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Mann in Videokonferenz

© Getty Images

Die Corona-Krise hat die Welt aus den Angeln gehoben, aber das Homeoffice auf festen Grund gesetzt. Doch nicht immer funktioniert die digitale Zusammenarbeit problemlos. Wie Unternehmen mit den richtigen Softwaretools wirklich Aufgaben delegieren, Videokonferenzen durchführen und Projekte organisieren.

 

„Hallo, ich bin da.“ „Einen schönen guten Morgen.“ Als Erstes begrüßen sich alle Teammitglieder morgens mit einer digitalen Message auf dem Bildschirm. Das hebt die Laune und gehört sich so.

Außerdem weiß nun jeder, ob auch die Eulen im Team bereits anwesend – und ansprechbar – sind. Abends verabschieden sich alle auf die gleiche Weise in den Feierabend. „Ich bin dann mal weg. Tschüs, bis morgen.“ So machen es die Mitarbeiter des Softwareunternehmens Docoyo aus der Nähe von Frankfurt. Dafür nutzen sie das Kommunikationstool Slack.

In den einzelnen Slack-Channels schicken sie sich aber nicht nur nette Grußbotschaften hin und her, auch Updates zu Projekten, Statusmeldungen und Dateien zum Bearbeiten.

Ein Kollaborationstool, über das Mitarbeiter Ideen sammeln und Projekte abstimmen, gehöre in Remote-Zeiten in den Instrumentenkasten jedes Betriebs, sagt Hannah Nitschinger, die Firmen zu allen Fragen rund um die Arbeit im Homeoffice berät.

 

Ideen und Checklisten teilen mit Trello, Asana oder Confluence

Das können auch digitale Aufgabenmanager wie Trello, Asana oder Confluence sein. Ideen, To-Do- und Checklisten können zentral zusammengetragen, Bilder, Videos oder Präsentationen geteilt werden.

Zusätzlich benötige man laut Nitschinger noch eine stabile Videokonferenzsoftware sowie einen Ort, an dem die eigenen Daten zentral gespeichert werden, entweder per Virtual Private Network (VPN) auf dem eigenen Server oder in der Cloud. Damit seien Unternehmen dann gut aufgestellt.

Bei zu vielen Tools verliert man den Überblick und erschafft konkurrierende Kommunikationskanäle. Bei zu wenigen macht man sich von einem Anbieter abhängig.

„Das ganze Arbeitsleben hat sich vollständig verändert“, sagt Thomas Müller, freiberuflicher IT-Berater aus Dormagen. Müller hat gerade alle Hände – und Monitore – voll zu tun. Hoch im Kurs steht die Microsoft-Plattform Teams, über die viele seiner Kunden ihre gesamte interne Kommunikation abwickeln, Chats, Meetings und Videokonferenzen inklusive.

 

Tools für Videokonferenzen: Teams und Zoom liegen vorne

Großer Pluspunkt: Teams lässt sich komfortabel in die Microsoft-Infrastruktur einbinden. Auch Konkurrent Zoom hat seinen Stellenwert in der Krise erheblich gesteigert.

Andere populäre Videokonferenztools sind GoToMeeting, Ciscos Webex, Open-Source-Anbieter Big Blue Button, Newcomer Wonder.me oder der deutsche Anbieter Teamviewer. Beim Übergang ins Online-Meeting-Zeitalter sollten Unternehmen zudem die goldene Gelegenheit nutzen, Unsitten dezent abzustreifen. Dazu zählen Meetings ohne Agenda, Meetings, die ohne die Vereinbarung anschließender Maßnahmen enden oder Meetings mit zu vielen Teilnehmern.

„Meine Erfahrung ist: Bei 20 oder maximal 25 Menschen in einem Meeting trauen sich die meisten nichts mehr zu fragen“, sagt Nitschinger. Dies gelte auch für Online-Treffen.

 

Rückzug in Breakout-Rooms

Studien beziffern die optimale Teilnehmerzahl auf fünf Personen. Praktischerweise gibt es in nahezu allen Videokonferenztools sogenannte Breakout-Rooms, in die sich kleinere Gruppen digital zurückziehen können. Die US-Investmentbank Citigroup will freitags sogar ganz auf Zoom-Calls verzichten.

