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Creditreform

Statt verschiedene Lösungen für das Kundenmanagement, die Unternehmenssteuerung, Ressourcenplanung und Buchhaltung parallel einzusetzen, geht der Trend zu integrierten Softwarelösungen. Diese gibt es sowohl aus der Cloud als auch für den Unternehmensserver.

In Berlin hat das Humboldt Carré in der Nähe des Gendarmenmarkts sich längst einen Namen gemacht: Ob politische Veranstaltungen, Events zur Berlinale, Fashion Week oder Hochzeiten – rund 150 Veranstaltungen im Jahr organisiert die Eventmanagerin Constanze Lülsdorf dort mit ihrem Team. Das anfangs für alle digitalen Aufgaben genutzte Office-Paket stieß schnell an seine Grenzen. Die Eventmanagerin suchte händeringend nach einer Software, mit der sich der Workflow von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung und Verbuchung einfach und vor allem ohne Medienbrüche durch die Übernahme der Daten aus einem anderen System und ohne manuelle Eingaben abbilden ließ.

Nach reiflicher Überlegung entschied sie sich für eine Lösung des Anbieters Scopevisio, der sich auf Geschäftsanwendungen aus der Cloud spezialisiert hat. Sie nutzt die Module Kundenmanagement (CRM), Finanzen und Abrechnung, die sowohl einzeln eingesetzt als auch zu einer integrierten Komplettlösung verbunden werden können. „Wir können mit einem Klick ohne weitere Eingaben aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung machen und später aus der Bestätigung die Rechnung erzeugen“, erklärt Lülsdorf. Damit der digitale Workflow funktioniert, wurden zunächst alle Kontakte importiert und Vorlagen erstellt. Die Software lässt genügend Spielraum, um Angebote individuell anzupassen und auf persönliche Interessenten abzustimmen. Angebote und Auftragsbestätigungen werden direkt aus der Software heraus verschickt. „So sparen wir zusätzlich Zeit und Papier“, so Lülsdorf.

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Ohne IT-Unterstützung für die Unternehmenssteuerung, die Ressourcenplanung, das Kundenmanagement, die Buchhaltung, die Warenwirtschaft oder den Webshop kommt kaum noch eine Firma aus. „Bei der Wahl der passenden Software hatten Unternehmen bislang zwei Alternativen“, erklärt Oliver Henrich, Leiter Produktmanagement SMB bei Sage Deutschland, die Herausforderung: „Entweder sie entschieden sich für getrennte Systeme, die sie jeweils mit viel Aufwand mit allen Daten bestücken mussten. Oder sie ließen sich kostenintensiv individuelle Schnittstellen programmieren – wobei dann nicht einmal sicher war, dass alle Komponenten nach dem ersten Softwareupdate noch perfekt zusammen funktionierten“, sagt der Softwareprofi.

Statt parallel Buchhaltungs-, Kunden- und Auftragsbearbeitungssoftware unterschiedlicher Anbieter zu nutzen, geht der Trend zu sogenannten integrierten Lösungen, die sich modular zusammenstellen lassen. Diese bieten durchgängig transparente Geschäftsprozesse ohne Dopplungen, Medienbrüche oder manuelle Eingaben. „Onlinehändler etwa, bei denen Schnelligkeit und Kosteneffizienz gefragt sind, können den Verkauf von der Bestellung im Webshop bis zum Zahlungseingang in ihrer Buchhaltung ohne Tastatureingabe nur mit Mausklicks durchlaufen lassen“, gibt Henrich ein Beispiel. Mit integrierten Systemen gelingt es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse besser auf Kunden auszurichten und Informationen sowie Anwendungen aus Vertrieb, Marketing und Service mit allen Funktionen einer ERP-Software zu koppeln. „Ein ausgefeiltes System gestattet es, Vorgänge so einzurichten und zu konfigurieren, dass sie sich automatisieren lassen“, erklärt Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Godesys AG. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen.

Firmenserver oder Cloud?

