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Creditreform

1) Erfüllung gesetzlicher Standards:
Die Erfüllung der gesetzlichen Standards ist eine Basisanforderung für jedes ERP-System. Viele ERP-Anbieter stellen Updates für gesetzliche Änderungen nur für die neueren Versionen des Produkts bereit. In älteren Versionen müssen solche Änderungen individuell nachprogrammiert oder über manuelle Tätigkeiten umgesetzt werden. In der Praxis kommt es hin und wieder vor, dass ERP-Anbieter den Produktsupport für komplette Produktlinien einstellen. Auch in diesen Fällen droht das Abseits, wenn neue gesetzliche Anforderungen einzupflegen sind, wie die demnächst anstehende SEPA-Einführung. Es gibt im Mittelstand erstaunlich viele Firmen, die stabil mit eigenentwickelten ERP-Systemen arbeiten, die genau auf die firmenspezifischen Prozesse abgestimmt sind. Hier kann die Abhängigkeit von einzelnen Ressourcen zum Problem werden, wenn die Programmierer nicht mehr zur Verfügung stehen oder keine ausreichenden Dokumentationen vorliegen.

2) Übermäßige Individualanpassungen:
Übermäßige individuelle Anpassungen in ERP-Systemen können sich als Bumerang entpuppen. Sie gehen oft zu Lasten der Verlässlichkeit der Lösung. Eine Änderung an einer Stelle kann sich negativ an einer anderen Stelle des ERP-Systems auswirken, ohne dass dies sofort auffällt. Die Folgen sind erhöhter Aufwand und abnehmendes Vertrauen in das Produkt. In einem „verprogrammierten“ ERP ist der Weg zurück zum funktionierenden Basisprozess oft kaum zu finden. Auch die Administrierbarkeit leidet erfahrungsgemäß, weil das Konstrukt schwer zu durchschauen ist und vielfach keine Dokumentation vorliegt. Da zu viele Anpassungen auch zu Lasten der Updatefähigkeit gehen, bleibt in solchen Fällen oft nur ein kompletter Neustart. Derzeit stellen sich viele mittelständische Firmen mit einer ERP-Einführung neu auf. Jedoch wurden aus den Fehlern der Vergangenheit die richtigen Schlüsse gezogen. Die Orientierung am Standard des neuen ERP-Systems steht auf der Prioritätenliste ganz oben. Und auch die Bereitschaft zur Verwendung der im ERP vorgegebenen Prozesse ist stark gewachsen.

3) Viele Insellösungen:
Darunter wird verstanden, dass einzelne Funktionen von Lösungen abgedeckt werden, die als eigene Anwendung installiert und über Schnittstellen untereinander verknüpft sind. Einige Beispiele für solche Insellösungen im ERP-Umfeld sind: Lohn, Zollsoftware, Qualitätsmanagement, Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung und Dokumentenmanagement. Findet der Datenfluss nur in eine Richtung statt, ist das zumeist unkritisch. Dagegen können Insellösungen mit starker Datenfrequenz in beide Richtungen zu erhöhtem Aufwand führen. Es braucht gut funktionierende Schnittstellen, um sog. redundante (=doppelte) Daten zu verwalten und im Bedarfsfall fehlerhafte Transaktionen korrigieren zu können. Sehr wichtig ist, dass die Schnittstellen sauber dokumentiert sind, um das Datenmodell und die Funktionsweise transparent zu machen. Ansonsten drohen Mehraufwände, wenn die Schnittstelle später erweitert werden soll oder Know-how-Träger ausscheiden. Inseln erweisen sich auch als nachteilig, wenn sich Prozesse über mehrere Softwarelösungen erstrecken. Die Anwender müssen mehrere Programme gleichzeitig geöffnet haben und sich in unterschiedlichen Bedienoberflächen zurechtfinden.

