Wichtige Dokumente effizient und schnell auffindbar zu archivieren, stellt viele Unternehmen bei der täglichen Informationsflut vor große Herausforderungen. Dank Software-Unterstützung gelingt es dennoch.
Nach offenen Rechnungen muss Michael Baur nicht mehr lange forschen. Dank des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems (DMS) „DocuWare6“ sieht der Einkaufsleiter der auf technisch hochwertige Spritzgießwerkzeuge und Kunststoffteile spezialisierten Willi Haller GmbH nämlich den Status und den Verbleib jeder Rechnung auf Knopfdruck. Dazu hat das Lahrer Unternehmen seine Prozesse umgestellt: Sämtliche Belege werden seit August 2013 sofort beim Eingang gescannt und digital in dem System gespeichert. Die jeweilige Fachabteilung erhält eine Meldung per Mail über den Eingang einer neuen Rechnung und kann sie im System sofort prüfen und freigeben. „Wir haben einen genauen Überblick, welche Rechnungen sich noch im Umlauf befinden, welche freigegeben und welche weitergeleitet wurden“, sagt Baur zufrieden. Mittlerweile nutzt die Firma das Programm auch für Aufgaben, die weit über den Rechnungseingang hinausgehen: „Die gesamte Auftragsabwicklung – von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und die Lieferscheine speichern wir dort“, erklärt Baur.
Den Überblick behalten
Wegen der ständig steigenden Flut an Briefen, E-Mails und anderen Dokumenten haben die Betriebe quer durch alle Branchen zunehmend damit zu kämpfen, ihre Schriftstücke geordnet abzulegen. Oft kursieren durch Mehrfachablage verschiedene Versionen desselben Dokuments, etwa wenn Bestellungen nachträglich geändert wurden. Nach Experteneinschätzung verbringen Mitarbeiter bis zu neun Stunden durchschnittlich pro Woche damit, wichtige Dokumente und Informationen zu suchen – aber nicht immer mit Erfolg. Abhilfe schaffen hier zentrale Dokumentenmanagementsysteme. Nach einer Studie der US-Marktforscher von IDC können Firmen dank eines DMS auch schneller auf Kundenanforderungen und Marktveränderungen reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern, etwa durch einen effizienteren Kundenservice. Das bestätigt zum Beispiel Ralf Landowski vom Etikettiersysteme-Hersteller Carl Valentin GmbH aus Villingen-Schwenningen. „Heute geht es gar nicht mehr, dass Mitarbeiter erst dicke Akten wälzen oder die Unterlagen von einem anderen unserer Standorte anfordern müssen, um die telefonischen Nachfragen unserer Kunden und Lieferanten kompetent zu beantworten“, erklärt er. Sein Unternehmen nutzt das DMS ELOProfessional. „Jedes Dokument, das eingeht, wird digitalisiert und zusammen mit den elektronischen Dokumenten rechtssicher in dem System archiviert“, erklärt der IT-Leiter. Über das Barcodemodul und den Scanner lassen sich auch weitere Belege einscannen und automatisch an bereits abgelegte Dokumente „anheften“, zum Beispiel die Trackingnummer an einen Lieferschein.
Stationäre und mobile Lösungen
Die Unternehmen Willi Haller wie auch Carl Valentin nutzen für ihr DMS eigene Server, auf denen sie die erforderliche Software betreiben. Neben diesen sogenannten On-Premise-Lösungen gibt es jedoch auch die Outsourcing-Variante mit Cloud Computing. Dabei stellen externe Anbieter die Programme über einen geschützten Zugriff via Internet zur Verfügung.
Der Vorteil: Die Firmen sparen die Investitionen in eigene Hard- und Software und bezahlen lediglich eine Miete. Zudem haben die autorisierten Nutzer bei der Cloud-Lösung automatisch orts- und geräteunabhängig Zugriff auf das System, sie benötigen nur einen Internetzugang.
Doch Achtung: Wer eine solche mobile Lösung bevorzugt, muss nicht zwangsläufig auf ein cloudbetriebenes System ausweichen. Auch On-Premise-Lösungen bieten Synchronisationstools und mobile Anwendungen. Eine Cloud-Lösung setzt zum Beispiel auch das Bonner Unternehmen 4-advice GmbH ein. Die zehn Mitarbeiter des auf Innovationsmanagement spezialisierten Unternehmens nutzen die Anwendung „Box“, die ursprünglich für die Zusammenarbeit konzipiert wurde. Mitarbeiter, Kollegen und Kunden können damit ihre Dateien in die Cloud hochladen und jederzeit überall abrufen. „Alle Inhalte in unseren freigegebenen Ordnern werden automatisch mit ‚Box‘ synchronisiert, so können alle sicher sein, dass jede Anpassung gespeichert ist“, erläutert Senior Consultant Christoph Keutmann. Über Änderungen und neue Dokumente werden die Kollegen via E-Mail benachrichtigt. Der Faktor Sicherheit spielte für Keutmann bei seiner Entscheidung für das Cloud-System eine große Rolle. „Die Anwendung ermöglicht ein strenges Rechtemanagement, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen dürfen“, erklärt er. Das gehört neben der Versionsverwaltung und der automatischen Verschlagwortung zu den Kernfunktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems. Unabhängig ob On-Premise oder Cloud – die Programme haben einen weiteren Effekt: Sie lösen die umfangreichen Archive ab. „Papierdokumente werden bei uns nach dem Scannen nach einer gewissen Zeit geschreddert“, berichtet Willi-Haller-Einkaufsleiter Michael Baur.
(c) Creditreform-Magazin 04/2014
