Aufwendige Handarbeit muss beim Führen eines Fahrtenbuchs nicht mehr sein. Viel besser fahren Mitarbeiter mit elektronischen Lösungen. Wichtig bei der Wahl der passenden Software ist vor allem, dass sie die Anforderungen des Finanzamts erfüllt.
Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, sollte Fahrtenbuch führen“, rät Marco Wittmann von der Späth KG Steuerberatungsgesellschaft im niederbayerischen Bogen und erklärt auch gleich, warum: „Andernfalls gilt die Ein-Prozent-Regel.“ Diese besagt, dass das Finanzamt ein Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Autos besteuern darf. Das kann teuer werden: Der beliebteste Dienstwagen der Deutschen, der VW Passat zum Listenpreis von rund 30.000 Euro, müsste demnach mit 300 Euro pro Monat versteuert werden. Bei Selbstständigen fällt dazu noch die Umsatzsteuer an – und die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird mit 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs je Entfernungskilometer multipliziert und als geldwerter Vorteil vom Finanzamt angesetzt. Ein Fahrtenbuch spart also Geld.
Akribische Handarbeit ist jedoch nicht mehr erforderlich. Viel einfacher funktioniert das Festhalten der Fahrten über Apps. Fahrtenbuch-Applikationen arbeiten ähnlich wie ein fest eingebautes elektronisches Fahrtenbuch über ein GPS(Global Positioning System)-Signal und sammeln alle wichtigen Daten durch die Ortungsfunktion des Geräts. Dazu gibt der Fahrer vor Fahrtantritt Zweck und Ziel ein, die aktuelle Position und Fahrstrecke werden per GPS ermittelt. Die Daten werden anschließend von der App in eine von der Finanzverwaltung anerkannte Desktop- Lösung wie etwa Wiso-Fahrtenbuch übertragen. Diesen Umweg kann man sich sparen, wenn die App so programmiert ist, dass nachträgliche Veränderungen der Aufzeichnungen entweder ausgeschlossen sind oder zumindest im System in einer nicht veränderbaren Änderungshistorie dokumentiert werden.
Nutzer sollten aber nicht nur auf den Preis oder die leichte Bedienung achten. „Wichtig ist, dass das elektronische Fahrtenbuch die Anforderungen des Finanzamts erfüllt, sonst wird es nämlich nicht anerkannt“, sagt Wittmann. Zu den Mindestanforderungen zählen die lückenlose Dokumentation zum Zweck der Fahrt mit Datum, Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners, Uhrzeit und Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Start und Ziel sowie die Angabe der Entfernung in Kilometern. Für die Wahrung der Privatsphäre bieten viele Apps die Möglichkeit, bei Privatfahrten nur die Kilometer ohne Start und Ziel anzugeben. Außerdem muss das Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden und es müssen alle erfassten Fahrten vollständig und in chronologischer Reihenfolge gespeichert werden.
Kilometerstand beachten
Wichtig ist auch die Manipulationssicherheit, das heißt, dass keine Daten nach dem Auslesen geändert werden können. Allerdings darf der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal eintragen. Sollten bei einem elektronischen Fahrtenbuch die GPS-Ermittlung der Fahrstrecken und der tatsächliche Tachostand des Fahrzeugs voneinander abweichen, so ist dies grundsätzlich unbedenklich. Der tatsächliche Tachostand sollte jedoch im Halbjahresoder Jahresabstand dokumentiert werden. Fakt ist: Für die steuerliche Anerkennung gibt es kein nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) offiziell anerkanntes Zertifizierungsverfahren. „Die Ordnungsmäßigkeit bleibt immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten“, so Wittmann. Wer sicher sein will, dass sein gewähltes elektronisches Fahrtenbuch den Anforderungen entspricht, kann es einen Monat lang führen und es dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen. Bei den meisten Anbietern gibt es hierfür auch eine einmonatige Testversion.
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