Projekt- und standortübergreifende Zusammenarbeit wird im Mittelstand immer wichtiger. Einerseits, weil viele Teams voneinander getrennt arbeiten – andererseits, weil sie ihren Knowhow-Transfer immer effizienter vornehmen müssen.
Inzwischen gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die Collaboration unterstützen. „Deren Einführung allein genügt aber nicht“, mahnt Joachim Weiß von Diva-e Digital Value Enterprise. Entscheidend sei, dass die Mitarbeiter die Collaboration-Software als nützlich empfinden und sie aktiv in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Die folgenden vier Schwerpunkte sollten Unternehmer dabei beachten.
1. Forenbildung
Erstaunlich häufig ist den Mitarbeitern nicht klar, dass sie über Spezialwissen verfügen. Chefs sollten sie daher ermutigen, Einträge im Unternehmens-Wiki oder -Forum zu machen. Ein kurzer Blogbeitrag oder eine sinnvoll verschlagwortete Notiz reichen aus – bei Bedarf kann ein Rat suchender Kollege den Verfasser persönlich kontaktieren.
2. Bedienkomfort
Möglichst umfassende Zugriffs- und Editierrechte einrichten, einfache Interaktionsmöglichkeiten per Likes und Kommentaren anbieten: Je intuitiver der Umgang, desto eher wird Technik genutzt.
3. Pilotprojekt
Gibt es ein Team, das in puncto Collaboration besonderen Bedarf hat? Chefs sollten nach freiwilligen „Early Adopters“ suchen, mit denen sie ein Pilotprojekt durchführen, Feedback sammeln und erste Optimierungen vornehmen. Diese treten später als „Projektpaten“ auf.
4. Personalisierung
Bei der Einführung der Collaboration-Software sollten bereits vorhandene Tools integriert werden – am besten auf einer zentralen Plattform. Idealerweise ermöglicht diese jedem Nutzer die Anpassung einer personalisierten Startseite, von welcher aus der Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn wichtigen Funktionen und Inhalte hat.
