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Creditreform
Aktenberg, Digitalisierung

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In deutschen Büros ließe sich nahezu alles digitalisieren. Trotzdem setzen viele Unternehmen noch immer auf Zettelwirtschaft oder bestenfalls auf Excel und Co. Dabei lohnt sich gerade in Bereichen wie der Rechnungsbearbeitung der Abschied vom Papier mithilfe einer ECM-Software – und er ist gar nicht so mühsam.

Digitalisierung ist für Mediaplus kein Fremdwort. Im Gegenteil.

Als führende Mediaagentur machen die Münchner Mediaexperten Unternehmen und Marken nicht nur in klassischen Medien bekannter, sondern erst recht mit Werbung auf Websites, in Social Media, Streaming-Diensten und Co. „Und wir steigern mit Automatisierung und dem Einsatz fortschrittlicher, datengetriebener Technologien die Effizienz unserer Kampagnen“, berichtet Andreas Rembow.

Er ist bei Mediaplus verantwortlich für interne Digitalisierungsprojekte. Zuletzt für eines, das zwar für Kunden und nach außen hin unbedeutend erscheint, aber im Unternehmen selbst seit wenigen Monaten eine große Wirkung entfaltet.

 

ECM: 80.000 Eingangsrechnungen per Software bewältigen

„Wir bekommen pro Jahr etwa 80.000 Eingangsrechnungen von mehreren Hundert unterschiedlichen Lieferanten“, sagt Rembow, davon etwa zwei Drittel als PDF, ein Drittel auf Papier. Wobei die Effekte der Corona-Krise bereits spürbar seien.

„Das Verhältnis wandelt sich gerade noch deutlich mehr in Richtung digitale Rechnungen“, sagt Rembow. Die Pandemie sei ein Digitalisierungsturbo – und zugleich die Nagelprobe für das System, das der 37-Jährige und sein Team im Januar 2020 bei Mediaplus eingeführt haben: die Bearbeitung der Eingangsrechnungen per ECM-Software.

„ECM“ steht für „Enterprise Content Management“. Das erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten, angefangen bei der Erfassung bis hin zum Speichern und Archivieren der Dokumente.

Wer wann auf welche Dokumente zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Auch weiß die Software um Zahlungsfristen und Skonti und erinnert rechtzeitig daran.

 

Dokumentenmanagementsysteme: alter Hut aus Sicht der IT-Branche

Aus Sicht der IT-Branche ist eine solche Software eigentlich ein alter Hut. Seit mehr als 20 Jahren gibt es Dokumentenmanagementsysteme, um Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege digital abzulegen.

Lange Zeit waren solche Lösungen aber Großunternehmen vorbehalten. Doch seit einigen Jahren holt der Mittelstand auf. Der Markt für ECM-Lösungen in Deutschland entwickelte sich nach Analysen des Marktforschungsunternehmens IDC im Zeitraum 2013 bis 2018 schneller als der gesamte deutsche Software-Markt – auch weil die Lösungen günstiger werden und sich eher für kleinere Unternehmen rechnen.

Auf dem Markt tummeln sich etliche Anbieter von ECM-Lösungen, darunter Große wie Adobe und IBM sowie Spezialisten wie Docuware, ELO, Amagno oder Trovarit.

„Für eine Rechnungsbearbeitung per ECM musste bisher viel individuell programmiert werden. Um den Aufwand zu rechtfertigen, galt eine Größenordnung von etwa 80.000 bis 100.000 Rechnungen pro Jahr als magische Schwelle“, sagt Daniel Wagenführer, General Manager Business Development & New Business bei TA Triumph-Adler.

 

Zahlungsziel und Rechnungsbetrag automatisch einlesen

Auch der einstige Schreibmaschinenhersteller digitalisiert sein Geschäft und hat sich zum Anbieter von Dienstleistungen für Managed Document Services und ECM gewandelt. „Heute sind gute Lösungen so aufgebaut, dass sie im Standard bereits Themen wie Skonti, Zahlungsfristen oder Wiedervorlagedaten abdecken“, sagt Wagenführer.

Dadurch sinken die Investitionskosten für Standardlösungen in den niedrigen fünfstelligen Bereich. Gleichzeitig ist das Produkt von TA Triumph-Adler nach oben offen und skalierbar, „bis hin zu einer Dunkelverarbeitung“, sagt Wagenführer.

„Wenn etwa Lieferanten wiederkehrend immer ähnliche Rechnungen stellen, kann man das per Texterkennung und maschinellem Lernen komplett automatisieren.“

Die Möglichkeit, es weiterzuentwickeln, war auch für Media­plus ein Grund, sich für das ECM von TA Triumph-Adler zu entscheiden. Darin landet seit Anfang 2020 nun jede Rechnung zunächst im „digitalen Aktenschrank“, auch Papierrechnungen, die per Scan­software eingelesen werden.

Im nächsten Schritt erkennt eine OCR-Software alle relevanten Parameter, deren Information das ECM-System schließlich mit dem Mediaplanungs- und Abrechnungssystem abgleicht und sie weiter in Finanzbuchhaltung spielt. „Das, was das System automatisch einliest, also zum Beispiel Zahlungsziel und Rechnungsbetrag, überprüft abschließend noch einmal ein Mitarbeiter“, sagt Rembow.

 

Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen

Der Branchenverband Bitkom schätzt, dass Mitarbeiter in der Buchhaltung durch den Einsatz eines ECM bis zu 30 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit einsparen – oder aber für andere Tätigkeiten gewinnen. Um Letzteres sei es auch bei Mediaplus gegangen.

„Der Projektvorschlag kam aus der Fachabteilung, die sich ein Werkzeug gewünscht hat, um die Menge der Rechnungen zu beherrschen“, sagt Rembow. Bisher seien die Mitarbeiter mit dem Tool sehr zufrieden, für eine quantitative Bewertung sei es bei Mediaplus allerdings noch zu früh.

Anders bei den mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern, die der Bitkom regelmäßig für den Digital Office Index befragt, eine Studie zum Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Darin bestätigten jeweils mehr als zwei Drittel der Unternehmen, dass sich die Performance der Verwaltungsprozesse verbessert habe, dass es ihnen leichter gelinge, Compliance-Richtlinien zu erfüllen und dass sogar die Kundenzufriedenheit gestiegen sei.

Ernüchternd hingegen ist das Ergebnis einer Sonderbefragung zum gleichen Thema im Mittelstand. Gefragt, was sie mit dem Begriff „Dokument“ verbinden, antworteten 97 Prozent der Unternehmer: Papierunterlagen.

 

Enterprise Content Management – der ideale Einstieg

  • Für den Anfang sollten Unternehmen einen Bereich identifizieren, der das größte Wertschöpfungspotenzial bietet. Aus diesen Gründen ist der Rechnungseingang dafür ideal:
  • Mehr Transparenz und Tempo im Rechnungsprozess.
  • Schnellere, da automatisierte Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen.
  • Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoBD).
  • Revisionssichere Archivierung, sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.
  • Höhere rechtliche Qualität der Prozesse, da ECM-Systeme Manipulationen erkennen; Löschung von Dokumenten während des vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums ausgeschlossen.