter bei der Wahl seines Dienstwagens und welche Fahrzeughersteller und -typen sollen das Unternehmen repräsentieren? Mehr Auswahl erhöht die Motivation.
- Ist die Privatnutzung klar geregelt? Wer darf den Dienstwagen in der Freizeit fahren? Gibt es bestimmte Kilometergrenzen für die Privatnutzung? Übernimmt der Arbeitgeber auch die privaten Spritkosten? Gibt es einen Dienstwagenüberlassungsvertrag?
- In welchem Umfang wird der Mitarbeiter bei den Kosten für Wartung, Reparatur usw. beteiligt?
- Versicherungsfall oder Unfall – sind die Zuständigkeiten klar geregelt und die Wege kurz? Wer haftet für Schäden? Wer übernimmt die Unterhaltskosten?
- Wie ist die Versteuerung organisiert? Gibt es die Möglichkeit einer Gehaltsumwandlung?
All dies sind Stellschrauben, die sich nach Kosten- und Motivationsgesichtspunkten unterschiedlich bewerten lassen. Allgemein gilt: Das Leben kennt immer mehr Fälle, als der Initiator des Regelwerks sich zunächst vorstellen kann und so geht es ohne einen gewissen Freiraum auch im Fuhrpark nicht. Eine wohlüberlegte Car Policy schafft nicht nur Ordnung und einen Kostenüberblick, sondern ebenso ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens. Diesen Aspekt sollten sich Fuhrparkverantwortliche zu Nutzen machen: Wer Wert auf einen seriösen Außenauftritt legt, sollte ausgefallene Tuningwünsche wie Tieferlegung, Breitreifen und Heckspoiler in seiner Dienstwagenrichtlinie ausschließen. Extras wie ergonomische Sitze, freie Getriebewahl oder eine Anhängerkupplung hingegen erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeiter und mindern nicht den Wiederverkaufswert. Besonders beliebt und daher weitverbreitet ist der sogenannte User-Chooser-Ansatz; ein Modell, das Eigenbeteiligung bei Extras verlangt. Mitarbeiter haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen an ihr Fahrzeug. Mit dem Modell der Eigenbeteiligung kommen Unternehmen dem Wunsch ihrer Mitarbeiter nach Individualisierung entgegen und bleiben dennoch flexibel – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
Wie auch immer Sie Ihre persönliche Car Policy gestalten, wichtig ist dabei die Aufmerksamkeit und Sorgfalt sowohl von Arbeitgeber- als auch von Arbeitnehmerseite: Sind alle Ihre Rechte und Pflichten als Fahrer und Unternehmen enthalten? Für den Nutzer des Dienstwagens gilt es, die Dienstwagenregelung sorgfältig zu lesen und alle Fragen im Vorfeld abzuklären. Nur so kann die Organisation im Schadenfall schnell und zielgerichtet erfolgen. Eine richtig aufgesetzte Car Policy ist wie ein expressionistisches Gemälde und folgt gewissen Regeln, lässt dem Schöpfer jedoch genug Freiraum zur individuellen Gestaltung. Die Dienstwagenrichtlinie ist ein lebendes Dokument, das mit Blick auf die Mitarbeiterwünsche und das Firmeninteresse regelmäßig überarbeitet und angepasst wird, denn „neue Ideen sind nur durch ihre Ungewohnheit schwer verständlich“ (Franz Marc).
