Berge von Papierordnern gehören mit digitalen Personalakten der Vergangenheit an – und damit auch die langwierige Fahndung nach Dokumenten. Die gesuchten Informationen sind für alle Standorte nur einen Mausklick entfernt.
Wenn Andrea Scheffel einen Arbeitsvertrag, einen Zeiterfassungsbeleg oder eine Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters sucht, gibt sie einfach die Personalnummer und den entsprechenden Suchbegriff in die Suchmaske auf ihrem PC ein. Sofort erhält sie die gewünschte Information auf ihrem Bildschirm. Schneller und bequemer geht es nicht. Doch so einfach war das für die Leiterin der Personalabteilung der Irle Deuz GmbH früher nicht. In Zeiten des riesigen Papierarchivs war noch Handarbeit gefragt, und Spürsinn. Denn das in der Walzenherstellung und im Maschinenbau tätige Familienunternehmen agiert über mehrere Standorte in Nordrhein-Westfalen verteilt.
Die 400 Mitarbeiter verwaltet die Personalabteilung zentral am Hauptsitz in Deuz. Dort werden alle Dokumente vorgehalten, von denen viele über zehn Jahre lang archiviert werden müssen. Neben den Personalakten und den oft umfangreichen Bewerbungen auf Stellenausschreibungen ließen auch Zeiterfassungsbelege, Kantinen- und Verdienstabrechnungen sowie Lohn-, Kostenstellen- oder Beitragslisten das Archiv langsam, aber sicher aus allen Nähten platzen. „Obwohl wir nur die Dokumente des aktuellen Jahres sowie des Vorjahres griffbereit in unserem Büro und Altdokumente in einem separaten Archivraum lagerten, drohte der Papiergau“, so Scheffel. Wollte etwa die Geschäftsführung etwas nachschauen, löste dieser Wunsch einen komplizierten und langwierigen Prozess aus. „Wir mussten die entsprechenden Unterlagen heraussuchen und hinbringen. Kam die Anfrage von einem unserer Tochterunternehmen, sogar faxen oder per Post schicken“, so die Personalleiterin.
Digitales Archiv statt Papierberge
Um dieses Prozedere effizienter zu gestalten, beschloss das Unternehmen vor fünf Jahren, auf die elektronische Personalakte umzusteigen. Nach dreimonatiger Einführungszeit ist seither eine Lösung von Docuware im Einsatz, welche Irle Deuz auf einem Server am Hauptsitz selbst betreibt. Ein Dienstleister übernahm das Einscannen der damals mehr als 100.000 Dokumente. Die elektronischen Personalakten sind heute revisionssicher archiviert, nicht mehr modifizierbar und nach dem Ablegen im Originalformat nicht löschbar. Auf die sensiblen Personendaten dürfen dank eines ausgeklügelten Rechtemanagements nur autorisierte Benutzer zugreifen, beispielsweise die Mitarbeiter der Personalabteilung und die Geschäftsleitung. Und diese erhalten jetzt ihre gewünschten Informationen in Sekundenschnelle.
Einen Link zum Bundesdatenschutzgesetz mit den rechtlichen Vorgaben zur digitalen Personalakte finden Sie in der Creditreform-App.
Nach der Marktstudie „Digitale Personalakte – Aktenberge zu Bits und Bytes umwandeln“ der Universität Erlangen-Nürnberg nutzt bereits die Hälfte der deutschen Unternehmen die elektronische Variante, bei der die vorhandenen Papierdokumente eingescannt, kategorisiert und in Ordnern abgelegt werden. Mit intelligenten Suchfunktionen erhalten alle Berechtigten sofort die gewünschten Informationen und ersparen sich das langwierige Suchen in Papierordnern. Die Lösungen von Anbietern wie Aconso, Docuware, HS – Hamburger Software, Perbit, Sage oder Saperion verfügen über Schnittstellen zum Scanner und zu weiteren Systemen, etwa denen in der Lohnbuchhaltung. Sie lassen nicht nur die Papierberge schrumpfen, auch Anschaffungskosten für Ordner oder Regale entfallen, ganze Räume stehen nun anderweitig zur Verfügung.
Wichtig: Datenschutz bedenken
Die eingescannten sowie weitere Dokumente wie etwa E-Mails werden auf einer zentralen Datenbank gespeichert, die im Unternehmen selbst auf einem Server betrieben werden kann oder in der Cloud des Softwareanbieters. „Da es sich um die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten handelt, müssen datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden. Das fängt damit an, dass die Mitarbeiter ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten schriftlich erteilen müssen, sofern dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt ist“, erklärt Susanne Dehmel, Datenschutzexpertin beim Branchenverband Bitkom. Was die Aufbewahrungsfristen betrifft, gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie bei den Papierakten.
(c) Creditreform-Magazin 11/2014
Bei dem Siegerländer Familienunternehmen Irle Deuz werden die eingehenden Papierdokumente gleich in der Personalabteilung gescannt. Elektronische Akten können direkt aus der jeweiligen Basisapplikation heraus im digitalen Archiv gespeichert werden. Dort befinden sich bereits 230.000 Schriftstücke. Monatlich kommen bis zu 3.000 neue dazu – ohne Platzproblem. In dem nun übersichtlichen Restpapierarchiv bewahrt die Personalabteilung nur noch Verträge mit Originalunterschriften auf, alle übrigen Schreiben werden vernichtet. Übrigens profitieren auch die Mitarbeiter von der digitalen Personalakte: „Heute können wir die Reisekosten viel schneller bearbeiten. Und wenn ein Mitarbeiter eine Bescheinigung benötigt, können wir sie ihm direkt aus dem System heraus per E-Mail schicken“, sagt Personalleiterin Scheffel.
