Die Baustoffgruppe Schwenk verwaltet mit einem Vertragsmanagement in mehreren Unternehmenssparten Verträge im vierstelligen Bereich. Bisher waren diese Dokumente nur an bestimmen Standorten verfügbar – und Mitarbeiter in den Fachabteilungen tauschten sich per Fax oder Telefon über die Inhalte aus. „Dieses dezentrale System war zeitaufwendig und unpraktisch“, sagt Wolfgang Monz, Leiter IT und Organisation der Schwenk Zement KG. „Das veranlasste uns, eine zentrale Softwarelösung für das Vertragsmanagement anzuschaffen.“
Nun haben zahlreiche Anwender aus Fachbereichen wie Recht, Einkauf, Finanzen, Controlling oder Liegenschaften ortsunabhängig unmittelbaren Zugriff auf die für sie autorisierten Verträge. Diese werden mit Hilfe des Vertragsmanagementsystems einschließlich ihrer zugehörigen E-Mails und Dokumente, wie Anfragen und Angebote, über die gesamte Laufzeit hinweg strukturiert und revisionssicher verwaltet. Durch die zentrale Ablage aller Verträge arbeitet jeder Mitarbeiter unternehmensweit stets mit den aktuellsten Daten. Damit verbunden ist ein Fristenmanagement: Ein Ereignis-Agent benachrichtigt rechtzeitig per E-Mail, wenn beispielsweise Kündigungs- oder Auslauffristen erreicht sind oder Folgebearbeitungen anstehen. Vor allem Verbesserungen der Workflows stellen sich nach der Implementierung eines Vertragsmanagements schnell sein, betont Michael Grötsch, Vorstand bei der Circle Unlimited AG, die das System bei Schwenk eingeführt hat. Gründe dafür gebe es einige: „An oberster Stelle steht mit Sicherheit die Transparenz. Vorhandene Verträge lassen sich wesentlich schneller finden und bearbeiten, was eine sofortige Zeitersparnis auf Seiten der Anwender impliziert.“ Insgesamt stelle sich der Return-on-Investment bei einem Vertragsmanagementsystem spätestens innerhalb eines Jahres ein, sagt Grötsch. „Die Dauer der Implementierung hängt von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Vertragsdaten ab, liegt aber in der Regel zwischen drei und sechs Monaten.“
Zum Einstieg erwartet das Unternehmen zunächst ein hoher Verwaltungsaufwand: Alle bestehenden Daten müssen in das System eingepflegt werden. „In der Tat finden wir bei vielen Kunden die Situation vor, dass die Verträge als Papier in unterschiedlichen Abteilungen abgelegt sind“, so Gunther Ebert, Produktmanager bei der Forcont Business Technology GmbH. „Oft können nur Einzelpersonen Auskunft zu den Verträgen geben. Es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand.“ Das Softwarehaus erarbeitet mit dem Kunden zunächst die Struktur der Verträge sowie das Berechtigungskonzept. „Dies geschieht in der Regel in einem Workshop vor Ort“, erklärt Ebert.
Kopplung an vorhandene Systeme
Neben der technischen Installation erfolgt meist auch die Kopplung an vorhandene Systeme, beispielsweise ein SAP-System zur Übernahme der Vertragspartner oder ein LDAP-System zur Authentifizierung. „Wir bieten das Vertragsmanagement sowohl als lokale Installation als auch als Software-as-a-Service an“, so Ebert. „In der Cloud-Variante ist ein Mandant für einen neuen Kunden innerhalb weniger Minuten eingerichtet.“ Bei der Erfassung des bestehenden Vertragsbestands empfiehlt Ebert einen Scan-Dienstleister, der zumindest alle Papierdokumente digitalisiert. „Aber die strukturierte Erfassung aller Verträge im System muss durch den Kunden selbst erfolgen.“ Vor allem sei eine gute Organisation mit genauem Fahrplan für die Umsetzung entscheidend, rät Dirk Löhn, Geschäftsführer beim Beratungsunternehmen Locatech IT Solutions. „Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung“, sagt der Fachmann. Ein zentrales Vertragsmanagement könne daher nicht „mal eben“ eingeführt werden. Gerade die organisatorischen Hürden würden oft unterschätzt.Michael Schlösser
· Stellen Sie einen detaillierten Projektplan für die Einführung eines Vertragsmanagements auf, denn die Hürden liegen vor allem im organisatorischen Bereich · Wählen Sie einen Dienstleister, der Sie während der kompletten Umsetzung begleitet · Planen Sie zu Beginn der Einführung einen hohen Verwaltungsaufwand ein, denn alle bestehenden Verträge müssen digital erfasst werden · Definieren Sie, welche Daten erfasst und verwaltet werden sollen und welche Mitarbeiter Zugang zu dem Managementsystem bekommen · Richten Sie zugleich ein Fristenmanagement ein, bei dem Sie über auslaufende Verträge rechtzeitig informiert werden
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