Diese Softwarelösungen für den Mittelstand gibt es inzwischen aus der Cloud von traditionellen Anbietern wie Sage und Godesys sowie von speziellen Dienstleistern wie Scopevisio und Weclapp. Wer will, kann sich auch für eine Serverinstallation im eigenen Haus entscheiden. Beide Varianten bieten Vorteile: Während Cloud-Lösungen wegen der Einfachheit und Kostenersparnis gerne von kleinen Betrieben eingesetzt werden, nutzen Unternehmen mit hohem Anpassungsbedarf lieber eigene Server-Lösungen.

Ein zunehmend wichtiger Aspekt ist die mobile Verfügbarkeit: Smartphone und Tablet gehören für die meisten Firmen zur Standardausstattung. Mehr als jeder zweite Angestellte arbeitet zumindest teilweise mobil. Die Betriebe stehen deshalb vor der Aufgabe, die wesentlichen Geschäftsprozesse auch unterwegs verfügbar zu machen. „Unternehmen sollten künftig auf kanalübergreifende Lösungen setzen“, rät Kühl.

43.000 Euro Sparpotential – jedes Jahr

Neben der Verbesserung der Geschäftsprozesse und der Unterstützung der mobilen Mitarbeiter aus dem Vertrieb und dem Service bieten integrierte Lösungen zusätzlich enormes Sparpotenzial: Nach einer aktuellen Studie im Auftrag von Sage unter Unternehmen in den EU-Mitgliedsländern verschwendet jeder der mehr als 222.000 europäischen Mittelständler mehr als 43.000 Euro pro Jahr – durch nicht oder nur teilweise genutzte Software. Deutsche Firmen beklagen vor allem die Überschneidung der Funktionen innerhalb der unterschiedlichen Softwarelösungen.

Damit hat die Eventmanagerin Constanze Lülsdorf vom Humboldt Carré nun kein Problem mehr. Sie loggt sich einfach auf der Website ihres Anbieters mit ihrer E-Mail- Adresse und ihrem Passwort ein und kann die Software überall und zu jeder Zeit nutzen. „Die Auftragsabwicklung funktioniert jetzt viel schneller und reibungsloser“, freut sie sich. Unterm Strich heißt das für ihr Unternehmen: Der Administrationsaufwand ging um fast ein Drittel zurück, Medienbrüche oder manuelle Prozesse sind für die Mitarbeiter kein Thema mehr.

 

 

CHECKLISTE – DARAUF KOMMT ES BEI DER AUSWAHL DER SOFTWARE AN

Integrierte Systeme sparen aufwendige Programmierungen und Handarbeit. Worauf Unternehmen bei der Wahl ihrer Software achten sollten:

Benutzerfreundlich und anpassungsfähig. Die Mitarbeiter sollten von Beginn an an der Planung beteiligt werden. Die Prozesse und Funktionalitäten sollen sich leicht deren Bedürfnissen anpassen lassen und die Software ergonomisch und einfach zu bedienen sein.

Cloud oder Server-Installation. Kleine Unternehmen bevorzugen Cloud-Lösungen. Damit sparen sie Investitionen in Hardware, Lizenzen, Anpassung, Wartung und Pflege. Wer besondere Bedürfnisse hat, fährt mit einer Vor-Ort-Installation besser, da sich diese Variante deutlich mehr an die individuellen Wünsche anpassen lässt. In dem Fall sollte auch eine persönliche Betreuung sichergestellt sein.

Release-sicher. Der Anbieter sollte bei Lizenzmodellen garantieren können, dass die Software nicht bei jedem Update aufwendig neu angepasst werden muss.

Mobil. In vielen Positionen wird zunehmend von unterwegs aus gearbeitet – die Betroffenen müssen stets auf die für sie wichtigen Programme zugreifen können.

Zukunftsplanung. Der Anbieter sollte am Markt etabliert sein, damit der Support und die Weiterentwicklung der Software gesichert sind.