4) Datenqualität:
Liefert ein ERP-System unterschiedliche Ergebnisse zu wesentlichen Kennzahlen, besteht dringender Handlungsbedarf. Dies ist beispielsweise der Fall bei wichtigen Zahlen wie Lagerwert, Lagerstand pro Artikel, Auftragsbestand, Forderungen, Verbindlichkeiten oder der Wert der Ware in Arbeit. In ERP-Systemen gibt es teilweise mehrere Möglichkeiten, um diese Werte zu ermitteln und dadurch können Differenzen entstehen. Besonders fatal ist, wenn am Standard vorbei parallele Berichte programmiert werden, was in der Praxis immer wieder vorkommt. In diesem Fall ist die Gefahr von Widersprüchen im wahrsten Sinne des Wortes „vorprogrammiert“. Die Datenqualität spielt auch bei den Stammdaten eine wesentliche Rolle. Es gibt kaum ein Unternehmen mit einem Artikelstamm ohne Datenleichen oder doppelten Artikeln. Jedoch ist Vorsicht geboten, wenn beispielsweise die mangelnde Qualität des Artikelstamms häufig zu Fehlern oder erhöhtem Aufwand führt. Ein ERP-Projekt wird häufig zur Bereinigung der Stammdaten genutzt. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, ein verbessertes Konzept für den Umgang mit Daten einzuführen.

5) Fehlende Funktionen:
Deckt ein ERP-System wesentliche Funktionen nicht ab, hat dies automatisch zur Folge, dass der manuelle Aufwand steigt oder Parallelwelten aufgebaut werden. Böse Zungen behaupten, dass Microsoft Excel das verbreitetste ERP-System sei. Auf fehlende Funktionen stoßen Firmen vielfach dann, wenn sie ihren Organisationsgrad sukzessive verbessern und damit an die funktionalen Grenzen des ERP stoßen. Funktionale Lücken ergeben sich jedoch häufig auch, wenn neue Geschäftsfelder anvisiert werden.

6) Anwenderfreundlichkeit:
Die Anwenderfreundlichkeit hat sich bei einigen ERP-Systemen in letzter Zeit deutlich verbessert. Moderne Systeme empfangen die Benutzer mit rollengerechten Cockpits, in denen die wichtigsten Funktionen und Informationen übersichtlich angeordnet sind. Hilfreich sind auch statusgetriebene Workflows, die dem Bediener rasch anzeigen, wo akuter Handlungsbedarf ist. Für den schnellen Versand von Dokumenten lassen sich aus ausgereiften ERP-Systemen PDF-Dateien generieren, die gleich als Anhang an eine automatisch geöffnete E-Mail angefügt werden. Und Betreff und E-Mail-Adresse werden im besten Fall vom System schon automatisch vorbelegt. Die Bedienfreundlichkeit geht aber noch deutlich weiter. Wenn etwa die Erstellung eines Quartalsabschlusses oder einer Intrastat-Meldung regelmäßig für übermäßige Betriebsamkeit in den Fachabteilungen sorgt, ist es Zeit, das vorhandene ERP auf den Prüfstand zu stellen.

Welche Möglichkeiten der Aktualisierung gibt es?

Um ein ERP-System zu aktualisieren, gibt es grundsätzlich drei verschiedene Möglichkeiten:

Update des bestehenden ERP-Systems:
Bei einem Update werden die Stammdaten und bei entsprechender Qualität auch die Bewegungsdaten mit in die neue Version übernommen. Als Bewegungsdaten sind beispielsweise Rechnungen, Erlöse, Aufwände und Sachkonto-Buchungen der Finanzbuchhaltung zu verstehen. Bei dieser Variante kann für Auswertungen lückenlos auf die Historiendaten zugegriffen werden.

Neustart mit der neuesten Version des bestehenden ERP-Systems:
Diese Variante wird vielfach gewählt, wenn es an der Qualität der Bewegungsdaten mangelt. Hier werden die Stammdaten häufig noch bereinigt, bevor sie mittels Datenübernahme in die neue Version überspielt werden. Auf die Übernahme der Bewegungsdaten wird dagegen oft verzichtet, weil der Pflege- und Migrationsaufwand zu hoch wäre. Im Prinzip entspricht diese Methode einer Neueinführung. Jedoch ist der Schulungsaufwand geringer, weil die Anwender das ERP-System in den Grundzügen bereits kennen.

Umstieg auf ein neues ERP-System:
Diese Variante ist bezüglich Kosten am aufwändigsten. Sie wird gewählt, wenn das frühere ERP-System auch in der aktuellen Version nicht die Anforderungen abdeckt oder wenn es mittlerweile spezielle Branchensoftware gibt, die bereits im Standard die wichtigsten Prozesse erfüllt. Auch hier werden meistens die Stammdaten per Datenübernahme übertragen, bevor sie überarbeitet wurden. Bei den Bewegungsdaten wird unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten entschieden.

Oswald Wolf ist Inhaber von Software Lotse. Die Berater unterstützen mittelständische Firmen u.a. bei der ERP-Auswahl.