Das Unternehmermagazin aus der Handelsblatt Media Group

Creditreform

Unterwegs arbeiten wird immer einfacher. Oft benötigen Geschäftsreisende nicht mal mehr ein Laptop: Mit den richtigen Apps lassen sich viele Aufgaben mit Smartphone und Tablet erledigen.

 

© sanjeri/Getty Images

Reisezeit ist Arbeitszeit. Die wenigsten Angestellten und Führungskräfte legen auf Geschäftsreisen die Füße hoch. Laut einer Umfrage des Deutschen Reiseverbands nutzen sie etwa ein Viertel der An- und Abreisezeit zum Arbeiten und verbringen – abgesehen von der Nachtruhe – 35 Prozent der Zeit im Hotel mit geschäftlichen Tätigkeiten.

Jochen Mai zählt zu ihnen. In seinem Blog „Karrierebibel“ gibt er Tipps für erfolgreiches Arbeiten, die monatlich drei Millionen Menschen lesen. Auch zum mobilen Arbeiten hat er Ratschläge parat: Neben einem Zusatzakku empfiehlt Mai ein Headset und rät sogenannte Noise-Cancelling-Kopfhörer einzupacken – Kopfhörer, die Lärm reduzieren. Er hat trotz aller technischen Geräte immer einen klassischen Notizblock dabei: „Das hilft, um schnell etwas aufzumalen oder zu kritzeln – und geht leichter als am Bildschirm.“

Mai stellt unterwegs immer wieder fest: Mobile Worker gehen oft unvorsichtig mit Firmendaten um. „In der Nähe anderer Menschen gilt: keine vollen Namen und sensiblen Informationen nennen am Telefon und den Bildschirm schützen.“ Blickschutzfolien fürs Display verhindern, dass der Nachbar spioniert.

Wer offene WLANs in Hotels oder in der Bahn nutzt, sollte eine Passwortsafe-App wie Keepass nutzen, statt Zugangsdaten in Apps oder Browsern zu hinterlegen. Werden Daten in der Cloud gespeichert, sollten sie verschlüsselt werden – zum Beispiel mit der Gratis-App Boxcryptor.

Die passenden Apps ermöglichen nicht nur konzentriertes und sicheres Arbeiten unterwegs – mithilfe der folgenden Anwendungen können Geschäftsreisende ihr Notebook zugeklappt lassen und mit Smartphone und Tablet arbeiten.

 

Office-Anwendungen

Eine Präsentation checken oder ein Konzept aufschreiben – mit den Office-Apps von Microsoft (Word, Excel und Powerpoint), geht das auch auf Smartphone und Tablet. Anwender, die die Office-Dokumente nicht nur lokal, sondern auch in Microsofts Cloud-Dienst Onedrive speichern, rufen sie auch über die Apps auf. Business-Nutzer müssen für ihre Verwendung ein Abo bei Microsoft abschließen, das sogenannte Office 365 Business Essentials. Die Arbeit an Dokumenten im Team ermöglichen Googles Office-Apps (Docs, Tabellen und Präsentationen).

Office 365 Business Essentials:
iOS und Android, ab 4,20 Euro/Monat

Google Office Apps:
iOS und Android, kostenlos

 

Dokumente digitalisieren

Geschäftsreisende können mithilfe von Cloud-Apps wie Dropbox, Google Drive oder Onedrive Dokumente digitalisieren. Alle Apps verfügen über eine Scanfunktion, die es ermöglicht, Dokumente wie Taxiquittungen unterwegs einzuscannen und als PDF direkt bei den Cloud-Diensten abzulegen. Die Scans lassen sich auch zuschneiden und drehen. Auch können mehrere Bilder zu einem PDF zusammengefügt werden. Spezielle Scan-Apps wie Camscanner erlauben es, Tags zu vergeben, Scans mit einem Passwort zu sperren oder Text zu extrahieren.

Dropbox, Google Drive, OneDrive:
iOS und Android, kostenlos

Camscanner:
iOS und Android, kostenlos

 

Projekte managen

Das Projekt für den neuen Kunden ist komplex, die Aufgaben müssen mit Kollegen organisiert werden. Mit der App Trello behält man in allen Stufen den Überblick. Nutzer erstellen damit Boards, die sich Teams zuordnen lassen. Das sind die übergeordneten Projekte. Darin legt man Listen ab: eine etwa für die Vorbereitung, eine andere für die einzelnen Projektphasen. Unterteilt sind diese Listen mit Karten für verschiedene Aufgaben. Der Anwender vergibt Label, markiert Mitglieder, legt Fälligkeitsdaten fest und hakt erledigte To-Dos in Checklisten ab.

Trello:
iOS und Android, kostenlos

 

Notizen verwalten

Auf dem Weg zum Flieger kommt der Geistesblitz für das Meeting mit dem Kunden. Den Gedanken halten Geschäftsreisende in einer Notizen-App wie Evernote fest. Das mächtige Tool erlaubt das Anlegen verschiedener Notizbücher zu Themen, in denen wiederum einzelne Notizen liegen. Einträge werden per Eingabe über die Tastatur oder handschriftlich mit dem Finger festgehalten, als Foto, Audiofile oder Anhang. Man kann Notizbücher oder Notizen für andere freigeben und gemeinsam bearbeiten. Das Programm synchronisiert die Eingaben in der Cloud.

Evernote:
iOS und Android, kostenlos mit 60 MB Upload-Volumen/Monat, Premiumversionen ab 7 Euro/Monat mit 10 GB Upload-Volumen/Monat

 

Links speichern

Der interessante Artikel würde gut zum Konzept passen, das nächste Woche fällig ist? Statt ein Lesezeichen zu setzen, speichern Nutzer den Text in der Gratis-App Pocket und lesen ihn später. Die Leseliste wird mit Tags organisiert, um Relevantes schnell wiederzufinden. Außerdem können Texte als Favoriten gekennzeichnet und einzelne Abschnitte markiert werden. Es gibt verschiedene Einstellungen für die Darstellung sowie einen dunklen Modus zum besseren Lesen im Dunkeln. Wer will, lässt sich alle Artikel einfach vorlesen.

Pocket:
iOS und Android, kostenlos

 

Arbeitszeiten erfassen

Arbeitszeiten lassen sich mit der Android-App Timesheet erfassen und als Excel-Tabelle speichern – ebenso Anrufe und Kilometerstände. Außerdem erstellt sie Statistiken und zeigt so, wie viel Zeit einzelne Projekte beanspruchen. Eine Alternative für das iPhone ist die App AtWork.

Timesheet:
Android, kostenlos, Premiumversion ab 4 Euro, erlaubt die Synchronisierung der Daten.

atWork:
iOS, kostenlos, Premiumversion für 5,49 Euro, erlaubt den Export der Daten.