Denn Videomeetings sind wie der Guten-Morgen-Kaffee. Eine Tasse wirkt belebend, nach zu vielen spürt man irgendwann gar nichts mehr. Hannah Nitschinger empfiehlt, interne Videotreffen vormittags um 10 Uhr abzuhalten; zu einem Zeitpunkt, an dem jeder am Schreibtisch sitzt, aber noch keiner müde ist.

„Wir gehen nach Möglichkeit immer fünf oder zehn Minuten früher in die Meetings hinein, um ein bisschen zu plaudern“, ergänzt die Beraterin. Eine kleine, aber offenbar sehr feine Idee.

 

Small-Talk ist wie Traubenzucker

Laut einer Umfrage des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) in Ludwigshafen entstehen die stärksten Belastungen für die Mitarbeiter im Homeoffice durch mangelnden sozialen Austausch. Zu Hause gibt es kein Pläuschchen auf dem Flur, keinen Smalltalk in der Kaffeeküche.

Vermeintlich belanglose Plaudereien, die in Wahrheit wie Traubenzucker wirken. Eine Studie der University of California deutete im vergangenen Jahr an, dass Plaudereien Mitarbeiter zufriedener machen und motivieren – und letztlich zu besseren Arbeitsergebnissen führen können.

Das Problem haben auch die Softwareanbieter erkannt. Slack etwa hat die sogenannte Donut-Funktion eingerichtet, die zwei Mitarbeiter willkürlich auswählt und zum gemeinsamen Kaffeetrinken vor dem Bildschirm animiert. „Der Chat ist die digitale Kaffeeküche“, sagt Thomas Müller.

 

Weniger E-Mails dank Chatfunktion

Fast alle Videokonferenztools verfügen über eine Chat-Funktion für den persönlichen Austausch. Dadurch verringert sich gleichzeitig die E-Mail-Flut in den Firmen – ein angenehmer Begleiteffekt.

Gerade Führungskräfte müssen lernen, ihr weit verstreutes Team mit neuen Mitteln zusammenzuhalten. „Der Ballast für die Führungskräfte ist größer geworden“, sagt Müller. Sie müssen weiterhin Aufgaben delegieren, können aber nicht mehr im Nachbarbüro vorbeischauen.

Sie sollen sich regelmäßig nach dem Befinden erkundigen und Wertschätzung ausdrücken, ohne als kontrollsüchtige Mikromanager dazustehen. Dafür wiederum scheint es gar nicht genügend Kommunikationskanäle geben zu können.

 

Individuelle Behandlung trotz virtueller Zusammenarbeit

„Auch in der virtuellen Zusammenarbeit ist es sinnvoll und möglich, jeden Mitarbeiter individuell zu behandeln“, so Müller. „Der eine freut sich über eine Nachricht im Chat, der andere telefoniert lieber.“

Bei Docoyo finden die Mitarbeiter manchmal zum Dank für ein gelungenes Projekt eine kleine Aufmerksamkeit im Postfach – dem vor der Haustür wohlgemerkt.

 

Warum weniger auch mehr sein kann

Hybrides und digitales Arbeiten bereitet nicht nur Freude, sondern bisweilen auch Kopfschmerzen. Der Cloud-Service-Anbieter Templafy hat für seinen Business Enablement Report mehr als 1.200 Arbeitnehmer in Deutschland zu ihrem digitalen Arbeitsumfeld befragt – mit diesen Ergebnissen:

 

54 Prozent schalten ein- bis viermal pro Stunde zwischen Anwendungen hin und her.

 

38 Prozent sogar fünf- bis achtmal pro Stunde. Dieses App-Switching stört den Workflow.

 

Rund 40 Prozent fühlen sich überfordert und/oder gestresst von der Anzahl an Tools, die sie für ihre Aufgaben einsetzen müssen.

 

72 Prozent verwenden bis zu sechs Stunden pro Woche für die Suche nach Informationen und deren Konsolidierung.

 

31 Prozent der Mitarbeiter sind frustriert, weil sie oft mehr Zeit mit der Einarbeitung in Technologietools verbringen als mit wertschöpfender Arbeit.

 

Quelle: Templafy-Report 2021 für Business Enablement