Privatleben und Arbeit verschmelzen im Digitalzeitalter zunehmend miteinander. Das Gleiche passiert mit den Geräten. Wer seinen Mitarbeitern erlaubt, mit ihren privaten Smartphones und Tablets zu arbeiten, sollte jedoch dringend einige Punkte beachten.
Die mittelständische Florack Bauunternehmung im nordrhein-westfälischen Heinsberg gestattet ihren Mitarbeitern, ihre privaten Geräte beruflich zu nutzen. Vor allem die jüngeren Bauleiter arbeiten gerne mit ihren iPads und Samsung-Tablets, wenn sie auf den Baustellen unterwegs sind. „So können sie in ihrer gewohnten Umgebung E-Mails empfangen“, begründet das IT-Leiter Lothar Platzek: „Wir sorgen für eine gesicherte Verbindung zu unserem Unternehmensserver, sodass sie von unterwegs auf wichtige Unterlagen oder Baustellendokumentationen zugreifen können.“
Damit liegt die Bauunternehmung im Trend. Nach einer aktuellen Studie der Marktforscher von IDC planen 67 Prozent der befragten 250 Unternehmen bis zum kommenden Jahr, ihren Mitarbeitern den Einsatz ihrer privaten Geräte für die Arbeit zu gestatten. Im Fachjargon heißt das „Bring Your Own Device“ – kurz: BYOD. Die Analysten von Gartner prognostizieren sogar, dass bereits 2017 die Hälfte aller Betriebe ihre Angestellten nicht mehr mit Smartphones ausstatten muss, weil sie diese selbst mitbringen.
Diensthandys einsparen
Für kleine Firmen und Startups ist BYOD eine kostengünstige Lösung. „Unternehmen sollten sich jedoch im Klaren darüber sein, dass sie sich damit Risiken ins Haus holen, mit denen sie umgehen müssen“, mahnt Marc Fliehe, Bereichsleiter Sicherheit beim Digitalverband Bitkom. „Sie brauchen ein sogenanntes Mobile Device Management (MDM), um die privaten Smartphones und Tablets der Mitarbeiter im Blick zu behalten.“ Dabei geht es zum Beispiel darum, die Geräte einheitlich zu verwalten, sie vor Hackerangriffen zu schützen und interne Daten bei Verlust zu löschen.
Den Chef aufs Handy lassen
Doch nicht jedes private Endgerät der Mitarbeiter kann ohne weiteres zugelassen werden. Vor allem muss es die Möglichkeit bieten, private Daten von beruflichen zu trennen. Die Mitarbeiter müssen einverstanden sein, ihre Geräte zentral von der IT-Abteilung verwalten zu lassen. Weitere Anforderungen zum beruflichen Umgang mit privaten Smartphones regeln Unternehmen in ihren BYOD-Sicherheitsrichtlinien. Was die Software auf den Privatgeräten betrifft, müssen die Firmen darauf achten, dass die Lizenz auch den betrieblichen Einsatz umfasst. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten sie sich Kontrollrechte einräumen, um etwaigen Urheberrechtsverletzungen vorzubeugen oder diese zu beheben.
Mehr Tipps rund um MDM, BYOD und CYOD auf creditreform-magazin.de/mdm2015
Zu den organisatorischen und sicherheitstechnischen Aspekten kommen noch arbeitsrechtliche hinzu: „Der Einsatz von BYOD in Unternehmen ist rechtlich umstritten, weil unklar ist, wie die Zurverfügungstellung von privater Hardware rechtlich zu bewerten ist und ob dafür eine Vergütungspflicht besteht. Infrage käme etwa eine Leihe oder eine Miete“, erklärt Carola Sieling, Fachanwältin für Informationstechnologierecht in Hamburg. Und: „In steuerrechtlicher Hinsicht ist umstritten, ob ein geldwerter Vorteil vom Unternehmer zu versteuern ist.“ Auch muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass eine revisionssichere Archivierung nach den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung der geschäftlich relevanten Unterlagen stattfindet.
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